کارمند دردسرساز
همه مدیران خواه‌ناخواه ناگزیر از رعایت برخی نکات در مواجه با کارمند مشکل‌آفرین هستند.
مترجم : مریم صدیق زنده
همه مدیران خواه‌ناخواه ناگزیر از رعایت برخی نکات در مواجه با کارمند مشکل‌آفرین هستند. اول اینکه همیشه کارمند ناسازگار وجود دارد. دوم اینکه شما بعنوان مدیر موظفید نوع برخورد و رفتار با آنها را رعایت نمایید. در صورتی که نکات ضروری رعایت نشود وضعیت بدتری به وجود خواهد آمد.
چرا کارمندان ناسازگار،اینگونه هستند؟
کارمندان ناسازگار، رفتارهای آزاردهنده از خود نشان می‌دهند. این رفتارها به این خاطر هنوز هم از آنها سر می‌زند که در گذشته برایشان کارساز بوده و به مقاصدی که می‌خواستند رسیده‌اند.
ممکن است رفتار دیگری را نیاموخته باشند و یا اینکه این رفتارها را موثرتر دیده‌اند و ادامه داده‌اند.
موفقیت شما در کنترل این افراد زمانی اتفاق می‌افتد که بتوانید عکس‌العمل مناسبی در مقابل این رفتارهای نامناسب نشان دهید و اثر رفتارهای آنها را خنثی نمایید.
به عبارتی رفتار شما با آنها مثل رفتار با کودکان است. اگر هر زمان که یک کودک فریاد می‌زند، والدینش به او یک شیرینی بدهند، از آن به بعد هر زمان کهک کودک شیرینی بخواهد چگونه خواسته خود را بیان خواهد کرد؟ به یقین با فریاد منظور خود را خواهد گفت؟
یک مدیر چگونه باید با کارمندان ناسازگار رفتار کند
ارزیابی کنید
در رفتار با کارمندان دردسرساز، سرعت عمل شما بسیار مهم است. گاهی لازم است آنقدر سرعت عمل داشته باشید که وضعیت خطرناک را خنثی و بی‌اثر نمایید. البته، توجه داشته باشید که همیشه بهتر است قبل از هر اقدامی کاملا نحوه عمل خود را بررسی کنید.
مسلما زمانی که یک کازمند مخرب وارد سیستم می‌شود، نسبت به کارمندی که برای هر اقدام خود از شما اجازه می‌گیرد، سرعت عمل بیشتری نیاز دارید.
در هر شرایط، لازم است زمان مناسب آن را صرف کنید و نسبت به اقدامی که قرار است انجام دهید فکر کنید. شما که نمی‌خواهید وضعیت را بدتر کنید!
اگر دقت کنید متوجه می‌شوید که اکثر کارمندان گاهی اوقات مشکل‌ساز و گاهی سازگار هستند. استرس‌های محیط و نوع کار افراد گاهی باعث بروز این حالت می‌شود.
برخی از کارمندان بیشتر از بقیه ناسازگار می‌شوند. همیشه این طور نیست که فقط کارمندان کم کار و بی‌خاصیت این حالت را داشته باشند. بنابراین تامل کنید. بیاندیشید در هر کدام از این شرایط خاص چه نوع رفتاری مناسب است.
وظیفه‌تان را انجام دهید
همیشه بر مبنای واقعیت‌ها عمل کنید. هرگز به شایعات و سخن‌چینی‌ها توجه نکنید. فردی که سخن‌چینی می‌کند یک کارمند مشکل‌ساز و دردسرآفرین محسوب می‌شود. تا وقتی حرکتی را به چشم خود ندیده‌اید، بر آن صحه نگذارید و سعی کنید واقعیت را کشف کنید. از همه سوال کنید و قبل از هر اقدامی شواهد را جمع‌آوری
نمایید.
از اینکه حرکتی یا رفتاری را به چشم خود ندیده‌اید به عنوان بهانه‌ای برای تاخیر و اغماض استفاده نکنید. سرعت عمل شما در اقدام مناسب در هر شرایطی مهم است.
بررسی کنید شما خودتان بخشی از دردسر به وجود آمده نباشید. زمانی که بخشی از ماجرا هستید، بسیار سخت است که بی‌تفاوت و خونسرد باقی بمانید.
برنامه‌ریزی کنید
شما مدیر هستید. ارزش برنامه‌ریزی را می‌دانید. در وضعیت‌های درگیری با کارمند ناسازگار احتیاج به برنامه‌ریزی دارید. یک مکان آرام و بی‌سروصدا که کسی مزاحم شما نشود. در مورد اینکه در این برخورد احتیاج به حضر سایرین هم هست یا خیر، تصمیم بگیرید. اول طرح برخورد را ترسیم کرده سپس نسبت به اجرای آن اقدام کنید.
وقتی آماده شدید زمان عمل فرا رسیده است. لازم نیست بی‌مقدمه وارد عمل شوید. اما سریع عمل کنید. یک عکس‌العمل هر چقدر طولانی‌تر شود، سخت‌تر می‌توانید آن را تغییر دهید یا متوقف کنید.
