«آن کروگ» مدیر منابع انسانی شرکت تایم‌اکستندر از آغاز نسل آینده رهبری سازمانی می‌گوید
چگونه سازمانی بی‌نیاز از مدیریت بسازیم؟
نسل آینده رهبری سازمانی، تعهد به ساختن شرکتی انطباق‌پذیر و پایدار است. در این مسیر باید از کارکنان حمایت کرد که مهارت‌های نوآوری، رویه‌های ترقی‌خواه کسب‌وکار، خودآگاهی و هوش احساسی را تقویت کنند. پیشبرد نسل آینده رهبران سازمانی، می‌تواند به‌جایی برسد که سازمان‌هایی با تیم‌های بی‌نیاز از مدیریت پدید آیند؛ تیم‌هایی که خودشان مدیریت خود را بر عهده می‌گیرند و در مسیر پیش می‌روند. در ساختار چنین سازمان‌هایی، افراد در تیم‌هایی کاملا خودمختار کار می‌کنند. هر کدام از اعضا، مسوولیتی در رهبری فنی، مدیریت، برنامه‌ریزی، اجرا و تولید محصول یا خدمت نهایی بر عهده می‌گیرد. راهنمای آنها، اهداف و میل دستیابی به نتایج است و این کار را بدون نظارت مدیران رده میانی انجام می‌دهند. در چنین سازمان‌هایی در حقیقت با توانمندسازی افراد برای خودمدیریتی مواجه هستیم. با نسل آینده رهبری، شرکت‌ها به دنبال توانمندسازی کارکنان با آزادی، مسوولیت‌پذیری، تکنیک‌های خودمدیریتی و مهارت‌های قابل انتقال زندگی برمی‌آیند که به آنها در تصمیم‌گیری‌های باکیفیت برای خود و سازمانشان کمک می‌کنند.
اما نسل آینده رهبران سازمانی برای ایجاد چنین مهارت‌هایی در کارکنان خود، چگونه باید ساختار فیزیکی شرکت را به‌روزرسانی کنند؟
* رهبری سازمانی. تمایل به خودمختارسازی کارکنان، با داشتن یک رویا و چشم‌انداز شروع می‌شود. این کار، با هدف دستیابی به نتایج کلیدی در تمام سطوح سازمان با استفاده از دستاوردهای تیم‌ها یا حلقه‌ها و افراد شروع می‌شود. امروزه، نسل آینده رهبران سازمانی متوجه هستند که کارکنان آنها مهم‌ترین دارایی شرکت و سازمان‌ها به‌شمار می‌روند که بخش چشمگیری از زندگی خود را در محیط کار به سر می‌برند. به همین دلیل خواهان سرمایه‌گذاری و تقویت کارکنان خود هستند. تلاش‌های اخیر رهبران سازمانی ترقی‌خواه شامل کمک به کارکنان برای دستیابی به تعادل بالاتری بین زندگی و کار بوده است. اما اکنون آنها می‌خواهند پا را از این هم فراتر گذاشته و کارکنانی بسازند که خودمختار بوده و به برنامه‌ریزی و مدیریت کارهای خود بپردازند.
* فرهنگ. کمک به دیگران برای خودمختار شدن، با داشتن کارکنانی شروع می‌شود که خواهان مسوولیت‌پذیری فردی و همکاری‌های گروهی باشند. در حقیقت، حرکت در این مسیر با انتخاب و استخدام کارکنان شروع می‌شود. باید کارکنانی انتخاب کرد که با این فرهنگ سازمانی انطباق داشته باشند و سیستم ارزشی آن را بپذیرند. حتی پیش از آن نیز می‌توان اقداماتی انجام داد که افراد متناسب، به راحتی بتوانند از وجود چنین شرکت و سازمان خودمختاری اطلاع یابند. این کار را می‌توان از طریق یک فرهنگ سازمانی خودمختار انجام داد که در آن، کارکنان به آگاه‌سازی جامعه از فرهنگ سازمانی (از طریق کانال‌های ارتباطی) خود اقدام کنند و سپس به انتخاب نیروهای جدید بپردازند.
* کارآموزی. مرحله کارآموزی نیز توانایی کارکنان جدید را می‌تواند برای آگاهی و هوشیاری از شرایط، بالا ببرد. کارآموزی باید دائمی و داوطلبانه باشد تا باعث تحمیل ایده‌ها به افراد نشود. آنها باید بتوانند در زمان آمادگی خود، به اطلاعات و ایده‌ها دست یابند. ما پی برده‌ایم که افزایش آگاهی محیطی افراد در وقفه‌های کاری کوتاه روزانه، می‌تواند آنها را متمرکز، هوشیار و نوآور نگه دارد.
