براساس یادداشت منتشر شده در سایت سازمان امور مالیاتی کشور، نکته‌ای که ممکن است برخی را به‌اشتباه بیندازد، یکی بودن صورت معاملات فصلی با مالیات با ارزش افزوده است. صورت معاملات فصلی تنها محدود به ارائه فهرست معاملات است و در آن مالیات جداگانه‌ای دریافت نمی‌شود. در حقیقت صورت معاملات فصلی تنها روش برای شفاف‌تر شدن معاملات و معامله‌گران است. درحالی‌که مالیات‌ ارزش افزوده نوعی مالیات است که درعین ‌حال مشمولان آن ملزم به ارائه صورت معاملات فصلی هستند. در نظر داشته باشید که مشمولان ارائه صورت معاملات فصلی محدود به مشمولان پرداخت مالیات‌ ارزش افزوده نیستند.

مطابق ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم، مؤدیان مشمول ارائه صورت معاملات فصلی مکلف‌اند، برای تمامی معاملات خود صورت‌حساب صادر کرده و در آن شماره اقتصادی خود و طرف معامله را وارد کنند و در فواصل زمانی سه ‌ماهه فهرست صورت‌حساب‌های خود را در قالب‌های مشخص به سازمان امور مالیاتی ارسال کنند.افراد مشمول باید در نظر داشته باشند که درج شماره اقتصادی طرف معامله در صورت‌حساب ضروری است و عدم درج آن تخلف محسوب می‌شود. درصورتی‌که افراد حقیقی طرف معامله شماره اقتصادی دریافت نکرده‌اند، می‌توان از کد ملی آنها به‌جای کد اقتصادی استفاده کرد. برای اشخاص حقوقی‌ای که شماره اقتصادی ندارند نیز می‌توان از شناسه ملی آنها استفاده کرد.

براساس تبصره ۳ ماده ۱۶۹ قانون مالیات‌های مستقیم که به‌صورت معاملات فصلی اختصاص دارد، سه گروه موظف به ارسال صورت معاملات فصلی هستند. این سه گروه عبارتند از؛ اشخاص حقوقی (شرکت‌ها)، اشخاص حقیقی (مشاغل) گروه اول و صاحبان مشاغل مشمول اجرای قانون مالیات‌ ارزش افزوده.

صورت معاملات فصلی باید در دوره‌های سه‌ماهه و براساس فصول شمسی به سازمان امور مالیاتی ارسال شوند. مهلت ارسال صورت معاملات فصلی تا ۴۵ روز یا همان یک ماه و نیم پس از پایان فصل است. در صورتی ‌که سررسید سال مالی یک شرکت در میان یکی از فصول شمسی باشد، آن شرکت موظف است یک گزارش معاملات فصلی برای شروع فصل تا شروع سال مالی و یک گزارش معاملات فصلی از شروع سال مالی تا پایان همان فصل ارائه دهد.