با مشکل روبه‌رو شوید
هرگز مشکل را به کناری نگذارید. ممکن است خوشایند نباشد اما بخشی از وظایف شما است. مشکل به خودی خود حل نمی‌شود و ممکن است بدتر و بدتر شود. شما برای این برخورد برنامه‌ریزی کرده‌اید، حالا زمان اجرا است.
با نوع رفتار مقابله کنید نه با شخص
هدفتان حل مشکل باشد نه برنده شدن. تاکیدتان بر رفع رفتار نامناسب شخص باشد، به خود شخص حمله نکنید.
تاکیدتان بر کلمه «ما» باشد، به طور مثال : «ما به افرادی در گروه نیاز داریم که به موقع سرکار باشند تا همگی به اهدافمان برسیم». هرگز نگویید «تو»، به طور مثال: «تو همیشه دیر سرکار حاضر می‌شوی».
رفتار نامناسب را ناشی از قصد و نیت سوء ندانید. ممکن است این عمل براثر ترس، سردرگمی، نداشتن انگیزه و یا مشکلات شخصی از وی سرزده باشد.
به سایرین فرصت بدهید مشکل را حل کنند. گاهی ممکن است همان افرادی که به نحوی با مشکل ایجاد شده در ارتباط هستند، راه‌حل‌های بهتری برای حل مساله
ارائه دهند.
راه‌حل مساله را از میان رفتارها کشف کنید
زمانی که با کارمند مشکل‌ساز صحبت می‌کنید، با دقت به حرف‌هایش گوش کنید. خونسرد و مثبت اندیش باشید اما بی‌طرف. سوالهایی از وی بپرسید که پاسخ‌های طولانی و توضیحی داشته باشد و با «بله» یا «خیر» تمام نشود. به میان حرف‌هایش نروید.
هنگام پاسخ‌دادن به صحبت‌های او خونسرد باشید. از توضیحاتش نتیجه‌گیری کنید، به عنوان مثال: «آنچه من از حرف‌هایت فهمیدم این است که ...»، در نتیجه خواهید فهمید که شما با دقت به حرف‌هایش گوش داده‌اید.در صورتی که علت و منشا رفتار نامناسب کارمند مشکل‌ساز را کشف کنید، راه‌حل بهتری برای آن خواهید یافت.
یک بار کافی است؟
گاهی این برخوردها و درگیری‌ها به نرمی و به سرعت حل می‌شوند و به نتیجه می‌رسند. گاهی هم مستلزم طی مراحل و تکرار است.
در صورت لزوم تکرار کنید
مشکلات کوچکی از قبیل دیرآمدن به محل کار ممکن است با یک صحبت کوتاه و خصوصی با کارمند مورد نظر در دفتر خودتان حل شود.
اما کارمند ناسازگاری که این رفتار را از کودکی در مدرسه اجرا کرده و موفق بوده است، احتمالا بیش از یک بار نیاز به تذکر دارد. صبور باشید. همیشه انتظار نتیجه سریع نداشته باشید. برای این افراد برنامه‌ریزی درازمدت لازم است.
وقتی حل مشکل بیش از حد توان شما است
گاهی ممکن است حل مشکل کارمندتان بیش از حد توانایی‌های شما باشد. به عنوان مثال ممکن است مشکل جسمی و فیزیکی داشته و نیاز به کمک‌های تخصصی داشته باشد.
دقت کنید زمان مناسب برای ارجا دادن کارمند مورد نظر به بخش متخصص، چه زمانی است. مجموعه شما ممکن است بخش کمک‌رسانی داشته باشد. در غیر این صورت از مراکز موجود در جامعه کمک بگیرید.
ببینید پایان کار کجاست
در صورتی که هدف شرکت شما حل مشکل کارمند و برگرداندن آرامش به کل مجموعه باشد ولی رسیدن به هدف میسر نباشد، یعنی زمانی که به بن‌بست رسیده‌اید و کارمندتان قصد ندارد تغییری در رفتار خود ایجاد کند، وقت آن است که مراحل فسخ قرارداد کار با آن کارمند طی شود و طبق قوانین و سیاست‌های شرکت عمل نمایید.
به نتیجه رسیدن
نتیجه مطلوب در برخورد با رفتار نامناسب یک کارمند، رسیدن به راه‌حل و توافق طرفین در مورد راه‌حل است. می‌دانید که رفتار نامناسب تا زمانی ادامه می‌یابد که شما و کارمند مورد نظر در حل مشکل به نتیجه برسید.
لازم است کارمند بداند رفتارش نامناسب بوده و رفتار مناسب کدام است. شما به عنوان مدیر، باید بتوانید به درستی ارتباط برقرار کنید. کاملا مطمئن شوید که کارمندان ضروریات را فهمیده و عواقب و نتایج را درک نموده است.
ارسال نظر