تسهیل مکالمات فراگیر در جلسات تیم‌‌های جهانی

نويسنده: Tsedal Neeley مترجم: مريم رضايي منبع: كتاب انقلاب دوركاري تیم‌‌های جهانی باید مطمئن شوند افرادی که به انگلیسی مسلط هستند می‌‌دانند چطور حس برتری و تسلط خود را کم کنند، افرادی که انگلیسی زبان مادری آنها نیست می‌‌دانند چطور پیشرفت کنند و در گفت‌وگوها نقش فعالی داشته باشند و همه، به‌‌ویژه مدیران می‌‌دانند چطور توازن برای فراگیر بودن بحث را حفظ کنند.

افراد مسلط بر زبان برتری و تسلط خود را کم می‌کنند. آن دسته از اعضای تیم که به خوبی انگلیسی صحبت می‌کنند، باید درک کنند که همه اعضای تیم نیاز دارند به‌طور کامل در بحث‌ها شرکت کنند؛ بنابراین اقدامات آگاهانه‌‌ای انجام دهند که آنها هم بتوانند به خوبی صحبت کنند. رهبران تیم باید این مسوولیت را به افراد مسلط به زبان بدهند که سرعت صحبت کردن را پایین بیاورند و ساده صحبت کنند تا همه اعضای تیم متوجه شوند. یعنی کمتر از اصطلاحات و جملات عامیانه ناآشنا در گروه استفاده کنند.

آنها باید متقاعد شوند که از مسلط شدن بر مکالمه اجتناب کنند. برخی اعضای تیم به این نتیجه می‌‌رسند که اگر با توجه به سرعت و موضوع جلسه، تعداد اظهارنظرهای خود را کم کنند، مفید خواهد بود. آنها همچنین باید تشویق شوند که فعالانه به نظر دیگران گوش دهند. افراد مسلط بر انگلیسی به جای اینکه فورا با نظر خودشان وسط بحث بپرند، می‌توانند ابتدا گفته‌های فرد دیگر را برای شفاف‌‌سازی یا تاکید، کمی تغییر دهند. وقتی افراد مسلط بر زبان جملاتی مثل «فکر می‌کنم منظور این بود؟» را می‌گویند، دینامیک‌‌های جلسه سالم‌‌ترند. همچنین چک کردن اینکه بقیه افرادی که به زبان مسلط نیستند متوجه شده‌‌اند چه چیزهایی گفته شده، برای ایجاد یک محیط فراگیر بسیار مهم است. به‌‌ویژه بعد از مطرح شدن یک موضوع سخت یا طولانی، افراد مسلط بر زبان باید بپرسند «متوجه منظورم شدی؟». این رفتارهای تعاملی شرایطی را ایجاد می‌کنند که به افراد غیرمسلط اعتماد به نفس می‌دهد در گفت‌وگو مشارکت کنند.

  افرادی که تسلط کمتری بر زبان دارند، مشارکت خود را بالا می‌‌برند. افرادی که تسلط کمتری بر زبان انگلیسی دارند، مسوولیت‌‌شان در جلسه این است که باید خودشان را وارد بحث کنند. در حالی که رهبران تیم‌‌ها باید بر عدم راحتی برخی افراد هنگام انگلیسی صحبت کردن تاکید کنند و هر وقت لازم بود فرصت‌‌های یادگیری زبان در اختیار آنها بگذارند، دعوت از همه اعضای تیم برای اینکه نظرشان شنیده شود، بسیار مهم است. بار دیگر، با توجه به سرعت گفت‌وگو در جلسه، اعضای تیم تلاش می‌کنند مشارکت کلامی مشخصی در یک چارچوب زمانی مشخص داشته باشند. افرادی که تسلط کمتری بر زبان دارند، دوست دارند مثل بقیه به‌‌دقت شنیده شوند. اگر آنها در بحثی که سرعت بالایی دارد نکته‌‌ای را متوجه نشوند و از همکارشان بخواهند دوباره آن را به شکل ساده‌‌تری تکرار کند، به اندازه کافی احساس راحتی می‌کنند. اگر این احساس را نداشته باشند و به‌طور کامل متوجه نشوند چه چیزی گفته شده، ممکن است سرشان را به نشانه موافقت تکان دهند، چون از اینکه به سردرگمی خود اذعان کنند، احساس شرم و خجالت می‌کنند. همچنین آنها باید بر وسوسه صحبت کردن به زبان مادری خودشان در حین جلسه غلبه کنند.

  همه توازن را برقرار می‌کنند. همه اعضای تیم باید نقش ضروری حفظ توازن در طول مکالمه‌های رسمی و غیررسمی در جلسه را ایفا کنند. توازن یعنی ترکیب خوبی از صحبت کردن و گوش دادن از طرف هر یک از اعضای تیم. اعضای تیم تا یک حد مشخصی باید رفتارهای خود را پیگیری کنند تا بر این توازن اثر بگذارند. اما در طول زمان، هدف این است که تیم به هنجاری برسد که مشخص کند چه کسی بیشتر از گوش دادن حرف می‌‌زند یا بالعکس. رهبران تیم باید یاد بگیرند از افرادی که تسلط زبانی کمتری دارند به‌طور مستقیم بخواهند نظر، پیشنهاد و چشم‌‌اندازهای خود را مطرح کنند. «شما چه فکر می‌کنید؟» یا «می‌توانیم دیدگاه شما را بدانیم؟» عبارت‌‌های ساده‌‌ای برای تشویق افراد به مشارکت بیشتر هستند و خیلی راحت دینامیک گروه را در بحثی که برخی افراد کاملا بر آن مسلط هستند و برخی دیگر تمایل کمتری به مشارکت نشان می‌دهند، تغییر می‌دهد.

ایجاد توازن برای مشارکت موثر همه اعضا، فقط مختص تیم‌‌های چندزبانه نیست. تحقیقات نشان داده حتی وقتی همه اعضا به یک زبان واحد صحبت می‌کنند، مهم است که هر یک از افراد گروه زمان مساوی برای صحبت کردن و گوش دادن داشته باشد. مشارکت مساوی برای ایجاد همکاری واقعی ضروری است و نشان می‌دهد افراد چگونه درگیر پروژه یا مساله مورد بررسی می‌شوند. به همه این دلایل، رهبران گروه باید دائما لزوم مشارکت فعال افراد تیم را یادآوری و اشاره کنند که ماهیت کارهای جهانی، نیازمند مشارکت همه افراد است.