چگونه کار ترکیبی را در محل کار سازماندهی کنیم ؟
این رویکرد به ویژه در شرکت‌های فناوری اطلاعات جایی که برخی کارکنان می‌توانستند برای مدت طولانی خارج از دفتر کار کنند متداول بود. همه‌گیری ویروس کرونا نشان داد تعداد بیشتری از کارکنان می‌توانند از راه دور کار کنند. مردم آموختند و به کار در خانه عادت کردند، مزایای آن را احساس کردند، و حالا حتی بعد از واکسیناسیون سراسری در برخی از کشورها، همه کارمندان آمادگی بازگشت به دفاتر کار برای یک هفته کاری کامل را ندارند.پیش از این کارفرمایان توانسته بودند همه جوانب مثبت و منفی کار از راه دور را مورد ارزیابی قرار دهند و اکنون آماده هستند تا الگوی کار ترکیبی را به عنوان موثرترین راه‌حل در نظر بگیرند. اکثر شرکت‌ها قرار نیست دفاتر خود را به طور کامل رها کنند.در نظرسنجی که PwC در نوامبر ۲۰۲۰ از مدیران عامل شرکت‌های بزرگ ایالات متحده انجام داد نشان داد که این دفاترکار همچنان مورد نیاز هستند زیرا:
بهره وری کارکنان را بهبود می‌بخشد.
مکانی برای ملاقات با مشتریان است.
به کارکنان اجازه می‌دهد که به طور موثری در شرکت تعامل داشته باشند.
فرهنگ شرکت را حفظ می‌کند.
این اشتباه است که فکر کنیم گذار به محل کار ترکیبی می‌تواند به سادگی با انتقال برخی از کارکنان به کار از راه دور انجام شود. الگوی جدید به تغییرات بنیادی و جدی‌تری نیاز خواهد داشت- که عینیت‌بخشی تصمیمات برنامه‌ریزی در محل کار، معرفی ابزارهای جدید در فرآیند مدیریت پرسنل، ارائه سیستم آموزشی شرکت مطابق با آخرین روندهای صنعت، استفاده از راهکارهای فنی جدید که تعامل موثر هر دو با افراد در محل کار و با همکاران، مشتریان و شرکا که در دوردست هستند را مهیا می‌کند.نخستین گام برای‌گذار به یک الگوی ترکیبی ازکار باید یک ممیزی کیفی از فضای محل کار باشد. هیچ مدل جهانی برای دفاترکار ترکیبی وجود ندارد و به نسبت گروه‌هایی از کارکنان که از راه دور کار می‌کنند، از خانه کار می‌کنند، و بر اساس جدول زمانی یا در هر لحظه به محل کار مراجعه می‌کنند در هر شرکتی متفاوت خواهد بود.یکی از رایج‌ترین مدل‌ها، مدل ۷۰ به ۳۰ درصد است که بر اساس نسبت آنهایی است که در دفترکار می‌کنند به آنهایی که از راه دورکار می‌کنند.اما به این معنی نیست که این نسبت بیشترین کارآیی را برای شرکت شما تضمین کند.لذا ارزش آن را دارد که درصد بهینه کارمندان اداری و از راه دور سازمان خود را محاسبه کنید.
نقش حوزه‌های ارتباطی در یک دفترکار ترکیبی
یک دفترکار ترکیبی الزامات خاصی را برای سازماندهی برنامه‌هایی برای جلسات و کار تیمی کارکنان دارد. همزمان با دورکاری، بسیاری به برقراری ارتباط از طریق انواع خدمات ارتباط تصویری و برگزاری جلسات سریع به صورت آنلاین عادت کرده‌اند. هنگامی که آنها به دفترکار باز گردند، هنوز هم نیاز خواهند داشت که از ارتباطات تصویری استفاده کنند.جلسات کلاسیک به جلسات ترکیبی تبدیل خواهند شد- جلساتی که در دفاترکار برگزار می‌شود به کاربران از راه دور متصل خواهد شد- خواه همکاران، مشتریان، موکلان، یا شرکا باشند. نیاز به مناطق جلسات جدید افزایش خواهد یافت. بسیاری از کارکنان برای شرکت درجلسات، کارگروهی، توفان مغزی و توسعه ایده‌های مشارکتی به دفترکار می‌آیند. اتاق‌های کنفرانس و اتاق‌های جلسات باید به کلیه تجهیزات لازم برای رویدادها با فرمت‌های مختلف مجهز باشند. خیلی مهم است که اتصال تجهیزات به زمان زیاد و به مشارکت متخصصان فناوری اطلاعات احتیاج نداشته باشد.
چگونه گذار به یک دفترکار ترکیبی را آغاز کنید؟
گذار به یک دفترکار ترکیبی یک فرآیند چند مرحله‌ای است که باید تحت ساماندهی و برنامه‌ریزی مدیریت و بخش‌های مختلف شرکت از جمله منابع انسانی و فناوری اطلاعات باشد.
برای اجرای رویکرد دفاتر کار ترکیبی می‌توانید با گام‌های زیر آغاز کنید:
ممیزی فضای اداری شامل: راهکارهای برنامه‌ریزی و طراحی جدید برای ساختمان موجود، بازبینی قابلیت‌های تکنولوژیک و فناوری اطلاعات سازمان، تعداد واحدها و بخش‌های اداری و اتاق‌های جلسات، انواع محل کار بسته به تجهیزات و نرم‌افزار مورد استفاده، شکل و ظاهر مبلمان و امکان تغییر فضای اداری و زیرساخت‌ها.
راستی‌آزمایی خصوصیات فرآیندهای کسب و کار شرکت شامل ساختار شرکت، مسوولیت‌های عملکردی کارکنان، ضرورت حضور آنها در محل کار، کار در گروه‌ها/ تیم‌ها، ماهیت تعامل بین بخش‌ها و کارکنان فردی.
تعیین تعداد کارکنانی که دائم در دفتر کار می‌کنند و کسانی که چند روز در هفته به دفتر مراجعه می‌کنند.
نظرسنجی از مدیران، کارکنان و تجزیه و تحلیل نتایج - چه تعداد از روزهای کاری آنها مایلند یا نیاز دارند که در محل دفتر کار کنند، آیا برای همه شرایط کار از راه دور مهیا است و شناسایی ترجیحات شخصی.
تهیه جدول زمانی از روزها و ساعات حضور در دفترکار یا معرفی سیستمی قوانین محل کار انعطاف‌پذیر.
نتایج این اقدامات پایه و اساس اجرای تمام پروژه‌های ایجاد یک محل کار ترکیبی موثر خواهد بود که اجرای آن هم به نفع کارمندان و هم کارفرمایان خواهد بود و طبق بررسی‌های انجام شده در دوران پاندمی، اجرای این رویکرد موجب بهره وری و کارآمدی بیشتر هم بوده است.
