نکاتی برای تعیین هنجارهای تیمی
درباره ارتباطات جاری برنامه‌ریزی کنید
اثربخش‌ترین تیم‌ها، به شکل عجیبی یک هنجار ساده برای ارتباطات خود دارند. در جلسات، هر فرد به‌طور مساوی با دیگران صحبت می‌کند و به صحبت‌ها گوش می‌دهد و تلاش می‌کند به همه بپردازد (نه فقط به رهبر تیم). بعد از جلسه، از طریق گفت‌وگوی غیررسمی با دیگر اعضای تیم مکالمه را از سر می‌گیرند یا اطلاعاتی را که ممکن است در مکالمات بعدی به آنها کمک کند، جست‌وجو می‌کنند. به عنوان مثال، در جلسات ویدئو کنفرانس تیم‌های دورکار، ممکن است در یک ابزار رسانه اجتماعی، به‌طور خصوصی پیام ویژه‌ای درباره بحثی که در جریان است، به هم‌تیمی خود بدهید: «سلام، به نکته خیلی خوبی درباره پروژه اشاره کردی. باعث شد چند تا نکته به ذهن من برسد...» چت تک نفره شما می‌تواند باعث شکل‌گیری یک جلسه توفان فکری در جلسات رسمی بعدی شود.
جلسات لانچ و ریلانچ، فرصت‌هایی هستند که بهترین روش‌ها را برای برگزاری جلسات و در تماس بودن با اعضا در طول فرآیند کاری، مشخص می‌کنند. به عنوان مثال، در یکی از تیم‌های دورکاری که مورد مطالعه قرار دادم، استفاده از نرم‌افزار دیجیتال برای نوشتن و کشیدن تصاویر در حین مطرح کردن ایده‌ها، بهترین روشی بود که اعضای تیم می‌توانستند در یک فرمت مجازی، نکات جزئی را به هم منتقل کنند. تیم به این نتیجه رسیده بود که داشتن یک بعد تصویری، کارآمدترین و واقع‌بینانه‌ترین ابزار سنجش است تا افراد به درک متقابل برسند. یکی از اعضای آن تیم می‌گوید: «برای ما، دیدن همان باور کردن است.»
همچنین تیم‌ها باید از قبل مشخص کنند که چگونه درباره وظایف کاری با هم ارتباط داشته باشند. چه زمانی باید بگذارید یک هم‌تیمی بفهمد زمان تحویل کار شما کمی از موعد برنامه‌ریزی‌شده عقب افتاده است؟
هنجارهای ارتباطی نیز برچسب‌هایی را مشخص می‌کنند که می‌گویند چه زمانی باید با دیگران در ارتباط بود و چه زمان باید پیگیری کرد (در صورت لزوم). برای اعضای تیم‌های دورکاری که در خانه کار می‌کنند، مرزهای بین محیط کار و خانه از بین می‌رود. هنجارهایی که تلاش می‌کنند این مرز را تا حد ممکن شفاف نگه دارند، به کاهش سردرگمی، فرسودگی و ناامیدی ناشی از تلاقی کارهای محیط کار و خانه، کمک می‌کنند.
ایجاد امنیت روانی هنگام درگیری‌ها و اشتباه‌ها
تیم‌هایی که اعضای آن کنار هم کار می‌کنند، نسبت به تیم‌های پراکنده، بیشتر درباره کار گفت‌وگو دارند. در وهله اول، ممکن است این موضوع در دورکاری، چندان نگران‌کننده نباشد. اما هر کسی که تجربه دورکاری دارد، می‌گوید که همه لبخندها و سر تکان دادن‌ها در یک جلسه مجازی، به این معنی نیست که لزوما همه با حرفهای هم موافقند. ممکن است تنش‌ها بدون درگیری واضحی ایجاد شوند و حتی پنهان کردن آن تنش پشت صفحات کامپیوتر، سخت‌تر از بیان آن در یک گفت‌وگوی علنی است.
