موسسه مدیریت و برنامه‌ریزی در نشستی آنلاین بررسی کرد
توفیق اجباری دورکاری
سازماندهی، دیجیتالی‌سازی، مدیریت عملکرد، آموزش و توسعه، ارتباطات بین فردی، سلامتی کارکنان، انگیزش و پژوهش و آسیب‌شناسی از جمله موارد بیان شده است. همچنین در ادامه این نشست چالش‌های دورکاری در سازمان‌های دولتی را بررسی شد. علاوه بر این با توجه به عملکرد موفق دورکاری در سازمان اسناد و کتابخانه ملی، پیشنهادهای مدیریتی برای توسعه دورکاری بیان شد.
دیدگاه‌های مختلف به دورکاری
مهدی صانعی، عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی واحد شاهرود، علی داوری، عضو هیات علمی دانشکده کارآفرینی دانشگاه تهران و بابک زنده‌دل نوبری، مدیرکل برنامه‌ریزی و نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی در نشستی آنلاین با عنوان کرونا و دورکاری در نظام اداری ایران به بحث و تبادل‌نظر پرداختند. به گفته صانعی، دورکاری به‌عنوان یک پدیده شایع و روندی غالب در جهان امروز مبدل شده است. به گفته این استاد دانشگاه، پارادایم غالب در حوزه کار اداری در مقطع کنونی، کار از خانه است. در مجموع او به بحث دورکاری نگاه مثبتی دارد و معتقد است که در زمینه افزایش و بهبود بهره‌وری بخش دولتی در شرایط کنونی باید تلاش کرد. به گفته این استاد دانشگاه، در بخش دولتی دو دسته مشاغل وجود دارد: دسته اول مرتبط با دانش‌کاران و متخصصان است. از این جهت که این شاغلان کار فکری می‌کنند؛ در نتیجه می‌توانند دورکار باشند. دسته دیگر مشاغل مرتبط با ارائه‌کنندگان خدمت در سازمان است. با مطرح شدن بحث دولت الکترونیک، بسیاری از این خدمت‌ها نیز قابلیت دورکاری خواهند داشت. به‌طور کلی در بحث رفتن به سمت دورکاری در بخش دولتی برای دوران کرونا و بعد از آن، هیچ مشکلی وجود ندارد. در ضمن کرونا توفیق اجباری بوده که می‌تواند به این فضا کمک کند. از این‌رو باید به دورکاری به‌عنوان یک استراتژی و راهبرد در فضای کاری سازمان‌ها دولتی نگاه شود. به گفته داوری، در مقطع فعلی که وارد عصر دورکاری شده‌ایم؛ لازم نیست مثل دهه ۹۰ این تجربه با یک دستورالعمل کنار گذاشته شود. در شرایط کنونی برخی سازمان‌ها دورکار شده‌اند و این گزینه برای آنها به‌صورت یک الزام درآمده است. بهتر است در این شرایط به فکر این باشیم که چه نوع مشاغلی واجد شرایط دورکاری هستند و چه مشاغلی قابلیت دورکاری را ندارند. همچنین آسیب‌شناسی لازم در این خصوص انجام شود. به گفته زنده‌دل، اگر در گذشته به دورکاری به‌عنوان یک کالای لوکس نگریسته می‌شد؛ در مقطع کنونی، دورکاری یک ضرورت و الزام است. از این‌رو بهتر است به استقبال آن برویم تا بتوانیم از مزایا و منافع آن حداکثر بهره را ببریم. از نظر این مدیر دولتی، به‌دلیل اینکه سازمان‌های دولتی از پیچیدگی‌های فراوان در فرآیندهای بوروکراتیک اداری برخوردارند، مهم‌ترین نکته برای این سازمان‌ها آن است که زنجیره ارزش در فرآیندهای اداری خود را شناسایی کنند. به عبارت دیگر سازمان‌های دولتی در قدم نخست باید فرآیندهای ارزش‌ساز خود را شناسایی کنند. در غیر این‌صورت دچار تنش و چالش در مدیریت کارکنان خود خواهند شد. قدم بعدی بهبود دادن مستمر این فرآیندها است. به گفته زنده‌دل توسعه دورکاری، نه تنها برای کشور ما دارای منفعت است، بلکه برای همه کشورها نیز می‌تواند مفید باشد.
