روش‌هایی هوشمندانه برای انتقال فرهنگ سازمانی به فضای مجازی
فرهنگ سازمانی، چه در دفترکار واقعی و چه در دفتر کار مجازی، با تکیه بر ارتباطات و تعاملات کارکنان شکل گرفته و تداوم یافته است. اگر این تعاملات کمتر شوند، فرهنگ سازمانی هم رفته‌رفته از یاد می‌رود، درست مثل گذرگاهی که در یک علفزار به مرور زمان به وجود آمده و اگر مدتی انسان‌ها بر آن قدم نگذارند، دوباره گیاه و علف در آن رشد کرده و مسیر ناپدید می‌شود. بهترین رهبران و سازمان‌ها آنهایی هستند که همواره با کارکنان در ارتباطند و ضمن حفظ سلسله مراتب و تشریفات فرصت‌هایی را برای برقراری ارتباط مطلوب و با معنا خلق می‌کنند. در ادامه، به روش‌های خلاقانه‌ای خواهیم پرداخت که برخی سازمان‌ها از زمان همه‌گیر شدن بیماری کرونا آنها را به منظور انتقال فرهنگ سازمانی از دنیای واقعی به دنیای مجازی به کار گرفته‌اند.
ارتباط درون سازمانی از طریق پادکست ویدئویی
کارکنان شرکت‌ها و سازمان‌ها، بدون ارتباط با مدیران دچار بلاتکلیفی بی‌سابقه‌ای می‌شوند. تعاملات روزمره رهبر سازمان با کارکنان مبین اهمیت و احترامی است که او برای کارکنان قائل است، حتی اگر این تعاملات دربردارنده اطلاعات جدیدی نباشند. در حالی که بسیاری از سازمان‌ها تلاش می‌کنند از طریق ارسال تفهیم‌نامه و برگزاری کنفرانس‌های مجازی ارتباطشان را با کارکنان حفظ کنند، رافائل سویری، مدیر و یکی از بنیان‌گذاران پلت‌فرم WalkMe، تصمیم گرفته از طریق یک پادکست ویدئویی به اسم WalkMe Show با تیم ۸۵۰ نفری کارکنان شرکتش ارتباط برقرار کند. در هر فصل از این پادکست، وی ابتدا جدیدترین اخبار مرتبط با کووید- ۱۹ را به اطلاع کارکنان شرکت می‌رساند و سپس با بعضی از آنها مصاحبه می‌کند. سویری می‌گوید: «در هر فصل از این پادکست مصاحبه‌ای با یکی از کارمندان شرکت دارم و سعی می‌کنم اطلاعاتی راجع به کار آنها و سهم یگانه آنها در رشد و موفقیت شرکتمان به دست آورم. در هر یک از این مصاحبه‌ها از شور و شوق، تخصص و بینش یگانه کارمندان شرکت شگفت‌زده می‌شوم.» سویری پس از ضبط این مصاحبه‌های ۱۵ دقیقه‌ای، آنها را از طریق ایمیل با دیگر اعضای شرکت به اشتراک می‌گذارد. این روش نه تنها جدیدترین اطلاعات را در اختیار گروه می‌گذارد، بلکه این فرصت را هم در اختیار کارکنان می‌گذارد که تجربیات کاری خود را با سایر همکارانشان قسمت کنند و آن را گرامی بدارند.
