حمایت از کارکنان
ابزار کمک به کسب نتیجه در تیم
سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع: mindtools * عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران تصور کنید با اشتیاق به سمت محل کار می‌روید، اما وقتی به پشت میز کار خود می‌رسید، حدود بیست دقیقه طول می‌کشد تا کامپیوتر شما به دلیل مشکلات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری بالا بیاید! چند دقیقه بعد از آغاز به‌کار احساس می‌کنید چشمان شما به شدت خسته است، چرا که نور اتاق برای مطالعه و انجام کار روزانه کافی نیست! کمی بعد متوجه می‌شوید هوای اتاق کار به شدت گرم است و سیستم‌های سرمایشی به خوبی کار نمی‌کند، البته این اتفاق نیز هر روز تکرار می‌شود! اگر چه مثال هایی که به آن اشاره شد، کمی اغراق آمیز است، اما بسیاری از ما به خوبی می‌دانیم اگر حمایت‌های لازم برای تامین منابع (ازجمله ابزارها و امکانات) مورد نیاز از طرف مدیریت انجام نشود، محیط کار چقدر می‌تواند خسته‌کننده و تنش‌زا باشد و تاثیر مستقیم بر بهره‌وری و نحوه انجام کار ما دارد.
سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع: mindtools * عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران تصور کنید با اشتیاق به سمت محل کار می‌روید، اما وقتی به پشت میز کار خود می‌رسید، حدود بیست دقیقه طول می‌کشد تا کامپیوتر شما به دلیل مشکلات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری بالا بیاید! چند دقیقه بعد از آغاز به‌کار احساس می‌کنید چشمان شما به شدت خسته است، چرا که نور اتاق برای مطالعه و انجام کار روزانه کافی نیست! کمی بعد متوجه می‌شوید هوای اتاق کار به شدت گرم است و سیستم‌های سرمایشی به خوبی کار نمی‌کند، البته این اتفاق نیز هر روز تکرار می‌شود! اگر چه مثال هایی که به آن اشاره شد، کمی اغراق آمیز است، اما بسیاری از ما به خوبی می‌دانیم اگر حمایت‌های لازم برای تامین منابع (ازجمله ابزارها و امکانات) مورد نیاز از طرف مدیریت انجام نشود، محیط کار چقدر می‌تواند خسته‌کننده و تنش‌زا باشد و تاثیر مستقیم بر بهره‌وری و نحوه انجام کار ما دارد.
اگر شما به‌عنوان مدیر در سازمان ایفای نقش می‌کنید، یکی از مسوولیت‌های مهم شما، حصول اطمینان از در اختیار داشتن امکانات، ابزار و شرایط مناسب کار برای کارکنان است. در این نوشتار ابزاری برای انجام مناسب این کار معرفی خواهد شد.
معرفی ابزار
هریک از ما به ابزار مناسبی برای انجام فعالیت‌های کاری خود نیاز داریم، این ابزار می‌تواند اشیای فیزیکی مانند یک رایانه، یک صندلی راحت، یک دستگاه تلفن یا موارد غیر ملموس‌تری مانند آموزش، پشتیبانی از کارکنان یا جریان ورودی منظمی از اطلاعات مورد نیاز از طرف مدیریت باشد. هنگامی که به یکی از این ابزار دسترسی وجود نداشته باشد، بهره‌وری در کار رو به کاهش می‌رود و ممکن است هر یک از ما به افرادی ناامید، عصبانی و تحت تنش در محل کار تبدیل شویم.
وقتی اعضای یک سازمان، به منابع مورد نیاز خود برای انجام کار به‌طور مناسب دسترسی داشته باشند، این نشانه‌ای از حمایت و اعتماد مدیریت به آنها است و از همه مهم‌تر عاملی انگیزشی برای کارکنان است.
برای اینکه بتوانید از در اختیار داشتن تمامی منابع مورد نیاز کارکنان خود اطمینان حاصل کنید، گام‌های زیر بردارید:
گام اول- بپرسید! شاید ساده ترین و موثرترین راه پرسیدن از اعضای تیم کاری و کارکنان در خصوص منابع مورد نیاز آنها است. گاهی اوقات طرح سوالات هدفمند از کارکنان می‌تواند با دقت بیشتری به نیازهای حمایتی کارکنان منجر شود. معمولا طرح سوال از کارکنان می‌تواند به‌صورت فردی، ارسال ایمیل یا در بهترین حالت به‌صورت پرسشنامه‌های دوره‌ای نظرسنجی رضایت کارکنان (این ابزار قبلا در همین ستون معرفی شده است) انجام شود.
