چگونه در یک مصاحبه داخلی موفق شویم

مترجم: رویا مرسلی منبع:HBR اگر برای احراز یک پست جدید در شرکت خود هدف گذاری کرده‌اید برای رسیدن به آن به احتمال زیاد از شما خواسته خواهد شد که یک مصاحبه داخلی داشته باشید. به نظر بسیار آسان می‌آید که با مدیرانی که از قبل می‌شناسید به گفت‌وگو بنشینید. اما این کار آنقدر که فکر می‌کنید ساده نیست. مصاحبه‌های داخلی نیز به‌اندازه مصاحبه با شرکت‌ها و سازمان‌های دیگرسخت است. مدیران در مصاحبه‌های داخلی چالش‌های غیرمنتظره‌ای را پیش روی شما قرار می‌دهند. افراد خبره چه می‌گویند بسیاری از کاندیداها و مدیران استخدام‌کننده فرآیند مصاحبه داخلی را دست کم می‌گیرند و تصور می‌کنند این فرآیند فرمالیته است و همه مدارک وقرائن از قبل موجود است. اما کلودیو فرناندز آروز به عنوان مشاور ارشد شرکت تحقیقات مدیریتی جهانی «اگون زندر» معتقد است که این یک تصور اشتباه است. او می‌گوید «هم به نفع شما و هم به نفع مدیر استخدام‌کننده‌تان است که یک ارزیابی جدی داشته باشید تا مطمئن شوید شایستگی و تناسب لازم برای شغل جدید را دارید». جان لیز به عنوان یک استراتژیست حرفه‌ای در انگلستان نیز با این موضوع موافق است. او می‌گوید بسیاری از کاندیداهای داخلی به اینگونه جلسات با دید گفت‌وگو برای توسعه می‌نگرند نه به عنوان یک مصاحبه. او می‌گوید «افراد اغلب از ارائه مستندات مربوط به موفقیت‌های خود در سازمان فروگذار می‌کنند، چون بر این عقیده‌اند که مصاحبه‌کنندگان از قبل دستاوردهای آنها را می‌دانند». بار دیگر که برای یک مصاحبه داخلی آماده می‌شوید، اصول زیر را به خاطر داشته باشید. گفتن یا نگفتن اولین سوالی که با آن مواجه هستید این است که آیا باید به رییس فعلی خود بگویید که برای پست دیگری تقاضا داده‌اید یا خیر. فرناندز آروز می‌گوید: «صداقت بهترین سیاست است نه تنها به این خاطر که رییستان خیلی زود قضیه را می‌فهمد بلکه به این خاطر که او مهم‌ترین مرجع شما در طول فرآیند خواهد بود.» لیز پیشنهاد می‌کند از مشاوره رییستان برای یافتن بهترین راه جهت رسیدن به پست جدید بهره ببرید. بیان این موضوع به شما کمک می‌کند بفهمید مواضع او درباره تصمیم شما چیست. او می‌گوید: «اگر رییستان با تصمیم شما مخالف است یا به صورت جدی از پیشرفت شما جلوگیری می‌کند، باید استراتژی خود را مورد بازبینی قرار دهید.» اگر نگران هستید که رییستان فردی کینه جو است یا شانس شما را از بین می‌برد، با مدیر استخدام‌کننده صحبت کنید و ببینید آیا امکان دارد تقاضای شما تا زمان مقتضی مخفی باقی بماند یا خیر. تصور نکنید که دارای امتیاز ویژه‌ای هستید شاید فکر کنید از آنجا که یک کاندیدای شناخته شده هستید، دارای مزیت هستید، در برخی موارد شاید این تصور درست باشد. فرناندز آروز می‌گوید شرکت‌های هوشمند می‌دانند استخدام کارمند فعلی سریع‌تر و ارزان‌تر است. اما این دلیل بر داشتن مزیت نمی‌شود. شاید باور مدیر استخدام‌کننده این باشد که استخدام یک کارمند جدید با مهارت‌ها و دیدگاه‌های نو که افراد دیگر در سازمان فاقد آن هستند مفیدتر است. همانطور که لیز اشاره می‌کند، احتمال دارد که مدیر استخدام‌کننده تحت تاثیر تجربیات گذشته خود باشد: «اگر کارمند قبلی، از میان کارمندان داخلی انتخاب شده بود، اما عملکرد فوق العاده ضعیفی داشت شاید این بار بخواهد یک کارمند خارج از سازمان استخدام کند». فراموش نکنید این یک فرآیند رقابتی است و شما نباید با خیال راحت تصور کنید که این شغل به شما خواهد رسید. تحقیق کنید فرناندز آروز می‌گوید: یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که از کاندیداهای داخلی سر می‌زند این است که «درباره شغل جدید، چالش‌های آن و انتظاراتی که در آن وجود دارد به‌اندازه کافی سوال نمی‌پرسند». شما بدون داشتن این اطلاعات قادر به انجام یک مصاحبه خوب نخواهید بود و حتی نمی‌توانید خود را نیز به درستی