منافع و مضرات دورکاری
صانعی در این قسمت از سخنان خود به بحث منافع و مضرات دورکاری پرداخت. بررسی‌های رسمی نشان می‌دهد که دورکاری برای کارکنان دارای منافع متعدد است که از جمله این موارد می‌توان به افزایش بهره‌وری کارکنان به‌دلیل وجود استرس‌های کمتر، بهبود روحیه کارکنان، کاهش نرخ خروج کارکنان، کاهش هزینه‌های انجام کار و داشتن برنامه منعطف برای کارمندان اشاره کرد. اما همچنان با این وجود بزرگ‌ترین چالش دورکاری، مشارکت و ارتباطات موثر است. در بخش دیگر، او به نگرانی‌های موجود مدیران در مورد تیم‌های دورکار اشاره کرد. بررسی‌های رسمی حاکی از آن است که کاهش بهره‌وری کارکنان به‌دلیل اینترنت ضعیف، حفظ فرهنگ سازمانی، مباحث مسیر شغلی، مباحث مرتبط با اضافه‌کار، کاهش انسجام تیمی و همچنین کاهش تمرکز کارمندان از مهم‌ترین دغدغه‌های مدیران در این بخش هستند. صانعی در ادامه به برخی از دلایل تمایل کارکنان به دورکاری نظیر توازن کار و بهره‌وری، امنیت شغلی، سلامت و بهداشت فردی، مراقبت بیشتر از خانواده و مسائل مالی اشاره کرد. به گفته او در بین عوامل مذکور بهره‌وری پایین‌ترین آمار را از دید کارمندان به خود اختصاص می‌دهد. در نتیجه می‌توان گفت که با وجود آنکه دورکاری سبب افزایش بهره‌وری کارمندان شده است اما دغدغه اصلی آنان نیست. بررسی‌های رسمی همچنین نشان می‌دهد که دورکاری از بهره‌وری قابل دفاعی برخوردار است و به‌طور کلی می‌توان گفت منافع دورکاری بر مضرات آن برتری دارد.
عوامل موثر بر بهره‌وری
به گفته صانعی بهره‌وری نیروی کار، موضوعی چند عاملی است و به عوامل مختلفی بستگی دارد. عوامل مذکور در دو بخش تقسیم‌بندی می‌شود؛ دسته اول به عوامل سنتی مرتبط است و دسته دوم به عوامل نوین مرتبط است. عوامل سنتی چون از قبل شناخته شده است نتایج آن معلوم است. در بحث دورکاری بیشتر به عوامل نوین موثر در بهره‌وری باید متمرکز شد. به‌طور خاص باید توجه بر شادابی و سلامتی روحی و جسمی کارکنان در این شرایط توجه کرد. بررسی‌های رسمی نشان می‌دهد که موسیقی بر بهره‌وری اثر مستقیم دارد. بحث دیگر ارتباط عمیق کارمند با سازمان است که سبب می‌شود تا کارمند فراتر از انتظارات سازمان تلاش کند. در بحث دورکاری قدرشناسی به‌منظور دیده شدن زحمات کارکنان یکی از چالش‌های موجود است. این عامل می‌تواند به تقویت انگیزه و در نتیجه بهره‌وری بیشتر کارکنان کمک کند. موضوع مهم دیگر در این قسمت، بحث بهره بردن از تجارب کارمندان یا مدیریت تجربه کارمندان سازمان است.
استراتژی‌های دورکاری
علی داوری در این قسمت از سخنان خود به ۸ استراتژی دورکاری پرداخت. استراتژی اول، استراتژی سازماندهی است. به گفته او سازماندهی اجرای برنامه دورکاری به‌منظور دستیابی به یک ساختار و سازمان جدید برای دورکاری است. این عضو هیات علمی دانشگاه معتقد بود که در دوران پساکرونا شاهد شکل‌گیری محیط‌های کاری هیبریدی خواهیم بود. محیط کاری که در آن بخشی از نیروی کار حضوری و بخشی دیگر دورکار خواهند بود. در این مرحله، کارگروه اجرایی دورکاری شکل می‌گیرد و در مرحله بعد؛ مشاغل قابل دورکاری، مدت زمان دورکاری و هدف‌گذاری واحدها و تیم‌ها شناسایی می‌شود. استراتژی دوم، استراتژی دیجیتالی‌سازی است. از این جهت که تاکنون نرم‌افزارها و سیستم‌های مورد استفاده برای دورکاری مهیا نشده بودند؛ بنابراین این مرحله ضرورت دارد. در این مرحله ابتدا باید کیفیت دسترسی کارکنان به فناوری ارزیابی شود و همچنین در فرآیند آموزش آسان‌تر شود. و در قدم بعدی ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز کارکنان برای دورکاری بهبود یابد تا بستر لازم برای دورکاری بهتر از قبل، فراهم شود. استراتژی سوم، استراتژی مدیریت عملکرد است. در این مرحله، باید تاکید معیارهای عملکردی بر خروجی محور بودن باشد تا فرآیند محور بودن. در این راستا در قدم نخست باید معیارهای خروجی محور برای ارزیابی کارکنان تدوین شود. و در قدم بعدی، نظام بازخورد به موقع و منظم در دوره‌های زمانی مشخص برای دورکاران تهیه و تنظیم شود. استراتژی چهارم، استراتژی آموزش و توسعه است. در این مرحله، توجه به این نکته ضروری است که در دورکاری به معنای توقف آموزش نیست بلکه باید این نظم جدید همراه آموزش باشد. باید در ابتدا به‌منظور تعیین اولویت‌های آموزشی و تمرکز بر دوره‌های خاص مرتبط با دورکاری، نیازسنجی منظم و دوره‌ای برای دورکاران انجام شود. و در قدم بعدی، نوآوری‌های آموزشی جدید به‌منظور بهره‌گیری بهتر از این فضا شناسایی شود و تجارب جدید در این زمینه به اشتراک گذاشته شود.