بازآفرینی جشن‌ها و دورهمی‌های محیط اداری در فضای مجازی
جشن‌ها و مراسم اداری نقش مهمی در تقویت فرهنگ سازمانی ایفا می‌کنند. صرف دسته جمعی غذا و شرکت در مراسم سالانه، فرصتی برای دور شدن کارکنان از کار و محیط کاری است. همچنین، این فرصت موجب استحکام روابط کارکنان شده و کیفیت همکاری آنها را ارتقا می‌بخشد. یافتن روش‌های نوین برای بازآفرینی این فرصت‌ها و مراسم در دوران سردرگمی کارکنان خانه‌نشین باعث عادی‌سازی شرایط ذهنی آنها می‌شود. اشلی پردم، مدیر بازاریابی آژانس تبلیغاتی Night after Night، می‌گوید: «پیش از همه‌گیری کرونا، یک شب در ماه در شرکتمان مراسم شام و سرگرمی داشتیم. این روزها شانن انگل، مدیر کل شرکت، از همه همکاران می‌خواهد که از نزدیک محل زندگی خودشان بر اساس یک برنامه هفتگی غذایی سفارش دهند. از کارکنان خواسته می‌شود تا از غذایی که سفارش داده‌اند، عکس بگیرند و آن را از طریق کانال اسلک به اشتراک بگذارند. به جز این، کارکنان شرکت ما راه‌های خلاقانه‌ای پیدا کرده‌اند تا اعضای خانواده را هم در این سرگرمی شرکت دهند؛ مثلا آنها از بچه‌ها می‌خواهند که نقش داور را ایفا کنند و به غذاها امتیاز بدهند.» قبل از همه‌گیری کووید-۱۹، کارکنان انتشاراتی به نام Gadget Review در وقت ناهار و بعد از کار با یک فرمان شبیه‌ساز ماشین بازی می‌کردند. مدیر عامل این انتشارات، رکس فریبرگر، می‌گوید: «وقتی که بیماری همه‌گیر شد، دیگر نمی‌توانستیم مثل سابق با هم بازی کنیم. حتی زمانی هم که به دفتر کار می‌رفتیم، دوست نداشتم که همه در اتاق استراحت برای بازی تجمع کنند. به همین خاطر این بخش از فرهنگ سازمانی خود را به فضای مجازی منتقل کردیم. برنامه ما برای این کار این بود که جمعه شب‌ها را با بازی‌های آنلاینی مثل Counterstrike، Hallo و Jackbox سر می‌کردیم. این کار شاید در نگاه نخست بچه بازی به نظر برسد، اما کارکنان ما هر هفته مشتاقانه منتظر می‌مانند تا روز بازی فرا برسد.»
طراحی برنامه‌های مجازی سرگرم‌کننده و مبتنی بر تعامل
ماهیت فضا و محیط اداری به گونه‌ای است که خود به خود موجب ایجاد بحث‌های خلاقانه یا مکالمات غیر رسمی می‌شود و امکان ارتباط بین افراد را افزایش می‌دهد. اما در موقعیت حاضر تعاملات و بحث‌هایی از این دست دیگر روی نمی‌دهند، مگر اینکه خود سازمان شرایط آن را مهیا کند. اگر سازمان‌ها بخواهند فرهنگ کاری خود را به محیط مجازی منتقل کنند، باید یک برنامه منظم سرگرمی طراحی کنند و به فکر ایجاد فرصت‌هایی برای تعامل باشند، فرصت‌هایی که کارکنان با شور و شوق در آن شرکت می‌کنند.
از زمان همه‌گیر شدن کووید- ۱۹، برنامه‌های شاد و سرگرم کننده مجازی رواج زیادی پیدا کرده‌اند، اما یک شرکت جهانی طراحی داخلی به اسم Wilson Associates از روش‌هایی استفاده می‌کند که دنیای سرگرمی‌های مجازی را وارد فاز جدیدی کرده است. در این برنامه، کارکنان، مدیران و روسای شرکت، با چالش‌های هیجان‌انگیزی مواجه می‌شوند. نمونه‌هایی از این چالش‌ها عبارتند از: انتخاب یک قطعه هنری و بازسازی آن با اشیای دم دستی یا ساختن یک صندلی با ابزار و وسایل خانه. این برنامه‌ها و چالش‌ها نه تنها باعث تحریک حس خلاقیت کارکنان می‌شود، بلکه گاهی تولید آثار هنری یگانه‌ای را هم در پی خواهد داشت. همان طور که در مثال‌های فوق مشاهده می‌کنیم، شیوع بیماری کرونا به هیچ وجه نمی‌تواند بهانه‌ای برای عدم ارتباط باشد و حتی در مواردی می‌تواند فرصت تعامل به روش‌های جدید و خلاقانه را فراهم آورد. شرکت‌ها با اندکی برنامه‌ریزی و خلاقیت می‌توانند فرهنگ سازمانی مخصوص خود را در هر نقطه و در هرزمانی بازآفرینی کنند.
