چطور مدیریت فرآیند اموال‌گردانی را بهینه‌تر انجام دهیم؟
مدیریت صحیح و موثر بر اموال می‌بایست از زمان تحصیل آنها اعمال گردد اما در عمل بسیاری سازمان‌های بزرگ قادر به انجام آن نیستند. فرآیند اموال‌گردانی که باید یکبار در سال انجام شود، به دلیل گستردگی برخی سازمان‌ها، هزینه‌های زیادی ایجاد می‌کند و گاهی چنان پیچیده می‌شود که اجرای آن به صرفه نیست.
رویکرد‌های جدید به مدیریت فرآیند اموال‌گردانی مبتنی بر فناوری اطلاعات و نرم‌افزارهای حوزه لجستیک، می‌تواند راهگشای این مشکل باشد. اما اجرای آن به مهندسی مجدد و بهبود سبک اجرایی جمع‌داری اموال وابسته است.
بهینه‌سازی مدیریت فرآیند اموال‌گردانی و راه‌اندازی نرم‌افزارهای مدیریت انبار و اموال و حوزه لجستیک موجب می‌شود که بتوان اطلاعاتی از قبیل بهای تمام شده، تاریخ بهره‌برداری، نرخ و روش استهلاک، مبلغ استهلاک انباشته، مرکز هزینه و محل استقرار، شخص تحویل گیرنده و سایر اطلاعات مربوطه را در هر مقطع از زمان در اختیار مدیران لجستیک سازمان قرار داد.
در راستای بهینه‌سازی مدیریت فرآیند اموال‌گردانی سه مرحله اساسی زیر باید در نظر گرفته شود:
مرحله اول: عملیات قبل از صورت‌برداری اموال و پلاک‌کوبی
بازبینی کدینگ کالا
پیش از شروع عملیات صورت‌برداری، باید در ابتدا تمامی کالاهای غیرمصرفی مورد استفاده مجموعه طبق اطلاعات ثبت شده قبلی گردآوری و همسان سازی شود. بدین‌صورت از ثبت یک نوع مال با چند عنوان مختلف جلوگیری می‌شود.
همچنین انجام این کار موجب آسان‌تر شدن روند صورت‌برداری خواهد شد زیرا تمامی عناوین کالاهای موجود در مجموعه مشخص می‌شود. علاوه بر همسان‌سازی عناوین قبلی مورد استفاده، این اقلام می‌بایست با توجه به نوع کاربری و طبق نیاز سازمان گروه‌بندی شوند.
تعریف و بازبینی محل‌های استقرار اموال
پیش از شروع به عملیات صورت‌برداری، باید تمامی محل‌های استقرار مورد استفاده تا سطح مورد نیاز سازمان، کاملاً مشخص شده و تعریف شوند. انجام این کار موجب جلوگیری از گمراهی جمع دار حین صورت برداری در خصوص ثبت اطلاعات محل استقرار و همچنین تشخیص حد تفکیک سطح محل استقرار خواهد شد.
تعیین مراکز هزینه اموال
مرکز هزینه یکی از مهمترین شاخص‌های واحد مالی در خصوص ثبت اطلاعات ریالی مختلف است، پس هنگام ثبت اطلاعات اموال حین صورت برداری، باید علاوه بر ثبت اطلاعاتی مانند محل استقرار و مسئول تحویل گیرنده، اطلاعات مرکز هزینه آن مال نیز مشخص شود تا در عملیات بعدی مانند گزارش گیری، ثبت اسناد حسابداری و ... مورد استفاده قرار گیرد.
بازبینی ساختار سازمانی:
یکی از معیارهای اصلی کنترل تعدادی و ریالی اموال در هر مجموعه، تفکیک اموال به نسبت هر واحد تحویل گیرنده است. با توجه به اینکه حین صورت‌برداری، هر مال به نام شخص تحویل‌گیرنده آن مال ثبت می‌شود، ضروری است سمت هر شخص که معین کننده دپارتمان وی در ساختار سازمانی است، کاملاً صحیح باشد. همچنین لازم است وضعیت ساختار سازمان در خصوص تمامی واحدها و دپارتمانها، در به‌روزترین وضعیت ممکن قرار داشته باشد.
پلاک کوبی اموال:
پلاک کوبی از مجموعه اقداماتی است که در جهت کنترل، ردیابی و نگهداری سوابق هریک از اقلام مشخص اموال، برای جلوگیری از هرگونه اشتباه یا سوء استفاده احتمالی از آنها انجام می‌شود. پیش از شروع به صورت‌برداری و پلاک‌کوبی اموال، باید فرمت برچسب اموال شامل QR Code طراحی و مورد تایید مدیران مرتبط در سازمان قرار بگیرد.
