چشم‌انداز جدید نسبت به مباحث زمان، تکنولوژی و کار تیمی!
آینده جلسات سازمانی در دوران پساکرونا
بعضی دیگر نیز در برابر آن مقاومت می‌کردند. پیش از شیوع کرونا، دورکاری تنها یک گزینه بود. اما وقتی کرونا تبدیل به یک پاندمی شد و حیات انسان را تهدید کرد، دورکاری در بسیاری از نقاط جهان به «تنها گزینه» تبدیل شد. و حتی سازمان‌هایی که در برابرش مقاومت داشتند، ناچار به پذیرش آن شدند. حالا پس از گذشت یک سال و نیم از شروع این بحران، خیلی از کارکنان، کماکان دورکاری می‌کنند، حتی در نقاطی که کرونا تحت کنترل قرار گرفته. ظاهرا، دورکاری به یک نظم جدید تبدیل شده و آمده که بماند. با وجود این، هنوز سازمان‌های زیادی هستند که مایلند کارکنان خود را حتی در شرایط بغرنج کرونایی به محل کار بکشانند، به‌ویژه برای حضور در جلسات. سوال بسیاری از کارکنان و سازمان‌ها این است که در آینده که کار، ترکیبی از دورکاری و کار حضوری خواهد بود، تکلیف جلسات چه خواهد شد؟
سه روز در هفته، در شرکت و دو روز دورکاری؟ یا دو هفته، کار حضوری و دو هفته، کار از خانه؟ یا همه، همیشه باید در شرکت حضور داشته باشند؟
اینها، بعضی از گزینه‌هایی هستند که رهبران سازمانی، همزمان با بررسی بازگشت کارکنان به محل کار، در نظر دارند. البته بعضی از این چینش‌ها مشکلاتی نیز به همراه داشته. مثلا در شرکت اپل، کارکنان با سیاستی که آنها را ملزم به سه روز حضور در شرکت می‌داند، مخالفت کرده‌اند و می‌گویند این سیاست، نشان‌دهنده این است که درک تیم مدیران اجرایی از دورکاری، با آنچه کارکنان عملا تجربه کرده‌اند، زمین تا آسمان متفاوت است.
برای آنکه از این کشمکش‌های استرس‌زا، فراتر برویم، باید ابتدا نقطه تمرکز گفت‌وگوها را عوض کنیم و به جای «محل کار» روی «دستاورد» تمرکز کنیم. باید به این سوال پاسخ دهیم که «چه چیزی می‌خواهیم به دست آوریم؟» نه اینکه «وقتی به دستش می‌آوریم، دقیقا کجا نشسته‌ایم؟» و به این منظور، باید ماهیت وظایفی که در دست داریم و اهدافمان را دقیق بررسی کنیم و اهمیت فاکتورهایی مثل کارآیی، اثربخشی، دوستی و سلامت روان را نیز درنظر قرار دهیم. وقتی مشخص کردیم که کدام بخش از کارهایمان، حضوری، کدام بخش، مجازی و کدام بهتر است ترکیبی انجام شود، می‌توانیم چینش ایده‌آل خود را طراحی کنیم.
«پریا پارکر » در کتاب «هنر گرد هم آمدن» می‌گوید: «جلسات و جمع‌ها بخش زیادی از روز ما را به خود اختصاص می‌دهند و کمک می‌کنند نوع جهانی را که در آن زندگی می‌کنیم بشناسیم.» پس برای حصول اطمینان از اینکه با بازگشت به محل کار، پیشرفت می‌کنیم، نه پسرفت، باید یکی از اصلی‌ترین عناصر محیط کار مدرن را مورد بازبینی قرار دهیم: «نحوه دیدار کردن» یا همان جلسات.
این روزها، روزهای گیج کننده‌ای هستند. همزمان که دارید کارهای تیمتان را برنامه‌ریزی می‌کنید بهتر است به این شش سوال نیز جواب دهید:
۱. آیا اصلا در این مورد، نیاز به جلسه هست؟
یکی از مهم‌ترین چیزهایی که طی یک سال گذشته یاد گرفتیم، ارزش زمان است. وقتی بخش اعظمی از زمانمان را در جلسات می‌گذرانیم، تا چه حد زمانمان هدر می رود (یا به اصطلاح خودمان، نشتی دارد) ؟
این اتفاقی است که در سال ۲۰۲۰ افتاد. قبل از کرونا، همکارها دائما یکدیگر را می‌دیدند، مثلا در آبدارخانه و کنار دستگاه چایی ساز. هر از گاهی هم هنگام عبور از کنار میز همکارمان، مکثی می‌کردیم و با او گپ می‌زدیم. با قرنطینه و دورکاری کارمندها، دیگر چنین امکانی فراهم نبود. به همین علت، برای هر تعاملی باید برنامه‌ریزی می‌شد. در نتیجه، زمان میان جلسات، تماما صرف یافتن لینک زوم برای جلسه بعدی می‌شد.
