فرصت کرونایی برای چابک‌سازی سازمان‌ها
از طرفی اعمال هرگونه تغییرات بنیادین، پیوسته از مفاهیم چالش برانگیز و بعضا پرمخاطره در سازمان‌ها بوده و همواره با تهدیدهایی هم روبه‌رو بوده است. در صورت عدم شناسایی و کنترل مسیر این تغییرات، در سمت و سوی اهداف سازمانی و عدم پاسخگویی سریع به انحرافات احتمالی، بدون تردید سازمان‌ها از دایره فعالیت و بقا باز داشته می‌شوند یا مشکلات جدی در ادامه فعالیت آنها بروز خواهد کرد. در این راستا، بی‌‌شک می‌توان گفت یکی از ابزارهای مناسب برای سازمان‌ها که می‌تواند آنها را به موفقیت در مسیر تغییرات بنیادین سوق دهد، «مفهوم چابکی» است. مفهوم چابکی را می‌توان به توانایی سازمان‌ها برای پاسخ سریع و موثر به تغییرات سازمان در راستای محرک‌های محیطی اطلاق کرد.
به‌نظر می‌رسد که بحران کرونا، جهشی ناگهانی و اجباری به سمت دنیای هوشمند و دیجیتالی انجام داده است، به‌طوری که در یک تحقیق صورت گرفته در اروپا، حدود ۷۰ درصد از مدیران اجرایی شرکت‌کننده از کشورهای آلمان، اتریش و سوئد، اعلام کرده‌اند این پاندمی احتمالا منجر به تسریع روند تحولات دیجیتالی در نظام مدیریت سازمان آنها شود. این شتاب‌یافتگی هم‌اکنون در بخش‌های مختلف و کشورهای گوناگون رخ داده است. به‌طور مثال، بانک‌ها را ببینید که با چه سرعتی کانال‌های فیزیکی خود را به سمت کانال‌های آنلاین هدایت می‌کنند. ارائه‌کنندگان خدمات بهداشت و سلامت با سرعت وارد «سلامت از راه دور» (telehealth) شده‌اند، بیمه‌گران به ارزیابی‌های خود اظهاری روی آورده‌اند و خرده‌فروشان نیز فروش و تحویل درب منازل را در پیش گرفته‌اند.
دنیا به جایی تبدیل شده که در آن دیجیتال در مرکزیت تمامی تعاملات قرار گرفته و سازمان‌ها و افراد را وادار می‌کند با شتاب بیشتری خود را با منحنی تغییرات وفق دهند؛ دنیایی که در آن روش‌های چابک‌سازی جزو الزامات تغییرات به ظاهر روزانه در رفتار افراد است. تغییرات در زمان بروز بحران، نیازمند شجاعت و یادگیری است. از این رو هر حاکمیت یا رهبر سازمانی می‌داند که چگونه ابتکارات دیجیتالی را در شرایط عادی پیاده‌سازی کند، اما خیلی کم هستند کسانی که در شرایط الزام‌آور همچون موضوع پاندمی کرونا، بتوانند به سرعت و در مقیاس بالا چنین کاری کنند. از سوی دیگر، مشتریان معمولا به کندی با روش جدید انجام کارها هماهنگ می‌شوند. البته در برخی موارد این خود فرهنگ سازمانی است که با ریشه‌های عمیقی که در نحوه مدیریت سنتی دارد، مانعی بر سر راه چابکی و همکاری‌ها ایجاد می‌کند. در نتیجه سازمان‌ها معمولا آنقدر کند حرکت می‌کنند که نمی‌توانند با تغییرات محیط بیرونی همگام شوند و توانایی آنها برای یادگیری سریع جهت حفظ خود تحت‌الشعاع قرار می‌گیرد.
حالا زمان آن است با راهکارهای نوآورانه دیجیتالی، تیم‌های مجازی چابک را در سازمان‌ها ایجاد کرد. داشتن تعامل مستقیم برای کار چابک بسیار مهم است. این نوع تیم‌ها با پشتیبانی فنی درست و رعایت چند قانون ساده، می‌توانند مدل‌های کاری چابک خود را بدون اینکه در یک فضای مشترک حضور فیزیکی داشته باشند، ادامه دهند. اولین قدم در تحقق این امر، آن است که هیات مدیره‌های مجازی چابک ایجاد شود و رویدادهای تیمی ثابت برای آنها مشخص شود.
برای جمع‌بندی موضوع، باید گفت که کرونا دنیا را تغییر داده است. همه ما از این شرایط درس‌هایی را خواهیم آموخت و کسب‌وکارمان را انعطاف‌پذیرتر، پاسخگوتر و منطبق‌تر خواهیم ساخت. می‌توان این اتفاق را با به کارگیری سیستمی کاملا متفاوت براساس هوش توزیع شده، به شکل قابل‌توجهی تسریع کرد. بر همین اساس، دولتمردان کشور باید بیشتر از صاحبان صنایع استفاده کنند و به فکر تغییرات بنیادین در نظام اداری باشند، زیرا این امر موجه است که در آینده نه چندان دور، تمامی اقدامات و زیرساخت‌های مدیریتی به سمت الکترونیکی شدن و تحقق برنامه دولت الکترونیک پیش رود و شاید در آن موقع تعدیل نیروی شاغل در بخش دولتی که جمعیت بی‌شماری نیز هستند، می‌تواند دولت را با چالش نارضایتی از خود مواجه سازد.
این فرصت ناب امروزه برای برنامه‌ریزان کلان کشور به‌وجود آمده تا با ارائه بسته‌های مناسب برای تحقق کوچک‌سازی بدنه نظام مدیریت دولتی- که به گفته کارشناسان در مقایسه با بسیاری از کشورها چند ده برابر تناسب نیروی شاغل در بخش دولتی به ازای افراد جامعه است- چاره‌سازی کنند.
از جمله اقدامات پیشنهادی برای چابک‌سازی یک سازمان در زمان کرونا که می‌توان به آن اشاره داشت:
* استفاده حداکثری از نوآوری‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری حوزه مدیریت‌های نوین و هوشمند‌سازی
* ایجاد زیرساخت دورکاری و آموزش مناسب پرسنل جهت تطابق با شرایط کاری جدید
* شناسایی و پشتیبانی از نقش‌های کلیدی سازمان و خوشه‌بندی نیروی کار براساس اهمیت جایگاه شغلی
* کاهش تعداد نیروی کار در معرض ریسک که در ارتباط مستقیم هستند
* سازگار کردن نیروی کار موجود با موقعیت فعلی
* تشکیل نشست‌های هماهنگی مجازی
* استفاده حداکثری از دانش و حمایت از استارت‌آپ‌های فعال در این حوزه
* برون‌سپاری برخی اقدامات کم‌اثر اما زمان‌بر
در انتها باید از فرصت‌های ناب نهان در تهدیدهای پیش روی این پاندمی، برای ایجاد تغییرات اساسی در رسیدن به جایگاه مطلوب نهایت استفاده را برد.
