چرا ایمیل جایگزین خوبی برای تماس تلفنی است

دنیای اقتصاد - هرچند مدت‌ها است که ایمیل جایگزین بسیاری از ارتباطات سنتی مثل تماس صوتی تلفنی شده اما هنوز هم بسیاری هستندکه تماس صوتی بخش قابل‌توجهی از زمان روزانه‌شان را در برمی‌گیرد. شاید خوب باشد که نگاهی به مزیت‌های ایمیل نسبت به تماس صوتی تلفنی بیندازیم تا مروری باشد بر آنچه هم‌اکنون به‌راحتی در دسترس است و می‌تواند با تغییر عادت به بهره‌وری بهتر روزانه ما منجر شود.

مردم را مجبور می‌کنید که سریعا پاسخ دهند.

وقتی با کسی تماس تلفنی برقرار می‌کنید آنها لزوما همیشه در دسترس نیستند یا ممکن است بهترین پاسخ را به شما ندهند. تماس صوتی افراد را مجبور می‌کند که سریعا درمورد موضوعی که مد نظر شما است فکر کنند و همه افراد لزوما به سرعت نمی‌توانند بهترین پاسخ را بدهند به‌خصوص که شما نمی‌دانید فردی که با او تماس می‌گیرید در چه موقعیت و حالتی است. ایمیل اما زمانی خوانده می‌شود که فرد مورد نظر شما خود به سراغ آن آمده باشد و حتی اگر سریعا پاسخ شما را ندهد فرصت بیشتری برای ارائه بهترین پاسخ خواهد داشت.

نمی‌توان صحبت‌های تلفنی را بعدا مرور کرد.

خیلی وقت‌ها پیش آمده بعد از صحبت با کسی به خود بگویید: «دقیقا چی گفت به من؟». اگر بخواهید متن یک تماس تلفنی را بعدا مرور کنید باید به حافظه‌تان مراجعه کنید و لزوما همیشه عین جملات و کلمات به خاطر شما نمی‌مانند. به‌خصوص اگر انبوهی از اطلاعات در یک مکالمه به‌کار رفته باشد یادآوری دقیق واقعا کار مشکلی است.

ایمیل اما این مزیت را دارد که به‌راحتی می‌تواند متن دقیق گفت‌وگوها را در اختیار شما قرار دهد. در کمتر از ۱۰ ثانیه متن کامل گفت‌وگوی شما در یک ماه یا یکسال قبل در دسترس است و شما به سرعت می‌توانید در‌مورد ادامه بحث به جلو فکر کنید و نیاز نیست انرژی‌تان را صرف به خاطر آوردن گذشته کنید.

نمی‌توانید همزمان با چند نفر مکالمه کنید.

هر چند سرویس‌های مکالمه چند نفره وجود دارد اما شما نمی‌توانید همزمان درباره موضوعات مختلف با چند نفر تماس صوتی داشته باشید. در‌واقع یک تماس صوتی تمام توجه و تمرکز شما را در طول آن تماس به خود معطوف می‌کند. در ایمیل اما اوضاع برعکس است. شما می‌توانید همزمان چندین کار را با هم انجام دهید و اگر بهره‌وری و سرعت در طول کار روزانه برای شما بسیار مهم باشد این مزیت بسیار بالایی است. حالا شما می‌توانید با اولویت به ایمیل هایتان پاسخ دهید و این کمک می‌کند سرعت عمل بالایی در پیشبرد کارها

داشته باشید.

مکالمه صوتی می‌تواند مرتبا قطع یا مختل شود.

از مشکلات شبکه و آنتن دهی که بگذریم یک مکالمه صوتی به هر دلیلی می‌تواند با یک تداخل یا حرکتی مورد وقفه قرار گیرد. در ایمیل شما شاهد چنین تداخلی نیستید. پاسخ کامل برای شما ارسال می‌شود و شما می‌توانید پرسش را کامل و بدون وقفه برای طرف مقابل بفرستید.

تماس صوتی بهره‌وری را پایین می‌آورد.

براساس تحقیقات یکی از مهم‌ترین دلایل کاهش بهره‌وری در محل‌های کاری ایجاد وقفه‌های مختلف با دلایل گوناگون از جمله تماس تلفنی است. امروزه برخی شرکت‌ها اساسا تماس‌های تلفنی کارکنانشان را محدود کرده‌اند تا کمترین تداخل را در محیط‌های کاری خود داشته باشند. یک تماس صوتی می‌تواند تمرکز شما را برای مدت زمان قابل توجهی حتی بعد از پایان آن به سمت خود جلب کند و این یکی از مهم‌ترین عوامل کاهش بهره‌وری است.

مردم با ایمیل انعطاف بیشتری برای ارائه پاسخ دارند.

وقتی شما با کسی تماس می‌گیرید او می‌تواند به تلفن شما درجا پاسخ دهد یا شما را به صندوق پستی‌اش هدایت کند. در این صورت باز باید تماس صوتی شما را فراخوانی کرده و گوش دهد، اما وقتی شما به کسی ایمیل می‌فرستید اگر او مشغول کار دیگری باشد ایمیل شما در زمان خودش خوانده خواهد شد و زمان غیرضروری را از طرف مقابل به هدر نمی‌دهد.

مجبورید حرف‌های غیرضروری دیگری را در تماس صوتی بگویید.

وقتی با کسی تماس تلفنی می‌گیرید نمی‌توانید بلافاصله به سراغ اصل مطلب بروید و مجبورید با برخی جملات ابتدا گیرنده تماس را به اصطلاح آماده کنید. امروزه مردم علاقه بسیاری به چت نشان می‌دهند چون دقیقا تعارف‌ها و حرف‌های غیرضروری را به حداقل خود رسانده است. شما گاهی برای مطرح کردن بحثی که با ایمیل ۳۰ ثانیه از وقت خود و مخاطبتان را می‌گیرد به صورت تلفنی ۳۰ دقیقه از وقت خود و آن شخص مقابل را از دست می‌دهید.

چیزهای دیگر

هیچ‌کس نمی‌تواند مزیت‌های یک تماس تلفنی را منکر شود و همه چیز به موضوع وارتباط اشخاص هم بستگی دارد، اما در بسیاری از اوقات به‌خصوص موارد مربوط به‌کار یک تماس صوتی عملا کار هزینه‌برتر و کم‌اثرتری است و ایمیل زدن می‌تواند کاربردی و موثرتر باشد. شاید خوب باشد اگر به نحوه ارتباطات روزانه خود کمی فکر کنید و حداقل بخش قابل توجهی از تماس‌های صوتی خود را کاهش دهید.

منبع: فوربس