اما اکنون در بسیاری از کشورها، کارکنان به محل کار بازگشته‌اند. و حالا که امکان تعاملات حضوری، دوباره فراهم شده و از سوی دیگر، همه ما کار مجازی را نیز یاد گرفته‌ایم، باید به این فکر کنیم که آیا بهتر نیست زمانی که صرف جلسات می‌شود، صرف فکر کردن، نوشتن یا شرکت در پروژه‌های دیگر شود؟ از قدیم گفته‌اند «هر چه کمتر، بیشتر». هر چه تعداد جلساتمان کمتر باشد، ارزش آن جلساتی که تشکیل می‌دهیم، بیشتر است. جلسه باید هدف داشته باشد. از خودتان بپرسید: چرا داریم دیدار می‌کنیم؟ حواستان باشد که جوابتان، با منطق جور در بیاید. آیا واقعا نیاز به تشکیل جلسه هست؟ کارهایی که همزمان نیستند را اولویت‌بندی کنید و از جلسات، برای شکوفایی خلاقیت و انجام کار گروهی استفاده کنید، نه صرفا تبادل اطلاعات.
جلساتی که برای گزارش روند کارها تشکیل می‌شوند، معمولا به این شکلند که هر کارمند، در زمان مختص خودش، صحبت می‌کند و باقی جلسه، کاملا منفعل و ساکت است. این جلسات آنقدرها هم ضرورتی ندارند. گزارش روند کارها می‌تواند به شکل مکتوب باشد که کارآیی بیشتری هم دارد. از سوی دیگر، بارش فکری بهتر است به صورت جلسه و جمعی باشد چون معمولا ایده یک فرد، از دل ایده دیگری شکل می‌گیرد.
۲. آیا اهداف جلسه، رابطه‌محورند یا وظیفه‌محور؟
اهداف وظیفه‌محور شامل این موارد می‌شوند: اطلاع رسانی به اعضای هیات‌مدیره، راهنمایی اعضا یا برنامه ریزی یک رویداد. این اهداف معمولا می‌توانند از طریق جلسات مجازی محقق شوند (البته اگر کلا نیاز به جلسه باشد) .
اما برای رسیدن به اهداف رابطه‌محور، که شامل تقویت یا اصلاح ارتباطات بین اعضای تیم هستند، «معمولا» بهتر است جلسات به صورت حضوری باشند. بازخوردهای سخت، بهتر است به صورت رو در رو ارائه شوند. گفت‌وگوهای گروهی و چالشی بهتر است به صورت حضوری صورت بگیرند چون در جلسات حضوری، پچ‌پچ‌های خارج از موضوع که معمولا منحرف‌کننده و مخربند نمی‌توانند روی گفت‌وگوی اصلی سایه بیندازند.
چرا می‌گویم «معمولا»؟ چون طی یک سال اخیر، در چندین جلسه مجازی عالی شرکت کرده‌ام که در آنها، اعضا با هم کاملا ارتباط عمیق داشتند و آنقدر راحت حرف خود را می‌زدند که شک دارم در جلسات حضوری، چنین چیزی ممکن بود. برای بعضی از آدم‌ها، ارتباط از طریق مانیتور، یک جور امنیت روانی ایجاد می‌کند و ارتباط مجازی، به آنها حس آزادی بیان و ریسک‌پذیری می‌دهد.
۳. اهدافم تا چه حد پیچیده‌اند؟
گاهی بر اساس میزان پیچیدگی می‌توانیم نوع جلسه را تعیین کنیم. مثلا پیچیدگی احساسی و میزان وابستگی متقابلی که یکسری تصمیمات یا نتایج نیاز دارند.
