برای صد ساله شدن باید نخست متولد شد

تکنولوژی در خدمت مدیریت و مدیران

نویسنده: نوا روی مترجم: سید حسین علوی لنگرودی منبع: Innovation Management Journal : امروزه کمتر حوزه‌ای از زندگی و کار را می‌توان سراغ گرفت که تکنولوژی‌های دیجیتالی به آن راه نیافته و در آن جریان‌ساز نباشند. در حال حاضر دیگر جای تعجبی وجود ندارد که افراد از درون خانه‌شان و دور از هم روی یک پروژه کار کنند و بدون اینکه همدیگر را از نزدیک ببینند و با هم ملاقات‌های رو در رو داشته باشند، یک تیم کاری منسجم را تشکیل دهند. امروزه دیگر نیازی نیست یکسری افراد که قرار است به‌صورت یک تیم کاری فعالیت کنند در زمان و مکان معینی دور هم جمع شوند و آموزش ببینند یا به‌صورت فیزیکی با همدیگر تعامل داشته باشند، گزارش کارشان را تحویل مافوق‌شان دهند و به اطلاعات دسترسی مستقیم داشته باشند. بنابراین مدیران باید ضمن آگاهی از پتانسیل‌های بی‌نظیر و عظیمی که در تکنولوژی‌های دیجیتالی نهفته است، با جدیدترین تکنولوژی‌هایی که در خدمت مدیریت هستند آشنا شوند. در این مقاله به چند مورد از جدیدترین و پرطرفدارترین تکنولوژی‌های مدیریتی سال ۲۰۲۰ اشاره خواهد شد.

تکنولوژی‌هایی در خدمت ارتباط از راه دور کارمندان:

Asana: این نرم‌افزار مدیریت پروژه به مدیران این امکان را می‌دهد تا به‌صورت مجازی به کارکنان و اعضای تیم‌های کاری زیر نظرشان یکسری کارها را محول کنند، میزان پیشرفت کارها را رصد کنند و ناکارآمدی‌ها و ضعف‌ها را شناسایی و به آنها گوشزد کنند.

Trello: ترلو یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مبتنی بر وب است و مانند نرم‌افزار آسانا این اجازه را به اعضای تیم‌های کاری می‌دهد تا بین خود و به‌صورت کاملا مجازی تقسیم کار کنند و به مدیران و رهبران تیم‌های کاری نیز امکان کنترل و مانیتورینگ پیشرفت کارها مطابق با دستورالعمل‌های اعلام شده توسط مدیریت را می‌دهد.

Slack: اسلک یک ابزار ارتباطی ویژه کسب‌وکار است که با استفاده از آن می‌توان کانال‌های مختلفی را برای بخش‌ها و پروژه‌های گوناگون ایجاد کرد. این کانال‌ها می‌توانند بر اساس شاخص‌هایی مانند میزان اهمیت هر کدام از فرآیندها، اضطراری بودن پروژه‌ها و احتمال بروز زیان ناشی از خطاهای احتمالی شکل بگیرند.

Skype for Business: یک برنامه مخصوص تیم‌های کاری مجازی است که نیازمند برقراری گفت‌وگوهای پیامکی پیوسته با همدیگر هستند. این برنامه به گونه‌ای طراحی شده که به حساب‌های کاربری افراد در Microsoft Outlook متصل می‌شود و امکان استفاده از برنامه اسکایپ برای تماس‌های ویدئویی زنده بین اعضای تیم‌ها را فراهم می‌آورد.

۷Shifts: اگر شما با پروژه‌هایی سر و کار دارید که برای اجرای آنها چند تیم کاری به‌طور شیفتی و نوبتی فعالیت می‌کنند، به شدت به ابزاری نیاز دارید که کارهای انجام‌شده توسط شیفت قبلی را به تیم مسوول شیفت بعدی تحویل دهد و بهترین گزینه برای این کار ۷Shifts نام دارد که از ابتدای سال ۲۰۲۰ به بازارهای جهانی عرضه شده است.

نقطه اشتراک تمام نرم‌افزارهای معرفی شده در بالا این است که همگی آنها دارای نسخه اپلیکیشن قابل نصب روی تلفن همراه هستند و در نتیجه کارکنان سازمان‌ها و اعضای تیم‌های کاری قادرند با استفاده از تلفن‌های همراه خود به تمامی این موهبت‌های تکنولوژی دسترسی داشته باشند.

