اگر به‌طور تصادفی و غیر منتظره مدیر شدید

نویسنده: مت کرومری

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

بعضی افراد از ابتدا به‌عنوان مدیر تربیت می‌شوند و سپس بر مسند مدیریت تکیه می‌زنند. برخی دیگر سلسله مراتب کاری را طی می‌کنند و به مقام مدیری می‌رسند و هستند کسانی که بنا به نیاز فوری شرکت و به‌صورت کاملا ناگهانی و گاه ناخواسته به‌عنوان مدیر منصوب می‌شوند که در این حالت به فردی دست و پا بسته و شوکه شده در کارزار سخت مدیریت تبدیل می‌شوند. تمام صنایع و شرکت‌ها و سازمان‌ها به مدیر نیاز دارند و گاه پیدا کردن مدیران لایق و کاربلد آنچنان سخت و پیچیده می‌شود که مالکان و تصمیم‌گیران شرکتی را وادار می‌سازد تا از بسیاری از آرمان‌ها و اولویت‌هایشان صرف‌نظر کنند.

در چنین شرایطی است که مدیران تازه‌کار و بی‌تجربه خود را با کوله‌باری از مشکلات و ابهامات روبه‌رو می‌بینند که مقابله با آنها امری بسیار دشوار و طاقت‌فرسا خواهد بود. در چنین شرایطی، رعایت پاره‌ای اصول و پیاده کردن توصیه‌هایی چند می‌تواند مدیران تصادفی را قادر سازد به تدریج بر اوضاع مسلط شوند و مشکلات موجود را از سر راه بردارند. در ادامه به چند مورد از کارهایی که مدیران تصادفی باید انجام دهند اشاره شده است.

1) برای درک کامل کاری که در حال مدیریت کردنش هستید وقت بگذارید. هیچ چیز بدتر از این نیست که مدیری در مجموعه‌ای فعالیت کند که نداند در آنجا چه کاری انجام می‌شود و کارها چگونه انجام می‌شوند. افراد تحت رهبری چنین مدیری هیچ‌گاه او را جدی نخواهند گرفت و حتی ممکن است از بی‌اطلاعی او نسبت به اوضاع سوءاستفاده کنند. بنابراین در هفته‌های اول فعالیت‌تان در مجموعه‌ای جدید و ناشناخته حتما برای شناخت کامل ابعاد کارها و فعالیت‌ها وقت بگذارید و سعی کنید نسبت به مسائل و نحوه انجام شدن امور تسلط یابید.

2) مهارت‌های مدیریت زمان‌تان را ارتقا دهید. در منصب مدیریت آن چیزی که بیش از هر چیز دیگری برای شما اهمیت دارد زمان است. پس آن را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید. همیشه به یاد داشته باشید که مدیریت زمان برای یک مدیر با مدیریت زمان برای کارمندان معمولی متفاوت است، چرا که حجم کاری و مسوولیت‌های محوله به آنها کاملا با هم فرق دارد. پس یاد بگیرید مثل یک مدیر زمان‌تان را مدیریت کنید.

3) مهارت گوش کردن فعال را در خود تقویت کنید. کارمندان برای مدیر تازه‌واردی که به حرف‌های آنها گوش می‌کند و به آنها توجه دارد ارزش بیشتری قائل می‌شوند. پس وقتی کارکنان به شما مراجعه کردند با روحیه‌ای باز و گوشی شنوا به اظهار نظر‌های آنها توجه کنید.

4) یاد بگیرید چگونه به کارکنان‌تان انگیزه بدهید و آنها را رهبری کنید. باید این واقعیت را پذیرفت که افراد عادی اغلب نمی‌دانند و نمی‌توانند کارکنان را به شکلی حرفه‌ای رهبری کنند و به آنها انگیزه دهند اما باید این کار را یاد بگیرند، چرا که مدیری که نتواند به افرادش انگیزه دهد و رهبری‌شان کند اصلا مدیر نیست.