مشاهده ویدیوی تجربه بانک کشاورزی از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت اموال
مرحله دوم: صورت‌برداری اموال به صورت الکترونیک و مغایرت‌گیری لحظه‌ای
انجام صورت‌برداری اموال با استفاده از نرم‌افزار و اپ‌های موبایلی که با اسکن بارکد‌های اموال به سرعت اطلاعات را جمع‌آوری می‌کنند، باعث می‌شود جمع داری اموال در سازمان‌های بزرگی که تعداد و پراکندگی بالایی در ساختمان‌ها و تجهیزات دارند با هزینه بسیار پایین‌تری انجام شود.
این امتیاز که امین اموال سازمان می‌تواند در لحظه اسکن بارکد، اطلاعات قبلی مال را با وضعیت ثبت‌شده قبلی آن مطابقت دهد، فرآیند پیچیده مغایرت‌گیری را تسهیل می‌کند.
اهمیت سرعت و سادگی آنجایی بیشتر مشخص می‌شود که این فرآیند در برخی سازمان‌ها به قدری طولانی می‌شده که در انتهای بازه زمانی جمع‌داری، وضعیت بسیاری از اموالی که در شروع پروژه، ثبت شده بودند، تغییر می‌کرد و همین موجب می شد سازمان هیچ گاه نتواند اطلاعات اموال خود را یکبار در سال ، به صورت دقیق و باضریب خطای قابل قبول در اختیار داشته باشد.
مرحله سوم: پالایش داده‌ها پس از اتمام صورت‌برداری اموال
پس از اتمام عملیات صورت‌برداری اموال و تحویل آنها به مسئول مربوطه و تجمیع کلیه اطلاعات اموال، می‌بایست مراحل نهایی جهت ثبت و تایید اطلاعات اموال به شرح زیر انجام شود:
طبقه‌بندی اموال مطابق کدینگ حسابداری
اطلاعات اموال صورت برداری شده مطابق کدینگ حسابداری و سرفصلهای تعریف شده تفکیک شود تا جهت عملیات بعدی صدور اسناد حسابداری مرتبط با اموال و دارایی‌های ثابت، مورد استفاده قرار گیرند.
اعمال قوانین و نرخ محاسبه استهلاک طبق ماده ۱۴۹
پس از طبقه‌بندی اموال مطابق کدینگ حسابداری، قوانین محاسبه استهلاک متناظر با هر گروه مال، برای آنها در نظر گرفته شود تا محاسبه استهلاک این اموال، بر اساس نرخ محاسبه استهلاک معرفی شده طبق ماده ۱۴۹ انجام گردد.
تطابق اطلاعات ریالی بر اساس دفاتر مالی
پس از گروه‌بندی اموال بر اساس طبقات و گروه‌های اموال و همچنین با در نظر گرفتن مرکز هزینه هر مال، اطلاعات جمع‌آوری شده می‌بایست با گردش فعلی دفاتر مالی مورد استفاده مجموعه تطبیق داده شود تا اصلاحات لازم در لیست اموال بر اساس اطلاعات واحد مالی انجام شود و یا در صورت لزوم، اصلاحات در دفاتر مالی انجام گیرد.
کانورت اطلاعات
پس از اتمام موارد فوق، باید کانورت و ثبت کلیه اطلاعات صورت برداری و پالایش شده، در نرم افزار مدیریت اموال انجام گیرد.
پیشنهاد ویژه نرم‌افزاری:
فرآیند صورت‌برداری توسط اپ موبایل جمع‌دار دیدگاه محصول شرکت چارگون
پس از ثبت کامل اطلاعات کلیه اموال صورت‌برداری شده در نرم‌افزار مدیریت اموال و الصاق برچسب، می‌توان هنگام صورت‌برداری از اموال موجود در سازمان با استفاده از اپ موبایل جمع‌دار دیدگاه همراه این فرآیند را با سهولت و دقت‌نظر بیشتری انجام داد.
با تعریف دستور صورت‌برداری در اپلیکیشن جمع‌دار دیدگاه همراه، می‌توان اطلاعاتی را که توسط جمع‌دار در سیستم مدیرت اموال ذخیره شده را فراخوانی نموده و مشاهده کرد. چنان‌چه امین اموال سازمان مغایرتی در اطلاعات اصلی نظیر تحویل‌گیرنده، محل استقرار یا ... مشاهده نماید امکان اعمال‌شدن اصلاحات بر روی اموال فراخوانی شده وجود خواهد داشت. با انجام تغییرات مورد نظر توسط کاربر اموال، اطلاعات جمع‌آوری شده می‌تواند مورد تایید قرار گرفته و به اموال موجود از قبل اضافه شوند.
دمو و آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای مدیریت اموال از راهکار لجستیک چارگون
تولید محتوای بخش «وب گردی» توسط این مجموعه صورت نگرفته و انتشار این مطلب به معنی تایید محتوای آن نیست.