استراتژی پنجم، استراتژی ارتباطات بین فردی است. در این قسمت در گام نخست، استانداردها و هنجارهای ارتباطی جدید به‌منظور ایجاد شفافیت در روابط افراد و ترویج سبک‌های ارتباطی موثر با انواع کارکنان تدوین می‌شود و در قدم بعدی، تسهیل به‌کارگیری ابزارهای ارتباطی کارآمدتر، راحت‌تر و کاربرپسندتر صورت می‌گیرد. استراتژی ششم، استراتژی سلامتی کارکنان است. اگرچه کارمندان از انجام دورکاری خوشحال‌ترند؛ ولی باید به این نکته توجه کرد که تعلق خاطر کارمندان در دورکاری کاهش می‌یابد. از این‌رو باید در بحث‌های سلامتی و انگیزشی آنان تلاش کرد. در این مرحله در گام نخست، مخاطرات محیط اداری منزل، تجهیزات ارگونومی، استرس و سایر موضوعات مرتبط با سلامت ذهن و جسم شناسایی می‌شود. و در قدم بعدی، به‌منظور ارتقای سلامت جسمی در زمینه اشتراک‌گذاشتن لینک ویدئوهای آموزشی و تمارین ورزشی، اطلاع‌رسانی می‌شود. استراتژی هفتم، استراتژی انگیزش است. در این مرحله، در گام نخست مزایایی که به‌دلیل دورکاری حذف شده‌اند در چارچوب ضوابط سازمان بازنگری و ترمیم می‌شوند. و در قدم بعدی، روش‌های انگیزشی غیرمالی مانند پیشرفت شغلی، اجرای برنامه‌های قدردانی از کارکنان و نیز تشکیل جلسات مجازی به شکل مستمر، تقویت می‌شود. استراتژی هشتم، استراتژی پژوهش و آسیب‌شناسی است. در این مرحله در گام نخست، دورکاری کارکنان آسیب‌شناسی می‌شود. و در گام بعدی، راهکارهای متناسب با آثار و پیامدهای دورکاری شناسایی شده و سیاست‌گذاری مناسب برای آن اتخاذ می‌شود.
چالش‌های دورکاری سازمان‌های دولتی
مدیرکل کتابخانه ملی در بخش دیگری از صحبت‌های خود به موضوع چالش‌های سازمان‌های دولتی برای توسعه دورکاری پرداخت. از نگاه او، کندی فرآیند تصمیم‌گیری در پاسخ به تغییرات لحظه‌ای نهادهای فرادستی یکی از چالش‌های مذکور است. چالش دیگر، بحث ذهنیت نظام اداری در زمینه بهره‌وری و تناقض با اهداف دورکاری است. به گفته او در سازمان‌های دولتی به مفهوم زنجیره ارزش توجه نمی‌شود. سوءاستفاده از عنوان دورکاری و بدنام کردن آن توسط برخی کارمندان دولتی از دیگر چالش‌های اشاره شده توسط این مدیر دولتی بود. بخشی از این نگرانی مدیران نسبت به دورکاری کارکنان بحق است و بخشی دیگر به‌خاطر روابط رئیس و مرئوسی است. چالش مهم دیگر بحث درنظر نگرفتن مقتضیات سازمان‌ها با صدور بخش‌نامه‌های کلی و عمومی است. به‌عنوان نمونه بخش‌نامه حضور دوسوم یا یک‌سوم کارکنان به‌صورت دستوری با شرایط برخی سازمان‌های دولتی تطابق ندارد. زنده دل بیان کرد که به‌دلیل اینکه برخی مدیران سازمان‌های دولتی، آشنایی کافی با شیوه‌های نوین ارزیابی و مدیریت عملکرد کارکنان خود را ندارند؛ از این‌رو با شیوه‌های جدید انجام کار از جمله دورکاری مخالفت می‌کنند. افزون بر این، به‌دلیل بالا بودن نرخ بهای تمام‌شده خدمات دولتی که از بهره‌وری پایین نشات می‌گیرد؛ امکان واگذاری این فعالیت‌ها با هزینه کمتر از طریق دورکاری به بخش‌های برون‌سازمانی وجود دارد.
