تکنیک‌های کاربردی برای ارتباط موثر
بهترین زمان برای ارائه ایده
او چند تا ایده بزرگ دارد که به نظرش، کسب‌‌وکارشان را ارتقا خواهد داد و دلش می‌خواهد شرکت، آنها را اجرایی کند. این ایده‌ها کمک می‌کنند مشتری‌‌های جدید پیدا کنند.
سونیا فکر می‌کند حالا حالاها در این شرکت خواهد بود و دوست دارد ایده کاری که انجام می‌دهد، مال خودش باشد تا نسبت به آن احساس مالکیت کند. اما نمی‌‌داند چه کند تا ایده‌ها فقط در مرحله شنیده شدن نباشند و اجرایی شوند.»
این فقط سوال سونیا نیست. سوال خیلی از کارمندهاست. حتی بعضی از کارآفرینانی که قصد راه‌‌اندازی یک استارت‌آپ را دارند و دنبال سرمایه‌‌گذار هستند هم نمی‌‌دانند چطور صحبت کنند که شنونده مجاب شود.
تبدیل ایده به طرح پیشنهادی
فروشنده‌ها وقتی می‌خواهند مشتری را به خرید محصول یا خدماتی مجاب کنند، آن را «ارائه» می‌کنند (که در اصطلاح به آن pitch می‌گویند). شما هم اگر می‌خواهید ایده‌‌تان در حد یک ایده نماند و شنونده‌ها واقعا رویش فکر کنند، باید زمان بگذارید تا بتوانید آن را مثل یک طرح پیشنهادی، ارائه کنید. به این‌ترتیب، مطمئن خواهید شد که به آن جواب خواهند داد.
من برای بررسی بیشتر این موضوع، با «جنیفر برندل»، مدیر ارشد و هم‌‌بنیان‌گذار شرکت تکنولوژی و مشاوره «هارکن» صحبت کردم که کارشان، کمک به سازمان‌ها برای هدف‌‌گیری مخاطبانشان است. شرکت هارکن ابتدا یک پروژه بود که ایده‌‌اش را خود جنیفر مطرح کرده بود. وقتی پروژه روی غلتک افتاد، جنیفر فرصتی دید که این ایده را رشد دهد و سرانجام از دل آن ایده، شرکت هارکن را تاسیس کرد. طی آن دوران تا به امروز، او ایده‌های بسیاری ارائه کرده و حالا کلی توصیه‌های ارزشمند دارد که چگونه ایده‌هایمان را مطرح کنیم که خریدار داشته باشند.
او می‌گوید:«هر چیزی که ساخته‌‌ام، نتیجه نوعی از ارائه دادن بوده و در بیشتر مواقع، نتیجه ارائه یک ایده به چند شکل مختلف برای سهامداران مختلف.برای همین، من کلی تجربه دارم.» جنیفر برای ادعایش دلیل دارد. او به گفته خودش، صدها بار ایده هارکن را ارائه کرده.
در دور اول جذب سرمایه، حدود ۷۰ بار. البته این مربوط به جلساتی است که با حضور سرمایه‌‌گذارها برگزار می‌شد. به جز حاضرین جلسات مهم، افراد دیگری هم بودند که ایده را شنیدند و بلافاصله نه نگفتند.هیچ‌کدام بله هم نگفتند. پس از آنکه هارکن را با موفقیت به اجرا درآوردند و موانع را یکی پس از دیگری برداشتند، نوبت به دور دوم جذب سرمایه رسید. او هنوز هم نه می‌‌شنید.۵۴ نفر نه گفتند و تنها یک نفر بله گفت. و آن یک نفر هم، خارج از ایالات متحده بود. اما او سرانجام یاد گرفت چطور ایده‌‌اش را ارائه کند.او می‌گوید: «این مهارت را حین انجام کار یاد گرفتم. آزمون و خطا با آتش! آن اوایل، مجبور بودم موقع ارائه قرص بخورم تا تپش قلبم آرام شود چون خیلی استرس می‌گرفتم. عرق می‌کردم و نمی‌توانستم شفاف فکر کنم.»
او استعداد سخنرانی نداشت و ارائه هم یک جور سخنرانی محسوب می‌شود. فرقی نمی‌کند که در یک اتاق برای یک نفر حرف می‌‌زنی یا روی صحنه برای جمعیت. برای همین، خیلی طول کشید تا به آن عادت کند. و خودش می‌گوید هنوز هم گاهی استرس می‌گیرد. او سعی می‌کند با این ذهنیت پیش نرود که «من به چیزی نیاز دارم که طرف مقابل می‌تواند آن را به من بدهد.»