ارزیابی کنید که آیا برای این شغل مناسب هستید یا خیر. فقط بر شرح وظایف تکیه نکنید؛ چراکه احتمال دارد بر مبنای آن تصویر درستی از شغل مورد نظر به دست نیاورید. در صورت امکان با مدیر استخدام‌کننده، قبل از مصاحبه جلسه بگذارید. فرناندز آروز می‌گوید: «کار خود را درست انجام دهید، با افراد در شغل مشابه و همچنین آنهایی که قبلا در پست مورد تقاضای شما کار می‌کردند صحبت کنید.» قبل از مصاحبه از آنچه دیگران درباره شما می‌گویند مطلع باشید لیز می‌گوید: «امتیاز کاندیداهای خارجی این است که کاملا غریبه هستند و نامه اعمالشان سفید است». اما شما چنین خوش شانسی ندارید. افراد سازمان بدون توجه به سوابق کارآیی شما، ممکن است تصورات و پیش‌فرض‌هایی نسبت به شما داشته باشند. لیز می‌گوید: «حتی دارا بودن حسن شهرت نیز می‌تواند به ضرر شما تمام شود». اگر افراد فکر می‌کنند شما در کارهای عملیاتی بی‌نقص هستید، ممکن است تصور کنند تفکر استراتژیک در شما ضعیف است. قبل از شروع فرآیند مصاحبه بدانید دیگران درباره شما چگونه فکر می‌کنند. می‌توانید از یک مشاور، راهنما یا همکاران منابع انسانی در این زمینه کمک بخواهید. بعد از آن باید آماده باشید که تصورات دیگران را نسبت به خود تغییر دهید. مثلا می‌توانید به آنها بگویید «در گذشته بعضی‌ها فکر می‌کردند من فاقد مهارت‌های تفکر استراتژیک هستم، اما بگذارید بگویم که اخیرا چه کاری انجام داده‌ام.» البته فراموش نکنید که باید این کار را با ظرافت انجام دهید به طوری که جنجالی یا خشن به نظر نیایید. لیز می‌گوید «سعی نکنید در لفافه به آنها بفهمانید که شما را درک نمی‌کنند یا اینکه تاکنون فرصت‌های مناسب برای نشان دادن خود به دست نیاورده‌اید». برای گفت‌وگوی خود دستورالعمل مشخص کنید در مصاحبه با یک فرد آشنا هر اتفاقی ممکن است رخ دهد. اگر مصاحبه‌کننده را به خوبی می‌شناسید، می‌توانید قبل از جلسه با او ملاقات کنید و از او بپرسید قرار است جلسه چگونه پیش برود. اگر روابط میان شما سرد شده است، سعی کنید در زمان باقی‌مانده تعادل ایجاد کنید. فرناندز آروز می‌گوید: «باید با فردی که از قبل با او آشنایی دارید رفتار دوستانه و غیررسمی داشته باشید اما در عین حال لازم است کاملا حرفه‌ای ظاهر شوید». شاید از خودتان بپرسید چگونه باید درباره کاری که او از قبل مطلع است صحبت کنید. در چنین مواردی باید به طور مستقیم سوال کنید. مثلا چنین عبارتی را به کار برید «من می‌خواهم اطلاعاتی را بدهم که اگر یک مصاحبه خارجی انجام می‌دادم نیز همین موضوعات را مطرح می‌کردم؛ بنابراین ممکن است برخی از گفته‌های من را از قبل بدانید. آیا موافق هستید؟» فرناندز آروز می‌گوید «هر کاندیدایی می‌داند به نفع همه است که هیچ نقطه ابهامی باقی نماند.» به اشتباهات و نقص‌های حرفه‌ای خود نیز اشاره کنید احتمال دارد مجبور شوید درباره چند مورد از اشتباهات گذشته خود صحبت کنید. لیز می‌گوید: «این سخت ترین قسمت کار است. افراد می‌توانند به آسانی موضع دفاعی به خود بگیرند و طوری وانمود کنند که همه تقصیرها متوجه رییس‌شان بوده است». برخی اشتباهات واقعا در اتاق مصاحبه قابل توضیح نیستند. اگر رزومه کاری شما هنوز برای دریافت شغل جدید کافی نیست، سعی کنید قبل از تقاضا برای آن، تجربیات بیشتری کسب کنید. اما اگر صادقانه بر این باور هستید که آمادگی دریافت شغل جدید را دارید، اشتباهات خود را بازگو کنید و بگویید از آن چه درس‌هایی گرفته‌اید. امیدوار باشید که مدیر استخدام‌کننده آن را درک کند. فرناندز آروز می‌گوید: «هیچ کس کامل نیست. اما تا زمانی که شما فرد لایقی هستید و میل به یادگیری از اشتباهات خود دارید، من شخصا از استخدام افرادی مانند شما دریغ نخواهم کرد». اصولی که باید به خاطر داشت: • به رییس فعلی خود بگویید که برای پست دیگری تقاضا داده‌اید. • بدانید نظر دیگران درباره شما چیست تا بتوانید در صورت لزوم حسن شهرت خود