مدل شایستگی، پلی به‌سوی عملکرد ناب در سازمان

پرویز نصرتی کردکندی

عضو انجمن ایرانیان فارغ‌التحصیل ژاپن و مدیر استراتژی شرکت پارسا پلیمر شریف

شایستگی به قابلیتی گفته ‌‌می‌شود که بتواند با اعمال مجموعه‌ای از دانش‌های مرتبط‌، مهارت‌ها و توانایی‌، انجام وظایف و مسوولیت‌های یک کسب‌وکار را در سطحی قابل قبول انجام دهد‌. شایستگی، اغلب به‌عنوان پایه و اساس استانداردهای مهارت‌، سطح دانش و توانایی‌های مورد نیاز برای موفقیت و همچنین به‌عنوان معیار اندازه‌گیری پتانسیل مورد نیاز برای تایید صلاحیت افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد. چرا مدل شایستگی؟

مدل شایستگی به مجموعه‌ای از ‌‌شایستگی‌ها که با هم در یک محیط کار خاص تعریف ‌‌می‌شود تا عملکرد موفقی حادث شود، گفته ‌‌می‌شود. مدل‌های شایستگی پایه و اساس کارکردهای مهم منابع انسانی در جذب‌، آموزش و توسعه و مدیریت عملکرد سازمان است. مدل شایستگی سازو کاری است که برای انطباق‌پذیری و سازگاری ‌‌سازمان‌های مدرن با تغییرات مدام و مستمر محیط کاری به وجود آمده است. بررسی سیستم‌های منابع انسانی ‌‌سازمان‌ها نشان ‌‌می‌دهد در بیشتر مواقع بین زیرسیستم‌های مختلف از قبیل آموزش، ارزیابی عملکرد، جذب و... ارتباط و پیوستگی لازم وجود ندارد و همین امر به ناکارآمدی سیستم‌های منابع انسانی منتهی می‌‌شود. یکی از بهترین و مناسب‌ترین رویکردها برای نائل شدن به انسجام بین فرآیندی، به کارگیری رویکرد شایستگی در مدیریت منابع انسانی است. در واقع مدل‌های شایستگی می‌توانند به‌عنوان شیوه‌ای برای یکپارچه کردن اقدام‌های مختلف منابع انسانی به کار روند. می‌توان چنین گفت که رویکرد شایستگی، هسته مرکزی تمامی فعالیت‌های منابع انسانی سازمان قرار می‌گیرد.

در مورد تعریف شایستگی اتفاق نظر وجود ندارد، اما از تعاریف شایستگی، چنین به نظر می‌رسد که شایستگی همانند چتری هر چیزی را که به‌گونه‌ای مستقیم یا غیرمستقیم بر عملکرد شغلی تاثیرگذار است، در برمی گیرد. به عبارت دیگر، شایستگی تصویری از یک انسان رشدیافته را نشان می‌دهد که برای انجام یک شغل، آمادگی‌های کامل را از هر جهت داشته باشد. در حقیقت شایستگی نوعی نگرش سیستمی به کارکنان دارد که همه آن صفات، ویژگی‌ها، مهارت‌ها و نگرش‌ها در ارتباط با اثربخشی‌، در انجام وظایف و مسوولیت‌ها را شامل می‌شود. برای تهیه مدل شایستگی، روش‌ها و الگوهای متنوعی ارائه شده است؛ مدل بلووم، مک کللند، هی‌گروپ و آنت از آن جمله هستند.

مدل شایستگی را نخستین بار اوایل سال ۱۹۷۰ میلادی روانشناس برجسته، دیوید مک کللند در یک شرکت مشاوره نوپا به نام مک بر (McBer) انجام داد. در آن زمان وزارت خارجه آمریکا در انتخاب افسران از طریق معیارهای انتخاب به روش سنتی و آزمایش استعداد تحصیلی و دانش‌، این‌گونه نیروهای داوطلب را غربالگری و جذب می‌کرد که از این رهگذر نمی‌توانستند افرادی که ‌‌شایستگی‌های چنین کارکردهایی را داشته باشند انتخاب کنند. به همین دلیل مک کللند و همکارانش به سفارش وزارت خارجه پس از تحقیق در رابطه با ضعف افرادی که تا آن زمان جذب شده بودند‌، تصمیم گرفتند آنچه ویژگی‌های متمایز عملکرد این گونه کارکنان است را مورد شناسایی قرار دهند‌ که به اولین مدل شایستگی برای این گونه نیروها دست پیدا کردند‌.