بلکه این ذهنیت را جایگزین کرده که «من یک چیز هیجان‌‌انگیز دارم که عاشقش هستم و مدت‌ها رویش کار کرده‌‌ام و به این فرد، فرصتی داده‌‌ام که به من ملحق شود تا با هم بهتر و مفیدترش کنیم.»
کارمندان چطور مدیران ارشد را مجاب کنند؟
جنیفر توصیه می‌کند به عنوان کارمند، اگر فرصت کسب‌‌وکار جدیدی به ذهنتان رسیده و قصد دارید مدیران ارشد را مجاب کنید، ابتدا سراغ بیانیه ماموریت سازمان یا چشم‌‌اندازش بروید. با چیزهایی شروع کنید که اکثر مدیران رویش تمرکز دارند و تبلیغش می‌کنند. بیانیه ماموریت، همان چیزی است که برای سازمان، حکم ارزش را دارد. پس گره زدن ارائه به این بیانیه، یکی از روش‌های موثر است. افراد وقتی ایده جدیدی می‌‌شنوند، ممکن است بگویند «این مربوط به کار ما نیست.» همان‌جا می‌توانید مخالفت خود را با گفتن این جمله نشان دهید: «این همان چیزی است که سازمان، به آن معتقد است و می‌خواهد انجام دهد. این ایده، فرصتی است که شرایط را اصلاح کنیم تا آن ماموریت محقق شود.» پس تصویری ترسیم کنید تا آنها ببینند ایده شما چطور به ماموریت سازمان گره خورده.
وقتی ایده شما شنیده نمی‌شود
ممکن است یک ایده را ۱۰۰ بار مطرح کرده باشید ولی حس کنید باید ۲۰۰ بار بگویید. عواملی در این ماجرا نقش دارند. مثلا زن بودن یا رنگین‌‌پوست بودن. پس گاهی لازم است یک موضوع را بیشتر از بقیه و با روش‌های دیگری مطرح کنید تا شنیده شود. اما این را بدانید که بیشتر آدم‌‌ها برای اینکه یک ایده را بپذیرند، باید چند بار آن را بشنوند. اگر موضوعی را چند بار مطرح کردید و واکنشی ندیدید، این نشانه‌‌ای است که احتمالا باید آن را به روش‌های دیگری بیان کنید.
اگر ایده‌‌ای را مطرح کردید و جوابی نشنیدید یا نه شنیدید، بررسی کنید که کجای ارائه‌‌تان نیاز به تقویت دارد. شاید شما آدم مناسبی برای ارائه نیستید، یا الان زمان مناسبی نیست یا طرف مقابل، الان توان هضمش را ندارد. سپس ایده را در یک قالب دیگر ارائه کنید تا برای رئیس‌‌ها، قابل درک و پذیرش باشد. چون ممکن است رئیستان از ایده خوشش آمده باشد اما نتواند آن را طوری بیان کند که ارشدها آن را بپسندند. پس بهتر است وقتی نه می‌‌شنوید، آن را به خودتان نگیرید و درباره علتش کنجکاوی کنید. اگر بارها ایده را تکرار کردید و بارها نه شنیدید و بارها آن را در قالب دیگری مطرح کردید و دوباره نه شنیدید، وقتش رسیده که بی‌خیال شوید. جنیفر می‌گوید: «شاید فکر می‌کنید که مهم‌ترین مهارت در ارائه دادن، خوب حرف زدن و توانایی در متقاعدسازی طرف مقابل است اما این‌طور نیست. آنچه مهم‌تر است، مهارت گوش دادن است. باید ابتدا درک کنید که مشکل طرف مقابل چیست و انرژی و اشتیاقش در چه زمینه‌‌ای است و از چه چیزهایی ناراضی است. سپس می‌توانید ارائه موثری داشته باشید.»
آزمایش ایده قبل از ارائه آن
پیش از ارائه ایده در برابر مخاطبان مهم، آن را نزد دوستانتان یا افرادی که به آنها اعتماد دارید، ارائه کنید. این کمک می‌کند چیزی که در ذهنتان بوده را با ادبیات خاصی بیان کنید و بلند بلند گفتنش را تمرین کنید. اگر می‌توانید، کسی را در جایگاه مشابه در یک سازمان دیگر پیدا کنید و ارائه را نزد او تمرین کنید. چنین افرادی احتمالا سوالاتی مشابه با سوالات رئیس (یا کسی که قصد ارائه به او را دارید) مطرح می‌کنند و کمک می‌کنند ارائه قدرتمندتری داشته باشید.