این جدول، اهداف را بر اساس میزان پیچیدگی‌شان نشان می‌دهد. همان‌طور که می‌بینید، میان اهداف رابطه‌محور و پیچیدگی، ارتباط وجود دارد. اما همپوشانی‌ها مشخص نیست. مثلا جلساتی که برای تخصیص سرمایه یا سرمایه‌گذاری‌های مهم تشکیل می‌شوند، کاملا در محدوده وظیفه‌محور قرار می‌گیرند. اما اگر این گفت‌وگوها شامل رفع پیچیدگی‌های میان‌فردی یا ایجاد توازن میان اولویت‌های رقابتی باشند، شاید بهتر باشد به صورت حضوری به آنها رسیدگی شود.
در عین حال، اهداف رابطه‌محور می‌توانند نسبتا ساده باشند. یکی از بهترین تجربیاتی که در دوران کرونا داشتم و موفقیت‌آمیز بود، تشکیل جلسه برای یک شرکت بزرگ املاک بود که می‌خواستند جشن تعطیلات خود را از طریق نرم‌افزار زوم برگزار کنند. برای این شرکت، این گردهمایی، فرصتی برای جشن و قدردانی از کارکنان است. هدفی همین قدر صریح و ساده.
«جاشوا برن‌استاین» مدیر ارشد شرکت به من گفت: «اگر یک سال پیش از من می پرسیدی آیا حاضری یک جشن مجازی برگزار کنی، بی‌برو و برگرد می‌گفتم نه! و استدلالت را زیر سوال می‌بردم. اما حالا می‌بینم که این شیوه از بسیاری جهات جواب داده. تک تک شرکت‌کننده‌ها روی یک گفت‌وگوی واحد تمرکز داشتند. هیچ صندلی‌ای نبود که جایش بد باشد. همه از اینکه جلسه اینقدر جذاب بوده، سورپرایز شده بودند و عنصر سورپرایز و تازگی داشتن، در نهایت عامل موفقیت ما شد.»
۴. آیا جلسه می‌تواند یک شکل کاملا متفاوت داشته باشد؟
در حال حاضر سه جور جلسه داریم: حضوری، مجازی (از طریق زوم) و ترکیبی. اما هزار جور احتمال دیگر هم وجود دارد که در این سه گروه قرار نمی‌گیرد. حالا که ابزارهای مختلفی در دسترس ما هست، آیا راه دیگری برای اطلاع‌رسانی وجود دارد؟ راهی که موثرتر باشد؟
یکی از مشتریان من، جلسات ماهانه کارکنان را حذف کرده و به جایش، ویدئوهایی برای کارکنان ضبط و ارسال می‌کند تا کارکنان به تنهایی تماشا کنند. شاید هنگام پیاده‌روی یا آماده‌سازی شام. اگر کارمند چیزی را نشنود یا متوجه نشود، ویدئو را عقب می‌زند و دوباره نگاه می‌کند. این روش، برای افراد مختلف که سبک‌های مختلف یادگیری دارند، مناسب است: بعضی از ما وقتی مشغول انجام همزمان چند کار هستیم، اطلاعات را بهتر حفظ می‌کنیم. شرکت‌هایی که این راه را انتخاب می‌کنند، می‌توانند از کارمندها بخواهند که ویدئو را تا فلان تاریخ تماشا کنند. سپس جلسات اختیاری پرسش و پاسخی از طریق اپلیکیشن‌هایی مثل واتس‌اپ برگزار کنند.
۵. در کدام نوع جلسه، افراد بیشتری شرکت می‌کنند؟
قبل از کووید، برنامه‌ای تحت عنوان Executive Certificate در دانشگاه جورج تاون به اجرا درآوردم و تاکید داشتم که برنامه باید به صورت حضوری، ماهی یک بار و به مدت چهار ماه پشت هم اجرا شود. مدیران ارشد شرکت‌کننده باید از سراسر جهان به آنجا می‌آمدند و هر بار، سه روز می‌ماندند. لازمه اصلی موفقیت ما، رابطه عمیق میان-فردی بین شرکت‌کننده‌ها بود. به هر حال، قرار بود در جلسات به آنها یاد دهیم که چطور به دیگران در ایجاد رابطه و اعتماد، کمک کنند. گرچه من چندین دهه است که تجربه تشکیل کارگروه‌های از راه دور را دارم، اما شک داشتم که این برنامه بتواند به شکل مجازی انجام شود.
