باید به تک‌تک کارمندان گوش داد

نویسنده: Kim Scott

مترجم: رویا مرسلی　

برای ایجاد ارتباط خوب با کارمندان‌تان، بهترین راه این است که روش کار با یکدیگر را بهبود بخشید. یکی از این روش‌ها گوش‌دادن به تک تک کارمندان است. بگذارید برنامه‌ریزی این کار را خودشان انجام دهند، اما در نهایت دادن بازخورد مناسب و قاطع درباره ایفای نقش خودتان یا توقف نقش خودتان در آنچه در حال انجام است، باعث می‌شود به مدیر بهتری تبدیل شوید.به آنها بازخورد بدهید (چه تمجیدی و چه انتقادی)، چراکه این کار به رشد کارمندان‌تان کمک می‌کند. برای اتخاذ تصمیمات مهم وقت بگذارید و صحبت کنید تا نتایج با تشریک مساعی به‌دست آید و در عین حال، باید مطمئن شوید که برای همه روشن است چه کسی تصمیم می‌گیرد و بالاخره اینکه طوری گفت‌وگوهای حرفه‌ای را پیش ببرید که نردبان موفقیت افراد را نادیده نگیرید، بلکه به هر کارمند کمک کنید برای تحقق رویاهایش یک قدم رو به جلو حرکت کند.

رابطه‌ای که با هر یک از کارمندان‌تان ایجاد می‌کنید، مرکز اصلی توانایی شما برای انجام سه وظیفه به عنوان یک مدیر محسوب می‌شود. این سه مسوولیت عبارت است از: ایجاد فرهنگ بازخورد، ساختن یک تیم منسجم و رسیدن به نتایج با تشریک مساعی. اما چنین روابطی از قوانین ما در سایر روابط زندگی‌مان تبعیت نمی‌کنند و نیاز به ایجاد تعادل بسیار محتاطانه دارند. باید شخصا به افراد توجه لازم را بدهید، بدون آنکه روابط را به هر شکل شخصی کنید و یا سعی کنید یک «رهبر سازمانی محبوب» باشید. باید افراد را مستقیما به چالش بکشید و اگر کارشان به اندازه کافی خوب نیست، به آنها بگویید؛ بدون آنکه نادان جلوه کنید یا یک چرخه معیوب از بی‌انگیزگی و شکست ایجاد کنید، البته این کار سختی است. اگر بتوانید همزمان با به چالش کشیدن مستقیم افراد به آنها شخصا توجه کنید، در این صورت در مسیر رهبری موفقیت‌آمیز سازمان هستید. واژه‌ای که من برای توصیف یک رابطه خوب میان مدیر-کارمند و توانایی همزمان به چالش کشیدن و توجه، به‌کار می‌برم، عبارت «خلوص رادیکال» است. پس چه‌کاری می‌توانید برای ایجاد یک رابطه صادقانه با کارمندان‌تان انجام دهید؟ و از چه اقداماتی باید پرهیز کنید؟

