مدیریت پروژه، تسهیل‌کننده فعالیت سازمان‌های مردم‌نهاد در بحران
داشتن مهارت تعریف، اجرا و مدیریت پروژه از ضرورت‌های مدیریت یک سازمان مردم‌نهاد در دنیای امروز است. این سازمان‌ها علاوه بر فعالیت‌های جاری و اصلی خود باید در زمان وقوع بحران‌ها نظیر شرایط امروز جهان در موضوع پاندمی کرونا، بتوانند در عین حال که تصمیم می‌گیرند کدام یک از فعالیت‌های جاری خود را تداوم بخشیده و درکدام یک تغییر هوشمندانه به وجود آورند، فعالیت‌های موقتی را نیز به‌طور منحصر به فرد برنامه‌ریزی و اجرا کنند. استفاده از ساختار پروژه‌ای مناسب‌ترین راه برای مدیریت و اجرای این فعالیت‌ها به‌شمار می‌رود.از این‌رو به مناسبت روز جهانی مدیریت پروژه، با «مرجان رضوانی» مدیر واحد استراتژی و سیستم‌های موسسه خیریه محک به گفت‌وگو نشستیم. این خیریه تاکنون دو بار موفق به کسب نشان طلای انجمن بین‌المللی مدیریت پروژه (IPMA) شده و همچنین کلاس سه ارزیابی دلتا را که مربوط به ساختار مدیریت پروژه در یک سازمان است نیز اخذ کرده است. با مدیر استراتژی و سیستم‌های این موسسه به بررسی ضرورت طراحی، اجرا و مدیریت پروژه در سازمان‌های مردم نهاد پرداختیم.
ایشان با بیان کاربردهای مدیریت پروژه در پیشبرد اهداف خیریه‌ها گفت: «از مهم‌ترین کاربردهای تعریف و مدیریت پروژه در یک خیریه، امکان تعریف دقیق خروجی‌های مورد انتظار (Deliverables)، نتایج (Outcomes)، آثار (Impacts)، و تفکیک هزینه‌های اجرای آن برنامه از سایر فعالیت‌ها و برنامه‌های جاری سازمان است. این موضوع در گزارش‌دهی شفاف، دقیق و به موقع به ذی ربطان تاثیر بسزایی دارد و کمک می‌کند تا توانمندی سازمان در پاسخگویی و شفافیت و به تبع آن میزان اعتمادپذیری که مهم‌ترین عامل موفقیت سازمان‌های مردم‌نهاد نزد ذی‌ربطان است، افزایش یابد.» به‌دلیل وجوه تمایز در سازمان‌های مردم‌نهاد ایشان رویکرد این سازمان‌ها را که دارای ساختار مدیریت پروژه هستند، اینگونه بیان می‌کند: «مسلما آنچه یک سازمان مردم‌نهاد را از دیگر سازمان‌های همکار خود متمایز می‌کند، چابکی در ارائه خدمات متفاوت و مورد نیاز گروه هدف و در عین حال عملکرد قابل گزارش و توجیه‌پذیر آن است. به عبارت دیگر یک سازمان مردم‌نهاد به‌ویژه در شرایط بحران، باید در کوتاه‌ترین زمان، ضمن شناسایی و طراحی خدمات مورد نیاز گروه هدف، تامین منابع مالی لازم را نیز در دستور کار خود قرار دهد و مقرون به صرفه‌ترین حالت ممکن را برای ارائه این خدمات انتخاب کند. اگر سازمانی مجهز به ساختارهای از پیش تعریف شده مدیریت پروژه نباشد، مسلما در انجام این اقدامات با ساختارهایی که مختص به شرایط عادی هستند، چابکی لازم را نداشته و موفقیت چندانی کسب نخواهد کرد.»
رضوانی با اشاره به این موضوع گفت: «با شیوع بیماری کرونا، محک نیز مانند بسیاری از سازمان‌ها ناگزیر به تغییر روش‌های کاری با هدف ارائه خدمات و تامین منابع به‌صورت غیرحضوری شد. از طرفی شناسایی نیازهای جدید گروه‌های هدف نیز سبب شد تا طراحی و برنامه‌ریزی خدمات جدید در دستور کار قرار گیرد. بنابراین از اسفند ۱۳۹۸ تاکنون، مجموعه‌ای از پروژه‌ها برای مواجهه با شرایط جدید تعریف و اجرا شده است که از مهم‌ترین آنها می‌توان به پروژه‌های «تعریف ساختار و اجرای نظام دورکاری»، «بازطراحی وب‌سایت جهت سهولت روش‌های کمک آنلاین» و «طراحی و پیاده‌سازی پلت فرم دیجیتال پیام همدلی» به‌عنوان روشی برای پیشبرد اهداف و تامین منابع در شرایط جدید، اشاره کرد.»
مدیر واحد استراتژی و سیستم‌های موسسه خیریه مجهز بودن سازمان محک به دانش مدیریت پروژه پیش از وقوع بحران کرونا را مهم‌ترین عاملی دانست که باعث شده است این سازمان بتواند در شرایط بحرانی کرونا منعطف و چابک عمل کند. وی گفت: «از سال ۱۳۹۶ موضوع مدیریت پروژه به‌عنوان یک روش اداره امور در سطوح مدیریت، سرپرست و کارشناسی در محک آموزش داده شد و بخشی از فعالیت‌های پروژه محور سازمان در این راستا برنامه‌ریزی و اجرا شده است.»
وی در ادامه افزود: «از آنجا که یکی از ویژگی‌های پروژه‌ها، مدیریت تیم پروژه در نقاط جغرافیایی متفاوت است، الگوها و ابزارهای کاربردی زیادی در این زمینه وجود دارد که به کارگیری آنها در شکل‌گیری و حفظ انسجام تیم‌های کاری برایمان بسیار کمک‌کننده بوده است. از ساده‌ترین آنها می‌توان به ابزارهای مدیریت پروژه Trello و Arena، و ابزارهای ارتباطی و اشتراک‌گذاری مستندات Google Docs، Google Sheets، Drop box و ... اشاره کرد.»
در پایان به گفته وی افزایش دانش در زمینه مدیریت پروژه و تقویت ساختارها و مهارت‌های سازمان‌های مردم‌نهاد از اهمیت بسیاری برخوردار است. تلاش داریم با کسب تجربه در این زمینه و اشتراک آن با دیگر سازمان‌های مردم نهاد همکار بتوانیم با انسجام بیشتری اطلاعات و منابع لازم را دریافت کرده و بر مبنای آن برنامه‌ریزی درست‌تر روی کمک‌های مردمی داشته و نتایج عملیاتی بهتری حاصل کنیم. امیدواریم با بهبود مستمر روش‌ها و سیستم‌ها که وظیفه سازمان‌های مردم‌نهاد در ایفای تعهدشان و قائل بودن بر شفافیت و پاسخگویی است، گامی موثر در ارائه خدمات این سازمان‌ها برداشته شود و ما نیز در محک تلاش داریم با همین رویه و با اتکا به نیکوکاری جامعه مدنی ایران، خدمات یکپارچه به کودکان مبتلا به سرطان در سراسر کشور را توسعه و ارتقا بخشیم.
