شناخت منابع و هنجارهای مشترک تیم
شناسایی منابع
یکی از مزیت‌های کار کردن در تیم‌ها، توانایی بهره‌برداری از مهارت‌ها و دانش مجزای هم‌تیمی‌ها برای انجام وظایف است. وقتی اعضای تیم در یک دفتر کنار هم قرار می‌گیرند و همکاری رودررو دارند، می‌توانند از منابع هم استفاده کنند، اما وقتی اعضا پراکنده هستند، فرصت‌ها برای تعاملات شخصی، محدود یا حذف می‌شوند. دو سناریو را تصور کنید: در اولین مورد، سال‌ها است که در یک فضای کاری مشترک با هم‌تیمی‌های خود کار می‌کنید. دور یک میز کنفرانس می‌نشینید و در مورد جزئیات یک پروژه مهم بحث و گفت‌وگو می‌کنید. از آنجا که نقاط قوت و ضعف هم را می‌دانید، به راحتی می‌توانید نظر یا اطلاعات مشخصی را از کسی بخواهید یا پیشنهاد دهید. حالا تصور کنید همچنان در مورد برنامه‌ها با هم‌تیمی‌های خود گفت‌وگو می‌کنید، اما به جای اینکه در یک مکان مشترک نشسته باشید، دورکاری می‌کنید. مثل اتفاقی که این روزها افتاده و با اعضای تیم‌تان فقط از طریق تماس‌های ویدئو کنفرانس یا چت‌روم‌های آنلاین در تماس هستید. اگر قبلا در مورد همکاری در محیط‌های آنلاین تجربیات شخصی داشته‌اید، می‌دانید ایجاد یک دینامیک مستقل که اطلاعات را به اشتراک می‌گذارد و تصمیم‌گیری می‌کند، چقدر می‌تواند سخت باشد.
در سطح کلی، یک جلسه لانچ باید منابع مربوط به اطلاعات، بودجه، تکنولوژی و همچنین شبکه‌های داخلی یا خارجی را که به تیم کمک می‌کنند اهدافش را توسعه دهد، شناسایی کند. لازم نیست لیستی با جزئیات تمام از هر آیتم تکی ایجاد شود، اما دوره جلسه لانچ، زمان مناسبی است که در مورد منابع فعلی تیم، چیزهایی که نیاز دارد و چگونگی دسترسی به این منابع، توافق کلی حاصل شود. به‌ویژه در یک محیط دورکاری، وقت آن است که مطمئن شویم تک‌تک اعضای تیم، از تکنولوژی و پشتیبانی مناسب برای پیش بردن کارها برخوردارند. ممکن است همه افراد دسترسی اینترنتی درستی نداشته باشند، یا برخی‌ها نیاز به به‌روزرسانی ابزارهای خود داشته باشند یا کلا ابزار جدیدی بخواهند. اطمینان از اینکه همه کارکنان از پشتیبانی مالی مناسب برای درست کردن جایی شبیه دفتر کار در خانه خود برخوردارند، الزامی است. جلسات ریلانچ هم موقعیت‌هایی برای تیم ایجاد می‌کنند تا منابع در دسترس را مورد ارزیابی مجدد قرار دهند. به عنوان مثال، کووید-۱۹ ممکن است بر بودجه تیم و مشارکت آن با سازمان‌های دیگر، تاثیر گذاشته باشد. افراد و رهبران سازمان‌ها باید مطمئن شوند که هر چه پیش می‌روند، اعضای تیم از آنچه درون آن می‌گذرد، آگاه هستند.