را برگردانید. • اگر مدیر استخدام‌کننده را به خوبی می‌شناسید، از او بپرسید گفت‌وگو را چگونه پیش خواهد برد؛ در غیراین صورت، سعی کنید لحن صحبت شما دوستانه و حرفه‌ای باشد. • فکر نکنید که این شغل فقط برای شما است، حتی اگر احساس می‌کنید شایسته‌ترین فرد برای احراز آن هستید. • در مصاحبه، محور گفت‌وگو را بر مبنای توسعه کار هدایت نکنید، بلکه به فرآیند مصاحبه همانند یک میدان رقابت نگاه کنید. • درباره اشتباهی که در گذشته مرتکب شده‌اید موضع دفاعی به خود نگیرید. صادق باشید و بگویید از آن چه درس‌هایی گرفته‌اید. ۱ مورد کاوی شماره خودتان را نشان دهید ماری بث زمانی که برای یک پست تازه ایجاد شده در شرکت به عنوان مدیر گزارش‌ها و تحلیل خارجی، تقاضای کار کرد، در میدان رقابت با متقاضیان دیگرقرار گرفت. او می‌گوید: «من در مقابل کاندیداهای بسیار قدرتمندی قرار گرفتم و با وجود اینکه بیشترین شانس را برای دریافت این سمت داشتم، اما دیگران نیز بسیار شایسته بودند.» ماری بث طی مدت دو ماه، ده مصاحبه انجام داد، اولین مصاحبه با مدیر منابع انسانی و بقیه با افرادی که قرار بود با آنها کار کند. آخرین مصاحبه با مدیر مالی بود. او برای آمادگی خود تلاش بسیاری کرد: با چند مشاور صحبت کرد، انتظارات شغل جدید را از جنبه‌های مختلف مورد تحقیق قرار داد، و با رییسش درباره چالش‌هایی که در این راه با آن مواجه خواهد شد مشورت کرد. او همه مصاحبه‌ها را بسیار جدی می‌گرفت، لباس رسمی می‌پوشید و با دقت شایستگی خود را به مصاحبه‌کنندگان اثبات می‌کرد، حتی در مواقعی که مصاحبه‌کننده از قبل درباره فعالیت‌های او اطلاع داشت. او معتقد است «هر چند با افراد ارتباط دارید، اما لازم است برخی نکات را درباره توانایی خود یادآوری کنید». سرانجام مشخص شد که او بهترین کاندیدا برای این شغل است. اگر این پست را به راحتی به دست می‌آورد، شاید این تصور ایجاد می‌شد که به او لطف شده است اما اکنون پس از طی همه مراحل و انجام همه مصاحبه‌ها او در شغل خود مورد احترام است. ۲ مورد کاوی شماره علایق شغلی خود را با صراحت مطرح کنید در یک شرکت خدمات مالی که «شان‌رید» در آن کار می‌کند، تغییر پست یک امر عادی و رایج است. شان طی شش سال که در این شرکت کار می‌کند تقریبا ۲۰ مصاحبه داخلی را پشت سر گذاشته است. آخرین تقاضای او برای تغییر پست، یک شغل ساده اما در عین حال چالش‌ برانگیز بود. یکی از مصاحبه‌کنندگان به نام کارل کسی بود که اخیرا برای پست دیگری با او مصاحبه کرده بود ولی او موفق به دریافت آن شغل نشد. شان می‌گوید «خیلی عصبی بودم چون در اینجا شخصی وجود داشت که می‌دانست دفعه قبل به چه دلیل موفق به دریافت آن شغل نشدم. او اطلاعاتی را داشت که من نداشتم». با این وجود، شان مصاحبه‌های مقدماتی خود را به طور عادی انجام داد. او با مدیر استخدام‌کننده جلسه‌ای گذاشت (شان از شغل قبلی خود با او آشنا بود) و از رییس فعلی و قبلی خود خواست از طریق ایمیل برای او رضایت‌نامه بفرستند. او همچنین با مدیر بخش و یکی از هم تیمی‌هایش جلسه‌ای برگزار کرد تا بفهمد این شغل چه نیازمندی‌هایی دارد و او چگونه می‌تواند موفق شود. او می‌گوید: «وقتی وارد اولین مصاحبه با مدیر استخدام‌کننده شدم، احساس کردم نسبت به خود بسیار مطمئن هستم. اطلاعات زیادی درباره این شغل داشتم و می‌دانستم این شغل متضمن چه انتظارات و تعهداتی است که با شرح وظایف تعریف شده آن بسیار متفاوت بود.» مصاحبه بعدی او با کارل بود. همان طور که شان انتظار داشت، اولین سوال کارل این بود: چه چیز باعث شده است فکر کنید برای این شغل مناسب هستید در حالی که در مورد شغل قبلی موفق نشدید؟ شان توضیح داد که چرا به هر دو شغل علاقه داشت و اینکه مهارت‌ها و تجارب او برای شغل فعلی مناسب‌تر است. او توانست کارل را قانع کند و بقیه مصاحبه به خوبی پیش رفت. چند روز بعد به او اطلاع داده شد که شغل را دریافت کرده است.