ابزارهای ذهن
حل مساله پیچیده؛ یک الزام اساسی در مدیریت پروژه (بخش دوم و پایانی)
مشاغلی که با حل مسائل پیچیده روبه‌‌‌رو هستند
اکثر مشاغل در دنیای امروز، با حل مسائل پیچیده روبه‌‌‌رو هستند: پزشکان در تعیین علائم بیماری و توصیه برای درمان مطلوب؛ روان‌شناسان برای شناسایی و تشخیص بیماری‌‌‌های روانی و مسائل رفتاری در راستای بهبود بیمار؛ آتش‌‌‌نشانان برای شناسایی راهحلهای بهینه برای خاموش کردن و جلوگیری از آتش‌‌‌سوزی؛ و متخصصان بحران برای سازمان‌‌‌دهی و نظارت بر حوادث و بلایای طبیعی. در این میان، یکی از مشاغلی که به طور مستمر در معرض حل مسائل پیچیده قرار دارد، مدیریت پروژه است. این مهارت برای مدیران پروژه یک الزام است. مدیریت پروژه یعنی به‌‌‌کارگیری فرآیندها، متدها، مهارت‌‌‌ها، دانش و تجربه، برای تحقق اهداف خاص پروژه، مطابق با معیارها و پارامتر‌‌‌های پذیرفته‌‌‌شده آن پروژه.
مدیران پروژه برای شناسایی راهحلهای بهینه، پیاده‌سازی و نظارت بر موفقیت‌‌‌های پروژه‌‌‌های بلندمدت، لازم است از مهارت حل مساله پیچیده استفاده کنند. آنها لازم است در مورد تغییرات در دسترس بودن منابع، قابلیت‌‌‌های تیم و انتظارات مشتری و ذی‌نفعان پروژه، پیش‌بینی لازم را داشته باشند. برای مدیران پروژه مهم است که تاثیرات راهحلهای خود را در نظر بگیرند تا اطمینان حاصل شود که پروژه‌‌‌ها مولد، کارآمد و مطابق با تمام الزامات تکمیل می‌‌‌شوند.
مدیریت پروژه و حل مساله‌‌‌های پیچیده
اگر مدیر پروژه باشید یا فعالیت پروژه‌‌‌ای انجام داده باشید، کاملا درک می‌‌‌کنید که این مسائل پیچیده اغلب هیجان‌انگیز و بعضا کاملا طاقت‌فرسا هستند. اکثر پروژه‌‌‌های پیچیده اغلب می‌توانند صدها متغیر را همزمان در تصمیم‌گیری‌‌‌ها دخیل کنند و زمانی حل مساله پیچیده‌‌‌تر می‌شود که به جای شروع با تعریف دقیق مساله، صرفا به دنبال پیدا کردن راه‌حل با وجود متغیرهای فراوان باشید. داشتن خلاقیت و نوآوری در دنیای امروز برای حل مسائل پیچیده یک الزام است. یکی از جدیدترین روش‌هایی که به شناسایی دقیق مساله کمک می‌کند «تفکر طراحی» است؛ یک رویکرد انسان‌‌‌محور و نوآورانه، مبتنی بر پیدا کردن راه‌حل برای مساله. تفکر طراحی روشی خلاقانه است که به مدیران پروژه کمک می‌کند ترسیم درستی از پروژه، ضرب‌‌‌الاجل‌‌‌ها، ریسک‌‌‌ها، منابع، بودجه و ذی‌نفعان داشته باشند و برای پرسش‌‌‌های مبهم و قابل بحث پاسخ پیدا کنند.
علاوه بر موضوعاتی که به آنها اشاره شد، شما به عنوان رهبر پروژه، اغلب به تنهایی درگیر حل مسائل پیچیده نخواهید بود و یک تیم همراه شما خواهد بود و بنابراین به جز مهارت چارچوب‌‌‌بندی درست و دقیق مساله برای همکاران و سازمان، به مهارت‌‌‌های دیگری هم نیاز دارید. فرآیند تفکر طراحی هم زمانی بهترین کاربرد را دارد که تیم شما به صورت مشارکتی روی آن کار کند. خواسته شما این نیست که پروژه‌‌‌ها را صرفا با یک «عدم‌ارتباط» ساده خراب کنید.
همدلی، یکی از این مهارت‌‌‌هاست. برای حل یک مشکل، باید با کسانی که تحت‌تاثیر آن قرار گرفته‌‌‌اند، همدلی کنید. همدلی توانایی درک نیازها، احساسات، انگیزه‌‌‌ها و تجربیات دیگران است. وقتی همدلی بیشتری دارید، می‌توانید دلایل ریشه‌‌‌ای مشکل را شناسایی کنید، بهترین راه‌حل‌‌‌ها را پیدا کنید و به دستاوردهای مناسب برای خودتان و دیگران دست یابید. در حالی که بسیاری معتقدند همدلی یک ویژگی ثابت است، اما مهارتی است که می‌توانید با تمرین آن را تقویت کنید.
شکستن «ثبات شناختی» عامل دیگری است که در مسیر حل مساله به شما کمک خواهد کرد. تثبیت شناختی، حالتی از ذهن است که در آن موقعیت‌‌‌ها را از دریچه تجربیات گذشته بررسی می‌‌‌کنید و در یک طرز فکر محبوس می‌‌‌شوید و نمی‌توانید راهحلهای جایگزین ارائه دهید. بنابراین لازم است این ثبات شکسته شود تا ایده‌‌‌های نو جایگزین آن شود.
به عنوان یک رهبر کسب‌و‌کار، وظیفه شما ایجاد محیط روانی امن برای حل مشکلات است. در یک محیط امن از نظر روانی، همه اعضای تیم احساس راحتی می‌کنند تا ایده‌‌‌هایی را به روی میز بیاورند، که احتمالا تحت‌تاثیر نظرات و تجربیات شخصی آنهاست. با استفاده از چارچوب تفکر طراحی و تمرین‌‌‌های خلاقانه حل مساله، می‌توانید محیطی را ایجاد کنید که در آن تیم شما احساس راحتی کند تا ایده‌‌‌ها را به اشتراک بگذارد و راهحلهای جدید و نوآورانه در پروژه شما رشد کنند. از رویارویی با مسائل پیچیده گریزان نباشید. بارها و بارها با چالش‌‌‌ها روبه‌‌‌رو شوید و همراه با تیم خود در یک محیط امن روانی جسورانه راهحلهای متفاوت را تمرین کنید. در نهایت، نتایج را ارزیابی کنید تا به مرور یاد بگیرید که دفعه بعد چه کاری را متفاوت انجام دهید.