جنیفر ابتدا می‌خواست ایده‌‌اش را برای مدیر اتاق خبر توضیح دهد. اما او به سفر رفته بود. بنابراین مجبور شد ایده‌‌اش را به مدیرکل ارائه کند.
او می‌گوید: «سفر رفتن رئیسم، سبب خیر شد چون من مهلت زیادی نداشتم و می‌‌بایست ایده را با یک نفر مرور می‌کردم و ناچار شدم ایده را به مدیرکل بگویم. بعدا فهمیدم این اقدام درستی بوده چون کسی که در راس قدرت نشسته، آزادی عمل بیشتری برای ریسک کردن دارد.» اگر ایده را به رئیس خودش ارائه می‌کرد ممکن بود جواب ندهد چون وظیفه رئیسش این بود که از اختلال در روال کارها جلوگیری کند.
رئیسش به خاطر جایگاهش، مجبور بود محافظه‌‌کارتر باشد. پس جنیفر سراغ مدیرکل رفت که به واسطه جایگاهش، جسورتر و آینده‌‌نگرتر بود. البته بسته به سازمانی که در آن کار می‌کنید، این می‌تواند برایتان دردسر درست کند پس باید سنجیده عمل کنید. ولی راه‌های دیگری هم هست که ایده خود را به مدیرکل، که مسوول چشم‌‌انداز است برسانید بدون اینکه رسما آن را ارائه کنید. مثلا می‌توانید به او بگویید: «وقت قهوه خوردن دارید؟» یا شاید شنیده‌‌اید که او دنبال چیزی است و شما ایده‌‌ای دارید که برایش مفید است. یا می‌توانید بگویید: «نمی‌خواهم یک طرح پیشنهاد ۱۰ صفحه‌‌ای برایتان بفرستم. صبر می‌کنم تا فرصتی پیش بیاید و صحبت کنیم تا مطمئن شوم که ارزشش را دارد که وقتتان را بگیرم.» سپس او تصمیم می‌گیرد که آیا می‌خواهد ایده را با افراد زیردستش بررسی کند یا آن را رد کند. توصیه جنیفر این است که بگردید و ببینید در سازمان شما، چه کسی مسوول ترسیم چشم‌‌انداز و استراتژی است و وظیفه چه کسی، پیش بردن کارها طبق روال و جلوگیری از اختلال است. به این فکر کنید که اگر ایده‌‌تان اجرا شود و موفقیت‌آمیز باشد، کار چه کسی آسان‌‌تر می‌شود.
بهترین زمان برای ارائه ایده و برهم‌زدن روال همیشگی
تغییر، اتفاق نمی‌‌افتد مگر اینکه به اندازه کافی نارضایتی از وضع موجود وجود داشته باشد. به زندگی‌تان فکر کنید. ایجاد تغییر برایتان چقدر سخت است؟ تغییر معمولا به ما تحمیل می‌شود چون روال فعلی دیگر جواب نمی‌دهد.
بهترین فرصت برای ایجاد تغییر، زمانی است که شنیده‌‌اید و دیگران هم تایید می‌کنند که روال فعلی جواب نمی‌دهد. اگر نشانه‌‌ای از عدم رضایت در دیگران نمی‌‌بینید، تشویقشان به تغییر خیلی سخت‌‌تر می‌شود چون کاری که می‌کنند، دارد جواب می‌دهد و تغییر، کار سختی است.
جنیفر می‌گوید: «می‌توانیم این‌جوری به آن نگاه کنیم: نوآوری یکی از راه‌های مهم جذب استعداد است. یکی از علل شکست شرکت‌‌ها، عدم جذب استعدادهاست.
پس وقتی دارید ایده‌‌ای ارائه می‌کنید، می‌توانید به جای صحبت از پروژه‌‌ای که در دست دارید، روی مزایای بلندمدت‌‌تر تمرکز کنید. به مزایایی که طی این مسیر، حاصل می‌شود. مزایای فراتر از پروژه. این مزایا را در ارائه‌‌تان مطرح کنید. این روش، زمانی کمکتان می‌کند که مخاطبانتان با وضع موجود مشکلی ندارند اما وقت کافی برای فکر کردن به چیزهای جاه‌‌طلبانه را دارند؛ چیزی که می‌تواند میراثی طولانی‌‌تر خلق کند.»