* استخدام. هر استخدام خوب، با بیان واضح و روشن نیازمندی‌های شغل شروع می‌شود. پس از آن نیاز است که با ریزبینی در رزومه افراد و پرسش‌های درست از آنها، انتخاب درست را انجام داد. زمانی که فردی داوطلب به مصاحبه کاری دعوت می‌شود، باید او را در سناریوهای فرضی کار قرار داد تا از تصمیم‌گیری‌ها و واکنش‌های فرهنگی مناسبش اطمینان یافت. همچنین می‌توان آنها را یک روز در گروهی کاری قرار داد تا از مهارت‌های تیمی و همکاری‌‌شان هم اطمینان یافت. این موضوع از آنجا اهمیت دارد که برخورداری از تیم‌های خودمختار، به معنای لزوم خودآگاهی و خودمدیریتی برای رسیدن به نتایج فردی، تیمی و سازمانی است. در این مسیر، لازم است که منافع فردی را کنار گذاشت و نتایج تیمی را ارجح دانست.
* شروع کار. وظایف ما به‌عنوان نسل آینده رهبران سازمانی با شروع به کار افراد استخدام‌شده ادامه می‌یابد. در شرکت ما (تایم‌اکستندر)، نیروهای جدید با شرکت در دوره آموزش ضمن خدمت، خود را با محیط جدید انطباق می‌دهند. این دوره براساس کتاب «هفت عادت مردمان موثر» استفان کاوی طراحی شده است. در این دوره، می‌توانیم چند درس مهم کار و زندگی (مانند عامل بودن، ذهناً از پایان شروع کردن و جست‌وجوی راه‌حل‌های برد-برد) به آنها القا کنیم. ما از همان آغاز، این هفت عادت را به‌عنوان بستری برای ارتباطات و آموزش شرکت خود به کار می‌گیریم و در کنار آن، افراد می‌توانند در آموزش‌های داوطلبانه افزایش آگاهی هم شرکت کنند. ارتباطات مستمر در کانال‌های ارتباطی شرکت، باعث تقویت ارزش‌های سازمانی ما شده و شرایطی فراهم می‌کند که افراد بتوانند از اشتباهات و تجربیات یکدیگر درس بگیرند. آگاهی کامل کارکنان جدید و قدیمی از شرایط باعث می‌شود که هفت عادت آنها تقویت شده، بتوانند با تعادل‌بخشی به کارشان متمرکز و نوآور و هوشیار باقی بمانند و در نهایت تصمیماتی باکیفیت برای خود، تیم و شرکت بگیرند.
* ارزش‌ها. ما ارزش‌های شرکت خود را «باورهای محوری» می‌نامیم. به‌عنوان مثال، با یک هدف محوری و یک استراتژی واضح به ساده‌سازی، خودکارسازی و اجرای برنامه‌ها اقدام می‌کنیم. از طرفی، به‌دلیل اهمیت زمان، با انرژی کامل کار می‌کنیم. این موارد، باورهای محوری تایم‌اکستندر هستند و بخشی از ژن و فلسفه سازمانی ما به حساب می‌آیند. ما با الهام گرفتن از نام شرکت خود، صرفه‌جویی در زمان را همواره مدنظر داریم و برای آن، هر کاری را که بشود، خودکارسازی می‌کنیم.
ما همین کار را برای شرکا و مشتریان خود هم انجام می‌دهیم. شعار ما برای آنها، «ارائه دسترسی فوری به داده‌های شرکت» است؛ موضوعی که برای هر شرکتی لازم است و آنها را قادر به تصمیم‌گیری‌های بیشتر و باکیفیت‌تر می‌کند. کارکنان ما هر روز با همین هدف محوری، به همکاری با دیگر اعضا می‌پردازند. این باورهای محوری، به ما در اولویت‌بندی‌ها کمک می‌کنند. زمانی که اهداف و باورهای محوری مشخص باشند، خودمختار کردن تیم‌ها و شرکت آسان می‌شود.
* کار تیمی. ما برای بهره‌مند شدن از هم‌افزایی و قدرت تیم‌های خودمختار، یک مدل سازمانی جدید، نوآورانه و چابک ایجاد کرده‌ایم که افراد در آن می‌توانند براساس کارها، شغل و پروژه‌هایشان با هرکدام از کارکنان دیگر به همکاری بپردازند و به اصطلاح ما، حلقه‌هایی درون‌سازمانی ایجاد کنند.