سیر تحول دورکاری
زنده‌دل در قسمتی از سخنان خود در ارتباط با پیشینه و سیر تحول دورکاری در نظام اداری و دولتی ایران صحبت کرد. به گفته او تصویب و ابلاغ آیین‌نامه دورکاری کارکنان دولتی در سال ۸۹ صورت گرفت. در ادامه در آذرماه سال ۹۲ پیشنهاد لغو مصوبه دورکاری توسط معاون وقت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس‌جمهور مطرح شد. او همچنین بیان کرد که اجرای دورکاری در سازمان اسناد و کتابخانه ملی در بهمن ماه ۸۹ همزمان با تصویب و ابلاغ آیین‌نامه مذکور در دستور کار قرار گرفت. در ادامه در آذرماه سال ۹۸ و قبل از شیوع پاندمی کرونا، شیوه‌نامه ضوابط و شرایط اجرای طرح دورکاری در سازمان مذکور تهیه و تنظیم شد.
پیشنهادهای مدیریتی برای توسعه دورکاری
مدیرکل برنامه‌ریزی و نظارت سازمان اسناد و کتابخانه ملی در قسمت دیگری از ارائه خود به‌منظور توسعه دورکاری برای سازمان‌های دولتی توصیه‌های کارشناسی خود را بیان کرد. به نظر من مدیر دولتی اعتمادسازی برای مدیران یکی از موضوعات مهم در بحث دورکاری است و باید در این جهت تلاش کرد. از نظر او این مهم از طریق سامانه‌سپاری و شفاف‌سازی به‌دست می‌آید. متناسب‌سازی سبک مدیریتی برای مدیران دولتی نیز یکی از اقدامات مهم در زمینه مذکور است. زنده‌دل همچنین بیان کرد برای توسعه دورکاری باید زیرساخت‌های سخت‌افزاری و شبکه‌ای ارتقا یابد و همچنین فعالیت‌های جایگزین در صورت قطع سیستم یا اینترنت تعریف شود. زنده‌دل در بخش دیگری از سخنان خود اشاره کرد که شناورسازی و مدیریت زمان دورکاران بحث مهمی در زمینه دورکاری است و باید بین ساعت کاری اداری و دورکاری تفاوت در شناوری زمانی قائل شد.علاوه‌بر این برنامه‌ریزی برای منابع انسانی ضرورتی اجتناب‌ناپذیر در بحث دورکاری است. همچنین به‌دلیل آنکه دورکاری در فضایی غیر از محیط کار انجام می‌شود در بحث امنیت اطلاعات به‌ویژه برای داده‌های حساس و محرمانه باید اهمیت ویژه‌ای قائل شد. زنده‌دل افزود که پشتیبانی فناوری اطلاعات برای دورکاران در ساعات غیراداری بستر مهمی برای چالش‌های ایجاد شده در فضای دورکاری است. سامانه تیکتینگ یکی از سامانه‌هایی است که او برای سازمان‌های دولتی که کارمند بالا دارند و از دورکاری استفاده می‌کنند توصیه کرد. سازمان‌های مذکور می‌توانند برای گزارش‌دهی مشکلات اداری کارکنان در خارج از ساعت اداری از این سامانه استفاده کنند. ضمن آنکه به‌دلیل تازه بودن این شرایط برای کارکنان به‌منظور بهره‌وری بیشتر در زمینه دورکاری باید محتوای آموزشی برای مشاغل دورکاری به‌ویژه برای کارکنان در سنین بالاتر تولید شود. ضمن اینکه به‌منظور درک عدالت سازمانی در برخورد با کارکنان باید از طریق ایجاد شفافیت در فرآیندها به درک مشخصی در سازمان‌های دولتی رسید. این امر مستلزم آن است که قوانین و مقررات سازمان‌های دولتی متناسب با شرایط روز سازمان و جامعه به‌روزرسانی شود. به‌منظور کسب موفقیت در زمینه دورکاری باید دست سازمان‌ها را باز گذاشت تا از مقررات وضع شده بتوانند متناسب با شرایط خود بهره ببرند نه اینکه یک قانون ثابت برای تمام سازمان‌های دولتی وضع کرد. این مدیر دولتی معتقد است که باید در بحث دورکاری نظام اداری با تاکید بر نتایج باشد. به عبارت دیگر تاکید به سمت خروجی محور بودن فعالیت‌ها باشد تا اینکه بر فرآیندمحور بودن آنها تمرکز شود. زنده‌دل تاکید کرد که حمایت مدیریت و استمرار آن به‌منظور بهره‌وری حداکثری از فضای دورکاری موضوع مهمی است.