چه‌کنیم که دیگران چشم‌‌انداز ما را ببینند؟
فرض کنید شما از وضعیت ناراضی هستید اما بقیه نیستند. آن موقع چه باید کرد؟ یکی از روش‌ها این است که نارضایتی خود را از وضع موجود ابراز کنید یا بگویید که به نظرتان چطور می‌شود کارها را بهتر انجام داد. نباید بگویید: «شرایط افتضاح است. به یک چیز دیگر نیاز داریم» چون نهایتا می‌گویند: «خب، چه ایده‌‌ای داری؟» پس وقتی ابراز نارضایتی می‌کنید، باید برای ترسیم چشم‌‌اندازی در راستای بهبود شرایط، آماده باشید. میزان جزئیات و اطلاعاتی که می‌دهید بستگی به این دارد که ارائه‌‌تان چقدر رسمی است. هر چه ارائه رسمی‌‌تر باشد، بیشتر باید به اعتراضات مخاطب‌‌ها فکر کنید و از قبل، جواب‌‌هایتان را آماده کرده باشید.
پاسخ به مخالفت‌ها
جواب رد شنیدن، کاملا طبیعی است. باید بارها نه بشنوید و تمرین کنید تا شانس بله شنیدنتان بیشتر شود. فقط سعی کنید دلسرد نشوید.
کاری که شما می‌کنید مثل تقویت یک عضله است که وقتی موافقت آنها را جلب کردید و کار اصلی آغاز شد به کارتان خواهد آمد. باید به ارائه چشم‌‌اندازتان ادامه دهید تا افراد بیشتری به شما ملحق شوند و بتوانید هدف بزرگ‌تری را محقق کنید که تنهایی از پسش برنمی‌‌آیید.
جنیفر می‌گوید: «مخالفت و رد شدن ایده را به خودتان نگیرید. من تمرین کردم که مخالفتشان را شخصی نکنم. شاید بخشی از دلیلش این باشد که گاهی خودم در جایگاه رئیس هستم و افراد با ایده‌هایی سراغم می‌‌آیند. همیشه نمی‌توانم بله بگویم. پس درک می‌کنم که نه شنیدن، لزوما به معنای بی‌‌کیفیت بودن ایده نیست یا به این معنا نیست که فرد ارائه‌‌دهنده، ناتوان است. یک ایده حتی می‌تواند یک روز در آینده اجرا شود. پس برای من، نه به معنای رد شدن نیست. بلکه به معنای این است که شرایط فعلا برای اجرای ایده مساعد نیست.»
او قبلا فکر می‌کرد نه شنیدن یعنی پایان مکالمه. اما حالا معتقد است گاهی نه یعنی «فعلا نه» یا «نه، من آدم مناسبی نیستم» یا «نه، این ایده مشکل اورژانسی من را رفع نمی‌کند، پس برو و هر وقت توانستی راهی پیدا کنی که این مشکل را حل کند بیا.» او می‌گوید: «فکر می‌کردم نه یعنی یک جمله کامل. در بعضی شرایط، نه، یک جمله کامل است اما در این مورد، نه.»
نه شنیدن، پایان ماجرا نیست
«نه» شنیدن، فرصتی برای شماست که سوالاتی از طرف مقابل بپرسید و بفهمید نه، به چه معناست. البته سعی کنید روی اعصابش نروید. اگر نسبت به فردی که نه گفته، حالت انتقادی داشته باشید، او احتمالا نخواهد گفت که علت مخالفتش چه بوده. به او بگویید: «ممنون می‌‌شوم اگر بگویید چه در ذهنتان گذشت که نه گفتید.» از او بپرسید: «آیا الان زمان مناسبی نیست؟ آیا فکر می‌کنید هرگز جواب نمی‌دهد؟ آیا هزینه‌‌‌‌اش زیاد است؟» حتی اگر ایده‌‌تان هیچ‌وقت استارت نخورد، حداقل می‌‌فهمید چرا رد شد. در نتیجه، وقتی شرایط تغییر کرد، هنگام ارائه مجدد آن، مجهزتر و حتی قدرتمندتر ظاهر خواهید شد.
