۲۱ نکته کلیدی برای بهره‌گیری موثر از زمان و افزایش بهره‌وری

شاید کمتر کسی باشد که با اهمیت زمان و ضرورت مدیریت موثر آن آشنا نباشد. تاکنون کتاب‌های گوناگونی با موضوع مدیریت زمان به بازار آمده‌اند. برخی از این کتاب‌ها با زبانی غامض و ارائه فرمول‌های پیچیده، به ارائه راهکارهایی در زمینه مدیریت زمان می‌پردازند. در این میان، برایان تریسی در پنجمین کتاب از مجموعه کتاب‌های جدید خود به این مبحث می‌پردازد. خواننده در این کتاب به شکلی مفید و مختصر با ۲۱ نکته مهم در زمینه مدیریت زمان آشنا می‌شود.

چند فصل نخست این کتاب به برخی مفاهیم بنیادین در زمینه مدیریت زمان و تعیین اهداف اختصاص دارد.

• فصل اول این کتاب به بررسی جنبه‌های روانشناختی مدیریت زمان می‌پردازد. در این فصل، چندین مفهوم کلیدی نظیر «عزت نفس»، «خوداثربخشی» و خودپنداره و همچنین نقش هر یک از آنها در دستیابی به اهداف فردی و شغلی مورد واکاوی قرار می‌گیرد.

• در فصل دوم، خواننده با اهمیت شناسایی اهداف متعالی برای کار و زندگی خود آشنا می‌شود. این اهداف از این روی مهم هستند که سایر هدف‌های کوتاه، میان و بلندمدت بر مبنای آنها شکل می‌گیرند. در این فصل، چند راهکار ساده برای شناسایی بهتر اهداف متعالی در زندگی ارائه شده است.

• در فصل سوم و چهارم، روند شناسایی اهداف، شکلی عینی‌تر می‌یابد. نویسنده در این دو فصل به تشریح اختصاری شیوه‌های تعیین چشم‌انداز و ماموریت می‌پردازد.

• فصل پنجم تا هشتم کتاب «مدیریت زمان»، به بررسی شیوه‌های مکتوب مدیریت زمان و تعیین اولویت‌ها اختصاص دارد. بهره‌گیری از نمودار، ضرورت تعیین اهداف شفاف برای کارکنان و زیردستان، اولویت بندی ساده تکالیف و نیز چند راهکار دیگر نظیر «قانون سه»، ««اصل پارتو» و ضرورت تفویض اختیار در این فصل به‌صورت مختصر مورد بررسی قرار گرفته‌اند.

• فصل نهم و دهم این کتاب برا به جنبه‌هایی دیگر از مساله تعیین اولویت‌ها اشاره دارد. خواننده در این دو فصل، با بخش‌های نتایج عمده و نیز تعیین فوریت و اهمیت تالیف پیش رو آشنا می‌شود.

• «تفویض اختیار کنید» عنوان یازدهمین فصل از این کتاب است. چرایی ضرورت سپردن وظیفه انجام برخی امور به دیگران، محور مطالب این فصل است. چنانچه به این نوضوع علاقه‌مند هستید، می‌توانید به کتاب دیگر همین نویسنده با نام «تفویض اختیار: برنامه‌ای برای ارتقای کارکنان و افزایش بهره‌وری» که توسط انتشارات دنیای اقتصاد منتشر شده است مراجعه کنید. در این کتاب، شیوه‌های مختلف تفویض اختیار به تفصیل مورد بررسی قرار گرفته است.

• وجود انبوهی از تکالیف خرد و ریز و همچنین انواع راسنه‌های ارتباطی نظیر تلفن همراه و ایمیل، نه تنها سبب بر هم خوردن تمرکزمان می‌شود، بلکه گاهی ما را به‌طور ناخودآگاه به سمت «انجام همزمان چند کار» سوق می‌دهد. مساله اینجاست که مغز انسان از توانایی انجام آگاهانه چند کار به صورت همزمان برخوردار نیست و در واقع در چنین مواقعی، توان ذهنی ما مدام بین انجام چند کار جابه‌جا می‌شود. این امر در نهایت به کاهش قابل توجه بهره‌وری و البته اتلاف زمان و انرژی می‌انجامد. برایان تریسی در فصل دوازدهم و همچنین چهاردهم تا شانزدهم این کتاب، به این موضوع مهم و نیز شیوه‌هایی کاربردی برای تقلیل اثرات ناخوشایند آن و در نتیجه افزایش

بهره‌وری می‌پردازد.

• یکی از اصلی‌ترین موانع در برابر انجام کارها، تعلل ورزی و میل برای به تعویق انداختن انجام امور است. در فصل سیزدهم کتاب «مدیریت زمان» با چند راهکار ساده و علمی برای غلبه بر این احساس و انجام سریع امور آشنا می‌شویم.

• از آنجا که بخشی از دلایل اتلاف وقت در حوزه اختیار ما نیست، باید فکری هم برای مدیریت اختلال ناشی از حضور در کنار دیگران بکنیم. نویسنده در فصل هفدهم و هیجدهم، چندین راهکار ساده برای مدیریت هر چه بهتر تماس‌های تلفنی و نیز جلسات کاری ارائه می‌دهد.

• هدف از مدیریت زمان، دستیابی به بهره‌وری بالاتر به‌منظور رشد بیشتر است. از آنجا که رشد فردی، مهمترین جنبه رشد هر انسانی به شمار می‌رود، در فصل نوزدهم و بیستم این کتاب با شیوه‌هایی مختلف به‌منظور رشد هر چه بیشتر فردی آشنا می‌شویم.

• در نهایت، فصل بیست و یکم این کتاب، به ضرورت نظم بخشی ظاهری به محیط کار و تثایر آن بر افزایش بهره‌وری می‌پردازد.

کتاب «مدیریت زمان» در قالب این ۲۱ فصل کوتاه، به بررسی شیوه‌های موثر و آزموده شده مدیریت زمان می‌پردازد. مطالعه این کتاب را به همه کسانی که به فکر استفاده موثرتر از زمان خود هستند توصیه می‌کنیم.