ایجاد هنجارهای مشترک برای همکاری با هم
این سناریو را در نظر بگیرید: یک تیم دورکار با شش عضو، اپلیکیشن چت جدیدی را در گوشی‌های هوشمند خود دانلود می‌کند. از آنجا که این اعضا در پنج کشور مختلف پراکنده شده‌اند، حالا می‌توانند هر زمانی که بخواهند به شیوه غیررسمی‌تری در مقایسه با ایمیل زدن، با هم گفت‌وگو کنند. یک روز، چهار نفر از آنها که در یک منطقه زمانی یکسان هستند، گفت‌وگوی بداهه‌ای را در این اپلیکیشن جدید در مورد رفع باگ یک برنامه نرم‌افزاری شروع کردند. این بحث به مساله‌ای کشیده شد که باعث شد فردای آن روز، کل تیم درگیر آن شوند. ماهیت غیررسمی و خلق‌الساعه مکالمات شخصی، به چهار عضو یک تیم امکان می‌دهد در مورد ایده‌هایی که دارند به طور صریحی با هم گفت‌وگو کنند و در مورد وظایفی که در جلسات رسمی مشخص می‌شود، پیشرفت قابل توجهی داشته باشند.
در جلسه‌ای که روز بعد برگزار شد، دو عضو دیگر خیلی زود فهمیدند که عقب مانده‌اند. سوال‌هایی که آنها می‌پرسیدند، نشان می‌داد برخی نکات را به خوبی متوجه نشده‌اند و حتی برخی از این سوالات بدون پاسخ می‌ماند، چون چهار نفر دیگر بیش از حد در گفت‌وگو جلو رفته بودند. در این شرایط آنها از خودشان می‌پرسند «چرا ما کنار گذاشته شده‌ایم؟» ممکن است یکی از آنها برای اینکه درمانده به نظر نرسد، اصلا این موضوع را به روی خودش نیاورد. با اینکه آنها می‌دانند این نادیده گرفته شدن عمدی نبوده، اما نسبت به هم‌تیمی‌های خود نوعی رنجش خاطر احساس می‌کنند و همواره این نگرانی را دارند که این اتفاق در آینده هم تکرار شود. این رنجش ماندگار می‌شود و تیم به‌تدریج فرومی‌پاشد.
چیزی که این تیم نیاز داشت، یک جلسه لانچ بود که در آن در مورد هنجارهای استفاده از ابزار چت جدید، صحبت شود. جلسه به آنها این فرصت را می‌داد که بفهمند برای حفظ انسجام تیمی، همه اعضا باید در پیشرفت تیم دخالت داده شوند.
تیم‌های دورکار موفق، به هنجارهای گروهی که به صورت جمعی مشخص می‌کنند، پایبند هستند. هنجارها قانون نیستند، بلکه مجموعه اصولی را منعکس می‌کنند که تعاملات، تصمیم‌گیری‌ها و حل مشکلات را هدایت می‌کند. تعیین هنجارها با هم یک ضرورت است و اعضا در طول گفت‌وگوهای جلسه لانچ، در مورد مسائلی که برای هم‌تیمی‌های آنها مهم است، اطلاعات به دست می‌آورند. به عنوان مثال، اگر بیشتر اعضای تیم به وقت‌شناسی اهمیت بدهند، جلسه لانچ می‌تواند هنجار واضحی را در مورد سر وقت در جلسات حاضر شدن، تعریف کند. این یک انتظار استانداردشده ایجاد می‌کند که همه اعضای تیم از آن تبعیت می‌کنند.
برای تیم‌های دورکاری که فرصت تعاملات روزانه غیررسمی را در یک فضای اداری مشترک ندارند و مثلا نمی‌توانند در راهروها یا هنگام قهوه ریختن با هم گفت‌وگویی داشته باشند، تعیین هنجارهایی که الگوهای ارتباطی مجازی را تعریف می‌کنند، برای پر کردن این شکاف ضروری هستند. هنجارهای موثر برای ارتباط، سه کارکرد اصلی دارند:
*لیست کردن برنامه‌های تعامل و ارتباط برای همه اعضای تیم، صرف‌نظر از نقش آنها در تیم یا موقعیت مکانی آنها.
*ایجاد امنیت روانی یا آرامش در سطح گروه، هنگام اظهار نگرانی‌های فردی در مورد وظایف و اشتباه‌ها برای یکدیگر.