بر اجتماعی بودن تمرکز نکنید، گوش دهید و توجه کنید

اغلب این‌گونه است که مدیران طوری رفتار کنند که رابطه‌ها در جمع‌های غیرکاری شرکت یا سایر فعالیت‌های اجتماعی ایجاد یا ترمیم شوند و کار باعث ضربه خوردن به این روابط شود. اگر تنها راه ایجاد ارتباط با کارمندان از طریق روابط اجتماعی باشد، یکی از این دو اتفاق بد به وقوع خواهد پیوست؛ یا سر کار به اندازه کافی کار نمی‌کنید، یا تعهدات اجتماعی کاری‌تان همه شب‌ها و زمان تعطیلات را از شما گرفته و خارج از شغلتان هیچ زندگی شخصی‌ای ندارید. به جای ناهار و شام‌های بی‌پایان و کارهای بی‌اهمیت، یکی از بهترین روش‌های ایجاد یک رابطه خوب با کارمندان‌تان این است که کاری کنید آنها مطمئن شوند حرفشان شنیده می‌شود. من هرگز کلماتی را که از زبان یک کارآفرین شنیدم که شرکتش با صدها میلیون دلار خریداری شد، فراموش نمی‌کنم. او یک‌سال بعد از واگذاری استعفا داد، درحالی‌که ثروت شخصی زیادی را رها کرده بود. چرا؟ درحالی که اشک در چشم‌هایش حلقه زده بود گفت: «اینجا هیچ‌کس به من گوش نمی‌دهد.» می‌دانستم منظور او چیست. یک‌بار شغلی را که واقعا دوست داشتم ترک کردم. توضیح دادم دلیل آنچه بوده است؛ این مساله بسیار استیصال‌آور است که شرکتی را ببینید که زمان زیادی را صرف استخدام افراد کارآمد می‌کند و بعد پشت‌سر هم نخواهد به کلمه‌ای از حرف‌های آنها گوش دهد. این تحقیرآمیز است، مثل اینکه به شما پول می‌دهند تا سر جایتان بنشینید و دهان‌تان را ببندید. در این مورد، مساله این بود که رئیسم گوش نمی‌داد. عدم توانایی او در گوش دادن باعث می‌شد هزاران گفت‌وگویی که میان کارمندان او انجام می‌شد، کاملا بی‌نتیجه باشد. پس مطمئن شوید که می‌دانید افرادتان چه فکر می‌کنند. از کارمندان‌تان بازخورد بگیرید و نشان دهید به آنها توجه می‌کنید. این کار را با گفت‌وگوی موثر تک به تک آغاز کنید. مطمئن شوید ابتکار عمل در دست کارمندتان باشد، نه شما. کاری کنید گوش دادن شما ملموس باشد. اینکه نشان دهید در حال گوش دادن هستید مهم است، نه فقط برای رابطه‌تان با هر یک از کارمندان، بلکه برای همه افرادی که زیر نظر آنها کار می‌کنند. ترکیب این رابطه‌ها فرهنگی را ایجاد می‌کند که عملکرد افراد را تقویت و به شما در رسیدن به نتایج کمک می‌کند.

بر گپ خودمانی متمرکز نشوید، بر بازخوردها تمرکز کنید

کارمندان‌تان واقعا نمی‌خواهند با شما درباره ورزش یا هوا یا سیاست یا برنامه‌های تلویزیونی صحبت کنند. آنچه آنها از رئیس خود می‌خواهند کسی است که بتواند به آنها کمک کند که از لحاظ حرفه‌ای رشد کنند. افراد زمانی بیشترین رشد خود را خواهند داشت که مرتکب اشتباه شوند. این یعنی با در میان گذاشتن بازخورد با آنها می‌توانید رابطه بهتری ایجاد کنید تا انجام یک صحبت بی‌روح. یادتان باشد که بازخورد می‌تواند هم تمجیدی و هم انتقادی باشد. از کارمندان‌تان زیاد، در مراحله اولیه و در جمع تمجید کنید. درباره آنچه خوب انجام شده و علت آن بگویید. صادق باشید؛ اگر منظوری ندارید، آن را نگویید. یادتان باشد هدف از تمجید، بالا بردن حس امنیت افراد نیست، بلکه ارتقای یادگیری و رشد است.