تکنولوژی‌هایی برای کنترل از راه دور: بعضی از مدیران هستند که کنترل و مانیتورینگ پیوسته کارکنان‌شان برای آنها خیلی اهمیت دارد و دوست دارند تمام کارکنان طی ساعات کاری مشغول به انجام وظیفه‌های محوله باشند، اما این دسته از مدیران ممکن است نه فرصت و امکان پایش و کنترل تمام کارکنان را داشته باشند و نه تمایلی به حضور دائمی در اتاق آنها. بنابراین، ابزارهایی مانند Toggl و Paycom به وجود آمده‌اند که به مدیران این امکان را می‌دهند که به‌صورت نامحسوس و از راه دور بر کارکرد کامپیوترهای شخصی کارکنان اشراف داشته باشند و به راحتی ببینند هر کدام از کارکنان در چه زمانی چه استفاده‌ای از کامپیوترها و تلفن‌های محل کارشان دارند و چه فایل‌ها و اطلاعاتی را دانلود یا آپلود کرده‌اند. چنین ابزارهایی می‌توانند هم خیال مدیران را بابت عمل کردن کارکنان به وظایف محوله به آنها آسوده کنند و هم کارکنان را نسبت به مدیران مافوق‌شان و همچنین سازمان‌های متبوع‌شان پاسخگوتر و مسوولیت‌پذیرتر کنند.

پروتکل‌هایی برای حفظ و ارتقای امنیت: آگاهی از الزامات و پروتکل‌های امنیتی چیزی نیست که مختص مدیران و کارکنان بخش فناوری اطلاعات شرکت‌ها و سازمان‌ها باشد و تمام مدیران ارشد و میانی نیز باید به‌طور کامل در مورد این پروتکل‌ها و چرایی الزام‌آور شدن آنها و همچنین پیامدهای منفی ناشی از عدم رعایت آنها اطلاعات داشته باشند. این اطلاعات می‌تواند هم در زمان استراتژی‌بندی و برنامه‌ریزی‌های مدیریتی و اجرایی برای مدیران سودمند باشد و هم به آنها کمک کند در برخورد با کارکنان و اعضای تیم‌های تحت رهبری‌شان مفاد مربوط به این پروتکل‌ها را به اطلاع آنها برسانند و در مورد خطرات احتمالی ناشی از عدم رعایت این پروتکل‌ها به آنها هشدار دهند.

این پروتکل‌ها عبارتند از: پروتکل‌های مرتبط با ورود و خروج از سیستم‌های کامپیوتری؛ روش‌های ایجاد حساب‌های کاربری و ایمن نگه داشتن آنها؛ روش‌های تغییر و به روزرسانی دائم رمزهای عبور؛ پروتکل‌های مرتبط با دسترسی محدود کاربران به اطلاعات به‌ویژه در زمان اتصال کاربران به سیستم‌ها به‌صورت غیرحضوری و از راه دور؛ سیاست‌های سازمان در حوزه فناوری اطلاعات به‌ویژه در زمینه حضور در رسانه‌های اجتماعی و استفاده کارکنان از آنها؛ پروتکل‌ها و توصیه‌های تخصصی مرتبط با الکترونیکی کردن اسناد کاغذی، ذخیره‌سازی فایل‌ها و داده‌های قدیمی و جدید و نحوه امحای اسناد و مدارک قدیمی.

در مجموع می‌توان گفت در حال حاضر به هیچ عنوان امکان دیوار کشیدن بین محل کار و دنیای دیجیتالی وجود ندارد و مدیران چه بخواهند و چه نخواهند باید از تکنولوژی‌های جدید و به روزی که در زمینه مدیریت و ارتباط با کارکنان و مشتریان و سایر ذی‌نفعان مرتبط با سازمان معرفی می‌شوند، استفاده کنند و چه بهتر که با چشمانی باز و ذهنی آماده ابزارهای ابداع شده برای انجام وظایف گوناگون مدیریتی را انتخاب و مورد استفاده قرار دهند.

[e-mail]