چطور همکاری را که در دسترس نیست مدیریت کنیم؟
مشاور عزیز،
من و همکارم اندرو در واحد تخصصی یک شرکت متوسط کار می‌‌‌کنیم. هر کداممان مسوول نیمی از فعالیت‌‌‌های شرکتیم و مسوولیت‌‌‌هایمان هیچ همپوشانی‌‌‌ای ندارد. هر دو دورکاریم در حالی که تیم‌‌‌های مورد حمایتمان در محل کار حضور دارند به همین علت، به شدت به ابزارهای تیمز و ایمیل متکی هستیم. رئیسمان «سم» آدم خیلی خونسردی است. البته مادامی که کارمان را انجام دهیم، از ما حمایت می‌کند، بدون آنکه زیادی در کارهایمان دخالت کند.
اندرو در کارش بسیار مهارت دارد، به شرطی که کار کند! طی چند ماه اخیر، دسترسی به او خیلی سخت شده. به ایمیل‌‌‌ها جواب نمی‌‌‌دهد، در تیمز، همیشه «غایب» است و پیام‌‌‌ها را ساعت‌‌‌ها و حتی گاهی چند روز بعد جواب می‌دهد، البته اگر جواب دهد. ما هر هفته با یکی دیگر از همکارها جلسه غیررسمی داریم که او معمولا نمیآید بدون آنکه از قبل اطلاع دهد.
اخیرا که او به یک تعطیلات طولانی رفته بود، کارهای او را انجام می‌‌‌دادم و مشخص شد که او وظایف مهم و زمان‌‌‌دار قبل از سفر را جدی نمی‌‌‌گرفته. کاملا مشخص بود که به بسیاری از مشتریانش جواب نداده و کارها را روی هم تلنبار کرده. من کلی زحمت کشیدم تا کارهایش را انجام دهم. به تماس مشتری‌‌‌های عصبانی و همکاران سرخورده جواب دادم. آخرین روز سفر اندرو، لیستی از پروژه‌‌‌های بعدی را برایش فرستادم و او را در جریان امور قرار دادم. به او گفتم اگر سوالی دارد، خوشحال می‌شوم چت کنیم. هیچ جوابی نداد و حالا دو هفته گذشته. از زمانی هم که برگشته، به جلسات نمیآید و ایمیل‌‌‌ها را جواب نمی‌‌‌دهد. بعضی از همکارها می‌‌‌پرسند «اندرو هنوز سفر است؟» شاهد این هستم که کلی پیام برایش می‌‌‌آید و همه را نادیده می‌گیرد اما آنها مشتری‌‌‌های من نیستند و با توجه به حجم زیاد کارها، وقت ندارم آنها را هم به تنهایی مدیریت کنم.
دیگر نمی‌‌‌دانم چطور از او در برابر همکارهایش دفاع کنم. و خیلی دلخورم که او اصلا کمک‌‌‌هایم را ندیده.
در آخرین جلسه‌‌‌مان با سم، او را در جریان قرار دادم چون نگران سایر همکاران و مشتری‌‌‌ها هستم. و می‌‌‌ترسم که عملکرد ضعیف اندرو روی کل واحد تاثیر بگذارد. سم تعجب نکرد. ظاهرا قبل از من، آدم‌های دیگری هم این موضوع را با او مطرح کرده بودند و او قبول داشت که مشکلی هست. اما او قبل از اینکه واحد ما تشکیل شود، مسوولیت مدیریت کارمندان را نداشته و به مدیریت وظایف، عادت دارد. و می‌‌‌دانم که موقع بازخورد دادن، پیامش را ملایم‌‌‌تر بیان می‌کند. دیگر چه کار می‌توانم انجام دهم؟ آیا باید مستقیما با اندرو صحبت کنم؟ ما آنقدرها هم صمیمی نیستیم. او هم آدم دمدمی‌‌‌ای است. گاهی گرم و زودجوش است و گاهی سرد و نچسب. و من هیچ‌وقت نمی‌‌‌دانم انتظار کدام‌یک را باید داشته باشم. از سوی دیگر، نمی‌‌‌دانم وقتی همکارها از من می‌‌‌پرسند او کجاست، چه باید بگویم. تا الان می‌‌‌گفتم «از برنامه امروز او خبر ندارم.» دوست ندارم آدم بی‌‌‌خیالی به نظر برسم یا دروغ بگویم اما از سوی دیگر، دلم نمی‌‌‌خواهد تقصیرها را گردن او بیندازم. چطور این شرایط را مدیریت کنم؟
پاسخ: دوست عزیز، تو بیشتر از کارهایی که تا الان کردی، کار دیگری نمی‌توانی بکنی. این خبر بدی است چون کاملا پیداست که خسته و نگرانی که مبادا پیچاندن‌‌‌های اندرو، به تیم ضربه بزند. دیدن اینکه یک همکار، قوانینی را که هر دو باید رعایت کنید نادیده می‌گیرد، آزاردهنده است و کاملا حق داری. سخت‌‌‌تر از آن، این است که مدیرت طوری رفتار می‌کند انگار کاری از دستش برنمی‌‌‌آید.