اما اشتباه می‌کردم. در واقع، یکی از مهم‌ترین مزایای جلسات مجازی این است که جلسات، فراگیرترند. یعنی افراد بیشتری شرکت می‌کنند. افرادی که از آن سوی آب‌ها می آیند، خستگی راه از تنشان در نیامده که باید در جلسه حاضر شوند. به علاوه، بعضی از شرکت‌ها، هزینه پرواز و هتل کارمند را تقبل نمی‌کنند. و همه اینها موانعی برای شرکت در جلسات راه دور هستند. تازه، اگر کارمند در جلسه حاضر هم شود، ممکن است خسته باشد و فقط جسمش در جلسه حاضر باشد. اما اگر جلسه، مجازی باشد، دیگر بهانه‌ای نیست. به لطف جلسات مجازی، مادرهایی که بچه دارند بیش از پیش در جلسات حضور می‌یابند.
البته منظورم این نیست که ناتوانی در تشکیل جلسه حضوری، باعث ناراحتی ما نشد. اما برنامه ما، اهداف زیادی دارد و شامل طیف وسیعی از فعالیت‌ها می‌شود. بعضی از آنها، مثل فعالیت‌هایی مربوط به طراحی و توسعه فنی تیم، به صورت آنلاین کارآیی بسیار بیشتری دارند.
ما قصد داریم دو جلسه را مجازی و دو تا را حضوری انجام دهیم. این راهی متفاوت و فراگیرتر در انجام کارها به شکل ترکیبی است. به جای اینکه بعضی از شرکت‌کننده‌ها حضوری و بعضی دیگر، پشت مانیتور باشند، همه با هم به یک شکل در جلسه خواهند بود (یا همه به شکل مجازی یا همه به شکل حضوری). به این ترتیب، همه با هم برابر خواهند بود و نقش هر فرد و مزایای هر یک از روش‌ها نیز، افزایش خواهد یافت. (نمودار)
۶. آیا مسوول تشکیل جلسه، مهارت‌ها و تکنولوژی‌های لازم را برای تشکیل جلسه ترکیبی دارد؟
در اروپا که شرکت‌ها در حال بازگشایی هستند، خیلی‌ها وسوسه می‌شوند جلسات را حضوری برگزار کنند و گزینه ترکیبی را برای کسانی بگذارند که دورکاری می‌کنند. این کار اگر به درستی انجام شود، بهترین راه‌حل است. به این ترتیب، همه می‌توانند از هر جا که راحتند، در جلسه حضور یابند. اما راه‌اندازی جلسات ترکیبی، نیازمند مهارت‌های خاصی است. اگر کارتان را به درستی انجام ندهید، ممکن است شرکت‌کنندگان مجازی، منزوی یا به کارهای دیگری مشغول شوند. یک مسوول جلسه ماهر می‌داند چطور کاری کند که شرکت‌کنندگان مجازی، درست مثل شرکت‌کنندگان حضوری، احساس حضور داشته باشند. آنها قوانین شفافی تعیین می‌کنند تا همه اعضا، اطلاعات و نظر ارائه دهند. آنها نه تنها با افراد حاضر در اتاق، بلکه با افراد پشت مانیتور نیز، ارتباط چشمی برقرار می‌کنند. تکنولوژی و آماده‌سازی نیز خیلی مهم است. نبود تکنولوژی یا عدم آشنایی مسوول جلسه با تکنولوژی، می‌تواند باعث از هم گسستگی جلسه و قطع ارتباط میان اعضای حضوری و مجازی شود. اگر گرداننده جلسه، هنر آماده‌سازی و تسهیل جلسات ترکیبی را بلد نیست یا تکنولوژی های لازم را در اختیار ندارد، بهتر است جلسات، کاملا به صورت مجازی انجام شوند، حتی اگر بسیاری از کارکنان در شرکت حاضرند. با توجه به تمام مشکلاتی که طی یک سال و نیم گذشته پشت سر گذاشته‌ایم، حیف است اگر از تمام توصیه‌های خردمندانه‌ای که در رابطه با کار، زندگی و پیوند این دو شنیده‌ایم استفاده نکنیم. بیایید از چشم‌انداز جدیدمان نسبت به مقوله زمان، تکنولوژی و با هم بودن به بهترین نحو بهره ببریم تا نحوه کار کردن و گردهم آمدنمان را تغییر دهیم.