گام دوم- بر وضعیت اثربخشی فعالیت کارکنان نظارت کنید. چگونگی نظارت شما بر وضعیت عملکرد کارکنان و اثربخشی آن بسیار مهم است. یکی از بهترین راه‌ها برای این نظارت، درگیری شما با کارهای ارجاع شده بر افراد است. البته منظور از این روش، به هیچ عنوان ورود به جزئیات توسط شما نیست، چرا که این کار باعث از میان رفتن انگیزه و اعتماد به نفس در اعضای تیم می‌شود. اما بهترین راه برای این کار ارائه بازخورد منظم و موثر به افراد است که خود جنبه‌ای مهم از حمایت از کارکنان به شمار می‌آید.
گام سوم-کارکنان خود را پشتیبانی مدیریتی کنید. کارکنان نیاز به حمایت از شما به‌عنوان یک «مدیر» دارند. اول اینکه مطمئن شوید که کارکنان می‌دانند که دقیقا چه انتظاری از آنها داریدو شرح وظیفه هر فرد حتما مشخص باشد.
دوم اینکه باید با کارکنان ارتباط روزمره داشته باشید و آنها را در جریان تغییرات و اتفاقات مرتبط با کار قرار دهید.
سوم آنکه، کارکنان شما نیاز به تشویق دارند. بعد از انجام هر کار درست توسط افراد، باید بتوانید در موقع مناسب با گفتن واژه «متشکرم» آنها را شگفت‌زده کنید.
و در نهایت، وضعیت دانش و مهارت کارکنان را به‌طور کامل زیر ذره‌بین داشته باشید. با انجام نیازسنجی آموزشی و تحلیل، آنها را در معرض آموزش‌های مورد نیاز قرار دهید.
گام چهارم- به ایمنی توجه کنید. کارکنان شما نیازمند و شایسته محیط کاری سالم و ایمن هستند. با ایجاد شرایطی مناسب می‌توانید اطمینان حاصل کنید که آنها فعالیت‌های خود را به‌طور اثربخش انجام می‌دهند. کافی است در محیط کاری سازمان شخصا قدم بزنید و مطمئن شوید فضای کاری پاکیزه، راحت و روشنایی مناسب است. می‌توانید از کتابچه‌های راهنمای HSE در سازمان برای کنترل وضعیت ایمنی سازمان استفاده کنید.
گام پنجم- تجهیزات و وسایل مورد نیاز را تامین کنید. در تامین وسایل مورد نیاز سعی کنید به کارکنان اجازه انتخاب بدهید، چرا که آنها بهترین کسانی هستند که به خوبی می‌دانند به چه چیزهای برای انجام بهتر کار نیاز دارند.
گام ششم- از کارکنان پشتیبانی عاطفی کنید. یکی دیگر از نیازهای مهم انگیزشی کارکنان، پشتیبانی و حمایت عاطفی و روانی از آنها است. گاهی اوقات افراد فقط نیاز دارند که شنیده شوند در برخی مواقع نیز ممکن است اخذ مشورت داشته باشند.
تلاش کنید صحبت‌های افراد را به‌صورت موثر بشنوید (به ویژه زمانی که درخصوص مسائل شخصی نیاز به گفت‌وگو دارند). کارکنان فقط زمانی نیاز به جلب حمایت عاطفی را نشان می‌دهند که به شما اعتماد داشته باشند و برای رسیدن به سطح قابل قبولی از اعتماد، ممکن است نیاز به زمان داشته باشید.
به یاد داشته باشید کارکنان، افراد هوشمندی هستند که نشانه‌های حمایت و پشتیبانی مدیران خود را حتی در کوچک‌ترین موارد جست‌وجو می‌کنند، اما مهم آن است که حمایت با روشی مطالعه شده انجام شود تا بیشترین اثربخشی در بهره‌وری کارکنان به‌دست آید.
ارسال نظر