اما بهتر است دیدگاهت را تغییر دهی و بدانی که هر کاری از دستت بر‌می‌‌‌آمده، انجام داده‌‌‌ای و حالا مشکل، از دستان تو خارج است. اندرو یا کارش را انجام می‌دهد یا نمی‌‌‌دهد. سم یا او را به درستی مدیریت می‌کند یا نمی‌‌‌کند. تو قبلا به سم هشدار داده‌‌‌ای. از اینجا به بعد، وظیفه اوست که کاری کند. تو مدیریت این دو نفر را بر عهده نداری. پس هیچ کاری نیست که بتوانی یا باید انجام دهی.
قطعا وظیفه تو نیست که اندرو را وادار کنی وظایفش را مدیریت کند. اگر آدمی بود که به هشدارها توجه می‌‌‌کرد، ارزشش را داشت که به او هشدار دهی. مثلا بگویی «همه بابت اینکه نمی‌توانند پیدایت کنند شاکی‌‌‌اند و به نظر میرسد این قضیه نگرانشان کرده.» اما چون گفتی اندرو نوسان دارد، پس وظیفه نداری این بار را به دوش بکشی. وظیفه اوست که با این ماجرا مواجه شود. نه تو.
همچنین وظیفه تو نیست که وقتی همکارها از تو درباره‌‌‌اش می‌‌‌پرسند، برایش لاپوشانی کنی.
جوابی که تا الان می‌‌‌دادی خوب است. گفتی می‌‌‌ترسی که بی‌‌‌خیال به نظر برسی اما شرط می‌‌‌بندم که همکارها متوجه ماجرا می‌‌‌شوند و می‌‌‌دانند که مشکل از تو نیست.
اما یک چیزی هست که «می‌توانی» مدیریت کنی (یا بهتر است بگویم در جایگاهی هستی که می‌توانی سم را وادار کنی واکنش نشان دهد). می‌توانی به تاثیر رفتار اندرو بر کارت اشاره کنی. گرچه ظاهرا در دسترس نبودن او، بیشتر اوقات تاثیری بر کار تو نداشته اما همان‌طور که گفتی وقتی در تعطیلات بوده، مجبور بودی کار او را هم انجام دهی. اینکه انتظار داشته باشد کارهایی را که ماه‌‌‌ها تلنبار شده انجام دهی، به تو ربط دارد و کاملا حق داری که از پذیرش آن امتناع کنی. پس اگر در آینده اندرو به سفر رفت و از تو خواستند که کارش را انجام دهی، به سم یادآوری کن که قبلا چه اتفاقی افتاده و از او بخواه ترتیبی دهد تا فقط کارهایی را انجام دهی که مربوط به زمان غیبت اندروست، نه جمع و جور کردن کارهای تلنبار شده.
یک اخطار: ممکن است اتفاقاتی برای اندرو افتاده باشد و تو از آنها بی‌‌‌خبر باشی و اگر بدانی، نظرت تغییر کند یا حداقل، کمتر کلافه شوی. مثلا ممکن است برای سلامتی‌‌‌اش مشکلی پیش آمده باشد یا دچار بحران خانوادگی باشد و به همین خاطر مجبور شده به سفر برود. اگر چنین مساله‌ای در میان باشد، باز هم مشکل از هر دوی آنهاست که نتوانسته‌‌‌اند شرایط را خوب مدیریت کنند
اگر واقعا چنین باشد، باید درباره میزان دسترسی به اندرو، به تو توضیح داده شود و سم نیز باید مطمئن شود که درخواست‌‌‌های مشتری‌‌‌ها و همکارها از سم، بی‌‌‌جواب نماند. اما حسی به من می‌‌‌گوید که قضیه این نیست. به نظر میرسد سم مدیر کاربلدی نیست. اما بد نیست در ذهنت داشته باشی که شاید از همه اتفاقاتی که پشت صحنه در جریان است، خبر نداری.
اما در نهایت، وقتی بدانی و قبول کنی که حل این مساله وظیفه تو نیست، آسوده خاطر خواهی شد. تو قطعا حقوق نمی‌‌‌گیری که این مشکل را حل کنی و می‌توانی هر دردسری از این بابت را به فردی بسپاری که مسوولش است.