این وضعیت باعث افزایش اشتراک‌گذاری ایده‌ها (مشابه گرده‌افشانی) و مشورت گرفتن از دیگران می‌شود. در حلقه‌های درون‌سازمانی ما، اهداف افراد و شرکت مشابه هستند. هر حلقه، یک هدف حرفه‌ای را دنبال می‌کند و اعضای آن با گفت‌وگوهای هدفمند از رشد و پیشرفت خود اطمینان می‌یابند. زمانی که هر کدام از این حلقه‌های کاری شکل می‌گیرند، چند سوال اساسی به هدف‌دهی و تعیین مسیر آن کمک می‌کند؛ مانند: «هدف استراتژیک این حلقه چیست؟»، «ارزش‌ها چیستند؟» و «چگونه باید به هدف خود برسیم؟».
* همکاری. همکاری یکی از ویژگی‌های مهم تایم‌اکستندر است. کارکنان ما به‌طور دائم با مشاوران و مربیان دیدار می‌کنند تا به گفت‌وگو درباره یکسان‌سازی اهداف و مقاصد بپردازند. زمانی که ابتدای هر سال، اهداف و مقاصد فردی آنها با اهداف و استراتژی شرکت یکسان شود، نیازی به مدیریت و نظارت دائمی بر کار آنها نخواهد بود. این ویژگی، کار تعیین مسیر، افزایش هماهنگی، تعهد و ایجاد جریانی دائمی از بازخورد‌ها (چه از مدیران به کارکنان و چه از کارکنان به مدیران) را راحت می‌کند. علاوه بر آن، به‌دلیل حضور کارکنان در نقاط مختلفی از جهان، فناوری‌ها را برای برگزاری جلسات آنلاین به کار گرفته‌ایم و هر جلسه با یک دقیقه سکوت آغاز می‌شود تا افراد بتوانند به‌دلیل تفاوت‌های شخصی و فرهنگی، تمرکز بیشتری به دست آورند.
* منحصربه‌فرد بودن. ما سال‌ها قبل تصمیم گرفتیم که یک بازیگر متمایز در صنعت خود باشیم. ما توانسته‌ایم سازمانی پیشرفته با کارکنانی توانمند و بی‌نیاز از مدیر بسازیم که باعث افزایش انطباق‌پذیری شرکت و مقابله با چالش‌ها می‌شود. کارکنان ما از حضور در یک شرکت منحصربه‌فرد که آزادی و انعطاف‌پذیری بالایی دارد، لذت می‌برند. با این حال، آزادی و انعطاف‌پذیری نیاز به سطح بالایی از آگاهی و مسوولیت‌پذیری دارد. به همین دلیل، بخشی از زمان‌های کاری روزانه را به افزایش داوطلبانه مهارت‌های زندگی و یادگیری اختصاص داده‌ایم. ما این مطلب را از بسیاری از جویندگان شغل می‌شنویم که فرهنگ سازمانی ما، آنها را جذب خود کرده است. این اتفاق زمانی می‌افتد که باورها، اهداف و فرهنگ خود را به‌طور واضح به گوش جامعه برسانیم تا مناسب‌ترین افراد جذب ما شوند. همان‌طور که گفته شد، بخشی از هویت خاص ما، شروع جلسات با یک دقیقه سکوت است. این یک دقیقه، باعث آرام شدن ذهن، افزایش تمرکز و خطور ایده‌های جدید به ذهن افراد می‌شود و بسیاری از کسانی که در جلسات ما شرکت کرده‌اند نظری مثبت به آن داشته‌اند.
* هدفی بزرگ. ما بخش بزرگی از زندگی خود را در محیط کار می‌گذرانیم. لازم است که علاوه بر تمام موارد گفته‌شده، زندگی ثمربخش و شادی داشته باشیم. ما باید مسوولیتی اجتماعی و ارزشمند داشته باشیم و هدفی بزرگ را دنبال کنیم. کارکنان ما همچنین علاقه‌مند هستند که با پیشرفت در مسیر خود، درآمدهای شرکت را افزایش دهند و به‌دلیل همراستا شدن اهداف شخصی و سازمانی و همچنین توانمندی‌ها و مهارت‌های خود، نیاز خاصی به مدیریت و نظارت ندارند.