اختلاف نظر نکته خوبی است که در آینده به تفصیل به مدیریت درست فرآیند آن می‌پردازیم. اما فعلا باید بگوییم که وقتی افراد نظرات متفاوت یا حتی مخالف هم دارند، گفت‌وگو اغلب به بروز ایده‌های نوآورانه‌تر و پالایش شده می‌انجامد.
امنیت روانی – یعنی شرایطی که امکان می‌دهد همکاران ریسک کنند و به اشتباه‌های خود بدون ترس یا خجالت اذعان کنند – کلید شکل‌گیری یک کار تیمی مولد است. همکار من، امی ادموندسون (Amy Edmondson) که پیشتاز این مفهوم بوده و کارهای زیادی درباره اثرات آن انجام داده، به این نتیجه رسیده که اگر امنیت روانی وجود نداشته باشد، ترس افراد از بیان نظرات مخالف یا مردد به همکاران – به‌ویژه مافوق‌ها – جلوی موفقیت تیم را می‌گیرد. رهبران و اعضای تیم‌ها، برای مقابله با این ترس‌ها، باید جوی را ایجاد کنند که همه افراد هنگام بیان آشکار نظرات خود و سوال پرسیدن، احساس امنیت داشته باشند. وقتی اشتباهی علنی می‌شود، افراد می‌توانند درباره اینکه چطور وقوع این اشتباه‌ها در آینده را کمتر کنند، حرف بزنند. نتیجه این کار، شکل‌گیری تیمی است که دائما در حال یادگیری و رشد است.
هنجارهای ارتباطی در دورکاری، باید زمینه‌ساز شکل‌گیری تیمی باشد که از نظر روانی امنیت دارد. به عنوان مثال، یک جلسه لانچ تیمی، باید برای زبان توهین‌آمیز، سیاست تحمل صفر تعیین کند یا فرآیندی استانداردشده را برای مدیریت شرایط در مواقعی که اعضا درباره یک موضوع به اتفاق نظر نمی‌رسند، ترسیم کند. رهبران تیم باید با اعتراف به اشتباه‌های خود، شرایط را برای امنیت روانی فراهم کنند و از افراد بخواهند افکار و نظرات خود را به اشتراک بگذارند.
اطمینان از عدم احساس انزوای افراد
حتی اگر تیم‌های دورکار، جامعیت و امنیت روانی را به خوبی اجرا کنند، فرمت دورکاری ذاتا برای خیلی‌ها تجربه انزوا به دنبال دارد. در حالی که تحقیقات، شواهدی قطعی را درباره مزیت‌های دورکاری به نمایش گذاشته – از جمله دسترسی جغرافیایی گسترده‌تر به بازارهای مختلف، استقلال بیشتر و ... – اما مطالعات همچنین نشان داده‌اند که احساس انزوای کارکنان دورکار، ممکن است عملکرد شغلی آنها را کاهش دهد و میزان استعفای آنها را بیشتر کند. به هر حال، اثرات انزوای حرفهای بر عملکرد شغلی، با تعاملات رودررو و دسترسی بیشتر به تکنولوژی‌های ارتباطاتی مثل ویدئو کنفرانس، کمتر می‌شود. حتی این دیدگاه که همکاران می‌توانند به راحتی به هم دسترسی داشته باشند، به کاستن حس تنهایی کمک می‌کند.
جلسات لانچ، زمانی هستند که تیم‌ها می‌توانند در آن هنجارهایی را برای دسترس‌پذیری اعضا به یکدیگر، تعیین کنند. به این ترتیب، احساس انزوای ناشی از فاصله فیزیکی بین افراد، به حداقل می‌رسد. به عنوان مثال، تیم می‌تواند برنامه‌ریزی کند که افراد هر چند وقت یک بار، تعاملات رو در رو داشته باشند. وقتی هم که تماس فردی امکان‌پذیر نبود، تکنولوژی می‌تواند جایگزین ارزشمندی باشد. به‌طور کلی، حضور فیزیکی لزوما پادزهر انزوا نیست. فراموش نکنید که افراد می‌توانند کل روز در یک دفتر کار حضور داشته باشند، بدون اینکه حتی یک کلمه یا نگاه بین آنها رد و بدل شود و بنابراین، نسبت به هم حس انزوا داشته باشند.