5) به خودآموزی و افزایش دانسته‌های خود ادامه دهید. مدیران موفق هیچ‌گاه فرآیند یادگیری و پیشرفت خود را متوقف نمی‌کنند. پس اگر شما بنا به اتفاق یا اجبار به مدیریت شرکتی رسیدید، به‌طور پیوسته یادگیری و خودآموزی داشته باشید.

6) خودتان را در اتاق‌تان محصور نکنید. مدیران تصادفی به شدت از حضور فعال در جمع کارکنان هراس دارند چرا که خود را فاقد اعتماد به نفس کافی می‌دانند در حالی که زندانی کردن خود در اتاق کار نه تنها مانعی بر سر راه بهبود اعتماد به نفس مدیران تصادفی است بلکه کارکنان را نیز نسبت به توانایی‌های مدیرشان دچار تردید می‌سازد. بنابراین بهتر است با شجاعت تمام در محیط شرکت و در میان کارکنان حضور یابید تا هم در برابر کارکنان باشکوه جلوه کنید و هم به تدریج اعتماد به نفس لازم برای یک مدیر را به دست آورید.

7) وانمود نکنید که همه چیز را می‌دانید. بعضی از مدیران تصادفی که قاعدتا اطلاع چندانی از چند و چون قضایا ندارند ترجیح می‌دهند، به گونه‌ای وانمود کنند که گویا از همه چیز خبر دارند و همه چیز را می‌دانند، در حالی که چنین نیست و این ناشی‌گری به قیمت تداوم یافتن ناآگاهی آنها و عدم اطلاع‌رسانی کارکنان به آنها تمام خواهد شد. پس به یاد داشته باشید که کارکنان هیچ تمایلی به اطلاع‌رسانی به مدیری که به نظر می‌رسد همه چیز را می‌داند ندارند.

8) اعتبار موفقیت‌های به دست آمده را فقط متعلق به خود ندانید. هر موفقیت و دستاوردی که توسط یک تیم کسب می‌شود حاصل تلاش تمام اعضای تیم و نه فقط رهبر آن است. پس اگر تیم یا شرکت تحت مدیریت شما به موفقیتی دست پیدا کرد، تمام اعتبار آن را به خود نسبت ندهید و بدانید که کارکنان یک مجموعه از مدیری که همه موفقیت‌ها و نکات مثبت را به خود نسبت می‌دهد و در مقابل تقصیر کمبود‌ها و نارسایی‌ها را به گردن افرادش می‌اندازد بدشان می‌آید.

9) انتظار نداشته باشید همه کارکنان‌تان بی‌نقص و عالی باشند. مدیران تصادفی به اشتباه فکر می‌کنند که همه کارمندان باید از هر گونه خطا و اشتباهی مبرا باشند در حالی که چنین برخورد ایده‌آل‌گرایانه‌ای به هیچ عنوان درست نیست و در هر فعالیت و پروژه‌ای نکات مثبت و منفی وجود دارد.

10) یاد بگیرید چگونه می‌توان و باید تفویض اختیار کرد. مدیران تصادفی فکر می‌کنند که تمام تصمیمات و فعالیت‌ها را خودشان باید انجام دهند و نباید انجام این کارها را از دیگران بخواهند، در حالی که این کار نتیجه‌ای غیر از شلوغ شدن سر مدیر و کاهش بهره‌وری او نخواهد داشت. بنابراین از طریق شناسایی پتانسیل‌ها و توانمندی‌های کارکنان‌تان یاد بگیرید که چه کارهایی را می‌توانید و باید به آنها بسپارید.

به هر حال حتی اگر به‌طور تصادفی و ناگهانی به مقام مدیریت یک شرکت یا رهبری یک تیم کاری برگزیده شده‌اید و از قبل خود را آماده و مهیای این آزمون سخت نکرده‌اید، می‌توانید با عملی کردن توصیه‌های ذکر شده و اقدامات هدفمند و آگاهانه خیلی زود از قالب یک مدیر ناشی و تصادفی به یک مدیر حرفه‌ای و کاربلد تبدیل شوید.

منبع: مجله American Manager Association