فرآیندها و مصیبت‌ها؛ چالش مدیران امروز
این پریشان حالی در تمام بخش‌های اجرایی و عملیاتی کشور از خردترین امور چون خرید یک کالای ساده در فروشگاه، تا اموری چون گشایش خط اعتباری بانکی یا دریافت مجوزهای مربوط به ادارات و حتی اخذ و اجرای تصمیمات کلان کشوری مانند بودجه و تصمیمات استراتژیک اقتصادی به وفور به چشم می‌خورد. حال این پرسش باقی می‌ماند که دلیل این همه آشفتگی از کجا می‌تواند نشات گرفته باشد و چرا دولت‌های متعدد با رویکردهای سیاسی متفاوت نتوانستند برای این مشکل راهکار مناسبی اتخاذ کنند. با نگاهی جست‌وجو گرانه در روند‌های جاری به نیکی دیده می‌شود که بنیان این مساله را باید در فرآیندهای حاکم بر ساختار‌های کاری و اجرایی (و نحوه شکل‌گیری و انسجام‌شان) جست‌وجو کرد.شاید یکی از دلایل مهم فشارهای سنگینِ ناشی از تحریم‌ها در دولت دهم، نبود فرآیندهای صحیح بوده و اگر به‌طور پیشگیرانه‌ای قبل از ورود تحریم‌ها و پیامدهای آنها، به اصلاح فرآیندها می‌پرداختیم، به احتمال زیاد شاهد فشار تحریم‌ها نبودیم و پیامدهای آنها نیز تا حد قابل‌توجهی کاهش پیدا می‌کرد. چون در اصل تحریم‌ها نبودند که باعث ایجاد مشکل شدند، بلکه نبود فرآیندهای ساختارمند در کشور منجر به بروز دشواری‌ها و رویدادهای سخت گذشته شد.امروزه هم که در آستانه خط مشی نوین و سیاست‌های سخت‌گیرانه دولت ترامپ علیه ایران به‌منظور تضعیف برجام هستیم، بیشتر از قبل برای برون رفت از این قبیل مسائل نیازمند اصلاح فرآیندهای داخلی و ساختارها در کشور خواهیم بود.
فرآیند را می‌توان به معنای مجموعه ای از فعالیت‌های مرتبط و تاثیرگذار، که ورودی‌ها را به خروجی‌ها تبدیل می کند، تعریف کرد. ورودی، مجموعه‌ای از پارامتر‌هایی است که برای شروع یک کار تعریف می‌شود و در آن مراحلی تعیین می‌شود که براساس ساختاری کلی طراحی شده و به کمک زیر سیستم‌ها به روند‌ها و رویه‌هایی تبدیل شده تا کار هدف‌گذاری شده را به خروجی مورد نظر سوق دهد. بنابراین اگر به فرآیندهای موجود در کشور و ساختار‌های حکومتی و سازمانی با دقت بیشتری توجه کنیم و آنها را مورد مطالعه دقیق‌تری قرار دهیم، عمده مشکلات کشور در فرآیندها را در سه بخش می‌توانیم خلاصه کنیم:
۱- فرآیندهای اشتباه
در واقع مصیبت‌های ساختاری در سازمان‌ها و مراکز دولتی و غیر دولتی از آنجا آغاز می‌شود که فرآیندهای موجود صحیح تعریف نمی‌شوند. این عدم تعریف صحیح فرآیندها ناشی از اشراف نادرست به امور مورد نظر، کاستی در دانش و تجربه اندک کسانی است که فرآیندها را طراحی کرده یا عدم بهره جویی صحیح از تجربیات حاصل از به‌کارگیری فرآیندهای موجود است. در اصل پافشاری مدیران به فرآیندهای سنتی، مصلحت طلبی به جای فرآیند گرایی یکی از آفت‌های مهم در نظام مدیریتی کشور است.
۲- فرآیندهای ناقص
شاید از جهت تئوریک، فرآیندی از سوی کارشناسان درست طراحی شود، اما به‌دلیل روحیه عمده مدیران کشور که سرعت در عملیات را مقدم بر مطالعه و سنجش صحیح دانسته یا پیاده‌سازی فرآیند به‌صورت پایلوت را در اولویت قرار نمی‌دهند، فرآیندها به صورت ناقص اجرا و با هزینه‌های گزاف‌تر اصلاح می‌شود. حال اگر در این میان تغییر مدیر اجرایی هم صورت پذیرد، اصلاح فرآیندهای ناقص به‌دلیل سلیقه شخصی مدیر جدید، به‌طور کامل متوقف می‌شود.
۳- فرآیندهای موازی
تمامی نهاد‌های موازی که امروز در کشور، سازمان‌ها و شرکت‌ها ایجاد شده اند، همگی حاصل عدم اصلاح فرآیندهای موجود (فرآیندهای ناقص یا فرآیندهای اشتباه) است. گویی یک ناباوری یا یک ترس نهفته در مدیران برای اصلاح فرآیندها وجود دارد. کافی است با کمی تامل و شجاعت برای بازخوانی فرآیندها اقدام صورت گیرد تا جلوی هزینه‌های گزاف حاصل از فرآیندهای موازی گرفته شود. برای برون رفت از مساله یاد شده شاید بتوان سه راهکار پیشنهاد داد که می‌توان هر یک را در یک گفتار مجزا بسط و توضیح داد و تنها در این مقاله به توضیح مختصری اکتفا می‌شود:
۱– جایگزین کردن تفکر سیستمی به جای تفکر سنتی: در این روش، یاد داده می‌شود که چگونه با نگاهی فرآیند محور به مسائل نگریسته شود و چگونه به ساختارها و رویه‌ها به جای سنت گرایی بیشتر توجه شود. در این روش مستندسازی امورِ کاری یکی از بخش‌های مهم تلقی می‌شود تا گام‌ها، رویه‌ها و ساخت فرآیندها با نقص کمتر و ریسک پایین‌تر صورت پذیرد.
۲- دیجیتال کردن امور اجرایی: نفس دیجیتال کردن و متکی بر نرم‌افزار بودن امور کاری، خود امری فرآیند محور است زیرا در این روش محتوا به صورت ساختار الگوریتمی تبدیل می‌شود و بنیان ساختار الگوریتمی موجب می‌شود که فرآیندها با حداقل اشتباهات ایجاد شود. در این ساختار با اتکا به مبانی ریاضی و تلفیق با تفکر سیستمی محتوا‌های مبهم و فرآیندهای ناقص، شفاف و کارآمد می‌شوند تا یک تفکر طراحی شده پیاده‌سازی شود.۳- استفاده از روانشناسی نوین: در دو دهه اخیر شاهد پیشرفت چشمگیر علم روانکاوی نوین بودیم به صورتی که امروزه روانشناسی مقدم بر فلسفه شده است. این روش به کمک شناخت صحیح از روان انسانی و روان اجتماعی، به چیدمان درست فرآیندها یاری می‌رساند و به کمک روش‌های مانیتورینگ (مرشد محوری) امکان استفاده از تجربه‌های فرآیندی مستند شده بیشتر فراهم می‌شود. با این رویکرد می‌توان به صورت گسترده جلوی فرآیندهای ناقص و موازی را گرفت. امید است این مقاله مقدماتی، جرقه‌ای هر چند کوچک، برای مسوولان، مدیران میانی و مدیران بخش خصوصی به جهت تفکر برای نیل به راه روشن‌تری نسبت به وضعیت مصیبت بار کنونی روشن کند.
ارسال نظر