زمان ماندگاری مدل شایستگی

مدل‌سازی نظام شایستگی در گذشته برای ۱۰ تا ۱۵ سال آینده انجام می‌گرفت، ولی با توجه به روند سریع تغییرات در کسب و کارها به سال‌های کمتری کاهش یافته است‌ و با توجه به نوع صنعت و میزان تغییرپذیری باید در نظر گرفته شود. در همین زمینه دانش مورد نیاز هم به‌رغم تجربه کارکنان تغییر می‌یابد و نمی‌تواند برای همه طول عمر سازمانی افراد کافی باشد. به همین دلیل یک مدل شایستگی باید در مسیر توسعه دائمی قرارگیرد‌. سوال بنیادین این است: چگونه ‌‌می‌توانیم مهارت، رفتار و نگرش کارکنان سازمان را مطابق با نیازی که داریم به‌طور موثر تغییر دهیم‌‌؟ چگونه ‌‌می‌توانید دائما نیروی کار واجد شرایط داشته باشید‌‌؟ و اصولا چگونه ‌‌می‌توانید آن را اندازه‌گیری کنید؟

کارکنان فقط با داشتن تحصیلات آکادمیک نمی‌توانند مسوولیت‌های ناشی از کارکردهای سازمانی را به خوبی و در حد انتظار به انجام برسانند و به همین دلیل با چالش بزرگ عملکردی مواجه می‌شوید‌. برخی نیز بر این باورند که کارکنان در حین کار‌ آموزش دیده و تجربه کافی به‌دست خواهند آورد، یا ویژگی‌های شخصی افراد کلید ورود به رفتار کاری موثر خواهد بود‌. همه این موارد به غایت مهم هستند، اما به نظر می‌رسد هیچ کدام به اندازه کافی برای توصیف مجموعه ایده‌آلی از رفتارها و صفات مورد نیاز برای هر نقش سازمانی کافی نباشد و به ما این تضمین را با احتمال بسیار بالا بدهد که کارکنان در حد استاندارد در سطوح مختلف سازمان ایفای نقش خواهند کرد‌.

اصول طراحی یک مدل شایستگی

چارچوب شایستگی، دانش و ویژگی‌های مورد نیاز برای افراد در یک سازمان را تعریف ‌‌می‌کند؛ یعنی هر نقشی که فرد در مجموعه صلاحیت‌های مورد نیاز‌ برای انجام کار به‌طور موثر باید انجام دهد. برای توسعه این چارچوب، نیاز به یک درک عمیق از نقش در کسب و کار کارکنان دارید و برای اینکه بتوانید به این درک برسید ‌‌می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید‌:

• استفاده از یک لیست که مجموعه‌ای از مشترکات و ‌‌شایستگی‌های استاندارد را نشان ‌‌می‌دهد و ربط دادن آن به نیازهای کارکردی در نقش‌های مختلف سازمانی از ساده‌ترین روش‌های مدل‌سازی شایستگی است.

• استفاده از مشاوران خارج از مجموعه که در این زمینه سوابق عملی داشته و راه شما را برای رسیدن به مدل راحت‌تر ‌‌می‌کنند‌.

• ایجاد یک چارچوب شایستگی کلی سازمانی و استفاده موردی از آن به‌عنوان مبنایی برای همه کارکنان به شکلی که ترکیب هریک از اجزای مدل برای هر سطحی از سازمان متفاوت باشد.

سه اصل زیر هنگام طراحی مدل شایستگی حیاتی هستند:

1) شمول حداکثری: مدل شایستگی باید طوری طراحی شود که بیشترین پوشش در به حداکثر رساندن قابلیت‌های کارکنان را داشته باشد‌. برای این کار باید چالش‌های مهم کارکردی در سطوح مختلف شناسایی شوند و با این فرض که این ‌‌شایستگی‌ها در حل چالش‌ها به کمک خواهد آمد، نسبت به ترکیب شایستگی تصمیم گرفت.

2) ارتباط موثر: وقتی مدل شایستگی طراحی ‌‌می‌شود باید ارتباط موثر با کارکنان و ثبت دیدگاه آنها و نیازهایی که دارند را در برنامه تهیه مدل قرار داد. کارکنان بهترین نفراتی هستند که می‌توانند در شکل‌دهی مدل شایستگی به شما کمک کنند.

3) صلاحیت‌های ویژه: برخی نقش‌ها و مسوولیت‌های سازمانی نیاز به یک یا چند شایستگی کلیدی متمایز دارند‌، مثلا مدیر مالی و مدیر تولید در یک یا چند شایستگی می‌توانند متفاوت باشند. توجه به این تمایز حتی در یک سطح سازمانی نیز یک امر حیاتی است.

گام‌های مدل‌سازی شایستگی

چهار مرحله اصلی در فرآیند طراحی شایستگی وجود دارد. هر یک از این مراحل اقدامات کلیدی است که کارکنان را به قبول و انطباق خود با ‌‌شایستگی‌های کلیدی تشویق خواهد کرد.