بر پاداش‌دهی تمرکز نکنید، بر دستیابی به نتایج مبتنی بر تشریک مساعی متمرکز شوید

دادن حق تعطیلات بیشتر، ناهار مجانی، فضای کاری شیک. همه این کارها در صورتی که تیم شما به نتیجه نرسد، یا اگر با روش غلطی به نتیجه برسد یا اگر همکاری آنها برای رسیدن به موفقیت به رسمیت شناخته نشود، پوچ و توخالی است. پاداش می‌تواند منعکس‌کننده یا تقویت‌کننده یک فرهنگ باشد، اما نمی‌تواند فرهنگ ایجاد کند. خیلی مهم‌تر از خریدن یک میز پینگ پونگ این است که وقت بگذارید تا به افراد تیم کمک کنید ایده‌های جدید خلق کنند.فرهنگ مناظره برای موضوعات ایجاد کنید، مشخص کنید چه کسی تصمیم می‌گیرد و چرا (و مطمئن شوید که شما همیشه تصمیم‌گیرنده نیستید) دیگران را با خود همراه کنید. مطمئن شوید که کارمندان زمان کافی برای اجرا دارند، اشتباهات خود را بگویید و از آنها درس بگیرید. این گونه است که با تشریک مساعی به نتیجه می‌رسید. رابطه شما با همکاری است که عمیق می‌شود، نه با پاداش بیشتر.

وسواس ارتقا نداشته باشید، بر گفت‌وگوهای حرفه‌ای تمرکز کنید

کمک به کارمندان برای رسیدن به اهداف حرفه‌ای‌شان قطعا به شما در ایجاد رابطه بهتر کمک خواهد کرد. راس لاراوی که شریک من است، به من نشان داد هم لازم و هم امکان‌پذیر است که به مدیران آموزش داده شود تا کارمندان خود را بشناسند و نیازهای انسانی آنها را درک کنند. وقتی با هم در شرکت گوگل کار می‌کردیم، راس یک روش‌ گفت‌وگوی حرفه‌ای را ایجاد کرد که در آن لازم بود همه مدیران سه گفت‌وگوی زیر را با کارمندان خود داشته باشند:

۱) گوش دادن به داستان زندگی کارمندان تا بفهمند چه چیزی برای آنها در محیط کار انگیزه ایجاد می‌کند.

۲) از کارمندان درباره رویاهایشان سوال کنند تا بفهمند در آینده به چه آموزش‌هایی برای رشد نیاز دارند.

۳) همراه با کارمند خود یک برنامه عملی حرفه‌ای ایجاد کنند که تمرکز آن بر ایجاد انگیزه در کارمند و اهداف زندگی‌اش باشد، نه اینکه به شکل نیم‌بند و غیرسازنده بر ارتقای بعدی متمرکز شوند.

وقتی راس اولین بار به من گفت می‌خواهد ۱۲ مدیر را با هواپیما به کالیفرنیا بیاورد تا به آنها نحوه شناخت کارمندان را آموزش بدهد، متعجب شدم. آیا افراد واقعا نمی‌دانند چگونه این کار را انجام دهند؟ نه، همیشه نه. حتی آنهایی که می‌دانند متوجه نیستند که باید چنین گفت‌وگوهایی را با کارمندان داشته باشند. آنها نگران رد شدن از مرزها در این دنیای پرآشوب هستند. انجام گفت‌وگوهای حرفه‌ای نوک پیکان را به سوی رضایت کارمندان در ابعادی مانند اینکه «مدیرم به من اهمیت می‌دهد» برمی‌گرداند. گوگل این کار را آسان انجام می‌داد و راس به عنوان یکی از بهترین رهبران در شرکت شناخته شد. به‌طور خلاصه، بهترین راه برای ایجاد رابطه با کارمندان‌تان این است که نحوه کار با یکدیگر را بهبود بخشید؛ بدون اینکه وقفه‌ای در کار ایجاد شود. گوش دادن تک به تک به کارمندان ابزاری فوق‌‌العاده برای مدیران است. جلسات هفتگی می‌تواند برای چک کردن روحیه تیمی مناسب باشد. در این صورت، افرادی را که با آنها کار می‌کنید بهتر می‌شناسید. همچنین می‌توانید توسعه شغلی و یادگیری مداوم را ارتقا دهید. بازخورد خود کارکنان خیلی برای مدیران اهمیت دارد. این جلسات تک به تک بهترین روش برای دریافت این بازخورد است. این جلسات را به درستی برگزار کنید تا کارمندان بدانند برایشان ارزش قائلید. این موضوع اثر قابل توجهی بر کل تیم خواهد داشت.

منبع: HBR