ابزار مواجهه با عملکرد قابل بهبود کارکنان
سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع: mindtools * عضو هیات‌‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران بدون‌شک عملکرد کارکنان، عملکرد سازمان را به‌طور مستقیم تحت تاثیر قرار می‌دهد و همواره مدیران به دنبال راه حلی برای این مساله هستند و گاهی با آموزش، تغییر نقش افراد و راهکارهایی متفاوت برای بهبود عملکرد کارکنان تلاش می‌کنند. اینگونه راهکارها معمولا متمرکز بر توانایی افراد است، در حالی‌که عملکرد هر فرد تابعی از توانایی و انگیزه او است. به عبارتی: عملکرد= توانایی × انگیزه
که در آن توانایی حاصل از استعدادهای فرد و آموزش‌های تخصصی است و انگیزه نیز محصول علاقه و تعهد فرد است.
سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع: mindtools * عضو هیات‌‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران بدون‌شک عملکرد کارکنان، عملکرد سازمان را به‌طور مستقیم تحت تاثیر قرار می‌دهد و همواره مدیران به دنبال راه حلی برای این مساله هستند و گاهی با آموزش، تغییر نقش افراد و راهکارهایی متفاوت برای بهبود عملکرد کارکنان تلاش می‌کنند. اینگونه راهکارها معمولا متمرکز بر توانایی افراد است، در حالی‌که عملکرد هر فرد تابعی از توانایی و انگیزه او است. به عبارتی: عملکرد= توانایی × انگیزه
که در آن توانایی حاصل از استعدادهای فرد و آموزش‌های تخصصی است و انگیزه نیز محصول علاقه و تعهد فرد است.
برای مثال فردی با ۱۰۰درصد انگیزه و ۷۵ درصد توانایی، اغلب می‌تواند به عملکردی بالاتر از سطح متوسط دست یابد، در حالی‌که یک فرد با سطح توانایی ۲۵ درصد، حتی با داشتن همان میزان انگیزه، نمی‌تواند به عملکرد مورد انتظار شما برسد.
معرفی ابزار
برای اینکه بتوانید راه‌حل مناسبی برای عملکرد پایین کارکنان ارائه دهید، در ابتدا باید توانایی شناسایی دلایل بروز آن را داشته باشید، چرا که تشخیص نادرست آن منجر به بروز مشکلات بعدی می‌شود. ممکن است عملکرد ضعیف فرد ناشی از میزان توانایی پایین او باشد، در این صورت هرچقدر بر فرد فشار بیشتری وارد کنیم، نتیجه‌ای معکوس حاصل خواهد شد.
بهبود توانایی در افراد
برای بهبود توانایی در افراد گام‌های زیر را بردارید:
۱. منابع لازم را در اختیار فرد بگذارید. بر منابعی که در اختیار افراد قرار داده‌اید تمرکز کنید و بررسی کنید برای انجام بهتر کارها به چه چیزهایی نیاز دارند. از آنها بخواهید درمورد منابع مورد نیاز خود فکر کنند و به آنها به‌خوبی گوش دهید.
هرجا که کارکنان عملکرد ضعیف خود را به کمبود منابع نسبت می‌دهند، با دقت مورد بررسی قرار دهید و در صورت صحت آن، منابع مورد نیاز را در اسرع وقت تامین کنید. برداشتن این گام بسیار مهم است چرا که با انجام آن به کارکنان این پیام را منتقل می‌کنید که به ایجاد تغییرات مثبت علاقه‌مند هستید و نسبت به آن اقدام می‌کنید.
۲. بازآموزی انجام دهید. برای آموزش مجدد کارکنان برنامه‌ریزی کنید تا اطمینان حاصل کنید از مهارت مورد نیاز برای انجام کار محوله برخوردار هستند. برای انجام آموزش می‌توانید از روش‌های مختلفی ازجمله برگزاری سمینارها، آموزش‌های غیرحضوری یا دوره‌های بلندمدت یا دانشگاهی استفاده کنید. در اغلب موارد اختصاص منابع کافی و بازآموزی، بخش زیادی از مسائل مربوط به ضعف‌های عملکردی را پوشش می‌دهد.
۳. جابه‌جایی شغلی انجام دهید. وقتی دو گام قبلی منجر به بهبود عملکرد نمی‌شود، بهتر است از توانایی فرد در جایگاه شغلی دیگر و متناسب با سطح توانمندی او استفاده شود. برای این کار بهتر است با تجزیه و تحلیل مشاغل موجود در سازمان، جابه‌جایی شغلی انجام دهید.
۴. عذر فرد را بخواهید. وقتی تمامی مسیرها، فرصت‌ها و راه‌ها برای بهبود فردی که عملکردی ضعیف از خود نشان می‌دهد داده شود و او نتواند به‌خوبی از این فرصت‌ها استفاده کند، شاید آخرین راه، خروج فرد از سازمان است؛ اما باید به خاطر داشته باشید که این گام آخرین راه‌حل است و می‌تواند پیامدهای منفی نیز برای افراد دیگر در سازمان داشته باشد.
بهبود انگیزه در افراد
عملکرد ضعیف افراد، گاهی اوقات ریشه در انگیزه‌های آنها دارد. هنگامی با چنین وضعیتی مواجه می‌شوید، اقدامات زیر می‌تواند موثر واقع شود:
۱. برای عملکرد افراد هدف‌گذاری کنید. تعیین هدف یکی از بهترین راه‌های بهبود عملکرد در افراد است. کارکنان باید به‌خوبی درک کنند که سازمان چه انتظاراتی از آنها دارد و برای بهبود یک توافق‌نامه عملکرد داشته باشند.
۲. برای بهبود عملکرد به فرد کمک کنید. وقتی برای عضو تیم کاری خود هدف‌گذاری کردید برای رسیدن به سطح بهتری از عملکرد به او به‌صورت یک مربی کنید. (ابزار مربی‌گری قبلا در همین ستون معرفی شده است)، به این ترتیب فرد به‌تدریج می‌تواند عملکرد بهتری از خود به نمایش بگذارد.
۳. بازخورد عملکرد ارائه کنید. افراد همواره نیازمند گرفتن بازخورد از تلاش‌هایی که انجام داده‌اند، هستند. آنها نیاز دارند بدانند که در چه جایگاه عملکردی ایستاده‌اند و باید به چه نقطه عملکردی برسند؛ اما ارائه بازخورد، چند ویژگی مهم دارد:
• به موقع باشد: ارائه بازخورد به افراد را در اولین فرصت ممکن انجام دهید.
• صادقانه باشد: سعی کنید هنگام ارائه بازخورد به‌جای ارائه نظرات سلیقه ای، مبتنی بر دلایل و مستندات با فرد صحبت کنید. در ارائه بازخورد هم به نقاط قوت و هم به نقاط قابل بهبود به فرد اشاره کنید.
• پاداش‌دهی کنید. در صورتی‌که عملکرد فرد مناسب بوده است، حین ارائه بازخورد به وی پادش بدهید، این کار میزان انگیزه فرد را تا اندازه قابل‌توجهی افزایش می‌دهد.
به یاد داشته باشید بهبود عملکرد در کارکنان، علاوه‌بر اینکه نیاز به مهارت‌های ارتباطی، نیازمند مشارکت و پیگیری مستمر همه سطوح مدیریتی در سازمان است و اساسا عملکرد عالی در کارکنان محصول تلاشی مداوم است.
ارسال نظر