• گام اول: آماده‌سازی. قبل از شروع تجزیه و تحلیل شغل باید بدانید که هر نقش سازمانی برای رسیدن به موفقیت به چه عواملی نیاز دارد‌. مطمئن شوید که نگاه هدفمندی را برای استخراج ‌‌شایستگی‌ها دنبال می‌کنید‌. چگونه استفاده از مدل عملکرد افراد را تحت تاثیر قرار خواهد داد؟ در این وضعیت که درگیر آماده‌سازی هستید دامنه شمول مدل را باید تعیین کنید‌. ایجاد یک تیم برای تعیین شایستگی که از همه سطوح کارکنان در آن عضویت داشته باشند بسیار کارگشا خواهد بود.

• گام دوم: جمع‌آوری اطلاعات. در مرحله بعد که بخش اصلی از طراحی مدل است باید داده‌هایی که به شما امکان تصمیم‌گیری را ‌‌می‌دهد جمع آوری کنید. برای چنین امکانی می‌توانید از راه‌های زیر استفاده کنید:

مشاهده کارکنان‌. درحالی‌که کارکنان در حال انجام فعالیت‌های روزانه هستند عملکرد آنها را مطالعه کرده و چگونگی نقششان و اینکه چه قابلیت‌هایی می‌تواند بیشتر به آنها کمک کند‌، بررسی می‌شود‌.

مصاحبه با کارکنان‌. در این روش هر فرد در هر سطح سازمانی به شکل فردی مصاحبه ‌‌می‌شود و چالش‌های کاری و ‌شایستگی‌های مورد نیاز و همین‌طور کاستی‌های مصاحبه‌شونده، استخراج ‌‌می‌شود‌.

پرسشنامه‌. بررسی پرسشنامه‌هایی که به‌طور هدفمند طراحی شده باشد نیز یک راه موثر برای جمع‌آوری اطلاعات است.

تجزیه و تحلیل کار. در این شیوه به جای نیروی انسانی‌، بر ماهیت کار و اینکه چه فعل و انفعالاتی ممکن است انجام شود تمرکز ‌‌می‌کنید و برای انجام آن همه موارد سازمانی مانند چشم‌انداز‌، استراتژی‌ و هدف‌های کلان و همچنین عوامل حیاتی موفقیت را مورد عنایت و ارزیابی قرار می‌دهید‌.

• گام سوم: ساخت چارچوب مدل. این مرحله شامل گروه‌بندی تمام رفتارها و مجموعه مهارت‌هایی است که به شایستگی در هر سطح می‌انجامد و برای بهتر عمل کردن در این مرحله باید موارد زیر را انجام دهید:

اظهارنامه. اعضای گروه‌های کاری را ملزم کنید تا ‌‌شایستگی‌های کلیدی مورد نظر را با مشارکت هم تهیه و اعلام کنند.

اصلاح گروه‌ها‌. برای هر یک از گروه‌های کاری‌، تعریف دقیق با زیرگروه‌ها مشخص شود. این گروه‌ها می‌توانند از نظرات یکدیگر برای ترکیب شایستگی در مدل بهره ببرند.

• گام چهارم: پیاده‌سازی. وقتی مدل شایستگی نهایی شد شما آماده اجرای آن در سازمان هستید‌، در این مرحله چند راهکار برای پیاده‌سازی می‌تواند به شما کمک بزرگی کند.

ایجاد ارتباط بین ‌‌شایستگی‌های فردی و اهداف سازمان هدف بزرگ طرح است و قرار نیست ‌‌شایستگی‌ها فقط جنبه نمایشی داشته باشد. بررسی کنید که چگونه می‌توانید با شیوه‌های مختلف حمایت خود را با پرداخت پاداش به افرادی که شایسته شناخته می‌شوند، نشان دهید و به رشد شایستگی سازمانتان کمک کنید. اطمینان حاصل کنید که مربیگری و آموزش در سازمانتان به اندازه کافی انجام ‌‌می‌شود. کارکنان باید بدانند تلاش‌هایی که انجام می‌دهند دیده ‌‌می‌شود و پشتیبانی خواهند شد.

ایجاد یک چارچوب شایستگی یک روش موثر برای ارزیابی، نگهداری و نظارت بر دانش، مهارت و صفات افراد در سازمان شما است. مدل شایستگی اجازه ‌‌می‌دهد شما به اندازه‌گیری سطح صلاحیت فعلی مطمئن شوید و کارکنان خود را از تخصص مورد نیاز برای افزودن ارزش به کسب و کار آگاهی بخشید‌. همچنین کمک ‌‌می‌کند مدیران در مورد جذب‌، استعدادیابی‌، حفظ کارکنان شایسته و پیشبرد استراتژی جانشین‌پروری تصمیم‌گیری آگاهانه داشته باشند و با شناسایی رفتارهای خاص و مهارت‌های مورد نیاز برای هر نقش، قادر شوند بودجه‌ریزی و برنامه‌ریزی آموزشی و توسعه شرکت را با چشمانی باز انجام دهند‌. در بخش‌های بعدی به موارد دیگری از آنچه استراتژیست‌ها باید بدانند خواهیم پرداخت‌، سه‌شنبه‌ها با ما باشید.