تصمیمگیری درست به روش PROACT
چگونگی تحلیل و انتخاب‌های درست مدیریتی
پیام مسعودی‌فر مشاور مدیریت پروژه در زندگی با تصمیم‌های گوناگونی روبهرو هستیم، از تصمیم‌هایی که آینده کسب‌وکار ما را تحت‌تاثیر قرار می‌دهند تا تصمیم‌های روزمره مانند انتخاب رستوران. اما مهم‌ترین تصمیم‌ها، آنهایی هستند که زندگی ما را می‌سازند. ادامه تحصیل بدهم؟ چه شغلی برگزینم؟ در کدام محل، شهر یا کشور زندگی کنم؟ آینده ساخته و پرداخته تصمیم‌های امروز ماست. تصمیم‌ها، چه آگاهانه و چه ناآگاهانه اتخاذ شوند به زندگی ما شکل می‌دهند. نکته‌ای که باید بدانیم این است که نحوه انتخاب، ارتباطی با حوزه تصمیمگیری ندارد و اگر به نحوی نظام‌مند پیش برویم به نتیجه درست می‌رسیم.
پیام مسعودی‌فر مشاور مدیریت پروژه در زندگی با تصمیم‌های گوناگونی روبهرو هستیم، از تصمیم‌هایی که آینده کسب‌وکار ما را تحت‌تاثیر قرار می‌دهند تا تصمیم‌های روزمره مانند انتخاب رستوران. اما مهم‌ترین تصمیم‌ها، آنهایی هستند که زندگی ما را می‌سازند. ادامه تحصیل بدهم؟ چه شغلی برگزینم؟ در کدام محل، شهر یا کشور زندگی کنم؟ آینده ساخته و پرداخته تصمیم‌های امروز ماست. تصمیم‌ها، چه آگاهانه و چه ناآگاهانه اتخاذ شوند به زندگی ما شکل می‌دهند. نکته‌ای که باید بدانیم این است که نحوه انتخاب، ارتباطی با حوزه تصمیمگیری ندارد و اگر به نحوی نظام‌مند پیش برویم به نتیجه درست می‌رسیم. روشی که ما برای تصمیمگیری برمی‌گزینیم چگونگی مواجهه ما با فرصت‌ها، چالش‌ها، ناشناخته‌ها و اصولا خود زندگی را مشخص می‌کند. تصمیمگیری عبارت است از گزینش یک مورد از بین چندین انتخاب ممکن، هرچه تعداد گزینه‌ها بیشتر و دارای ویژگی‌های متعددی باشند، گزینش پیچیده‌تر است. همچنین هرچه پیامد تصمیم مهم‌تر و حوزه اثر آن بیشتر باشد، تصمیمگیری سخت‌تر است.
هراس از تصمیم‌های اشتباه و پیامدهای سنگین آن، ما را با ترس، نگرانی و تردید مواجه می‌کند. با خود می‌اندیشیم اگر اشتباه کنم، اگر از این راه یا کار پشیمان شوم یا زیان ببینم چه؟ بنابراین دچار چرخه «تصمیم - تردید - تصمیم و...» می‌شویم. این سرگردانی ما را دچار درماندگی کرده و انرژی ما را تحلیل می‌برد، زمان از دست می‌رود و ناچار می‌شویم در نهایت بدون تفکر مناسب در زمان ناکافی و به روش نامناسب تصمیم بگیریم یا تصمیمگیری را به دیگران واگذار کرده و از آن بدتر اجازه دهیم گذر زمان برای ما تصمیم بگیرد. ناگفته پیداست این گونه تصمیمگیری سود بخش نبوده و عواقب مناسبی برای ما دربر نخواهد داشت.
در شیوه PROACT، تصمیمگیری به‌صورت منظم و پله پله دنبال میشود. هر چقدر هم که موضوع مورد نظر ما پیچیده باشد باز هم با توجه به گام‌های زیر قابل تحلیل بوده و انتخاب درست آشکار میشود.
1- مساله(Problem)
۲- اهداف(Objectives)
3- گزینه ها(Alternatives)
۴- پیامدها(Consequences)
5- مبادله پیامدها(Trade offs)
۶- عدم قطعیت(Uncertainty)
7- ریسک پذیری(Risk Tolerance)
۸- تصمیم‌های وابسته(Linked Decision)
پنج مشخصه ابتدایی، موارد اصلی فرآیند انتخاب را تشکیل می‌دهند و معمولا در همه موارد تصمیمگیری مطرح می‌شوند. سه مشخصه دیگر اغلب در مواردی که با دگرگونی‌های متناوب و متغیر‌های پی‌در‌پی روبهرو هستیم، نمایان شده و ما را به آشکار شدن مساله و رسیدن به نتیجه دلخواه هدایت می‌کنند.
در واقع مساله پیچیده ما، به‌وسیله هشت گام بالا باز و قابل تفکیک میشود و در نهایت از حاصل جمع آنها به نتیجه‌ای هوشمندانه دست می‌یابیم.
البته بدیهی است در هر موضوع یک یا چند مورد دارای اهمیت بیشتری است و بر آن تمرکز میشود. حال بهتر است به تشریح این هشت گام بپردازیم.
گام نخست: تعیین حدود مساله و برداشتی ساده و واضح از آن، با اینکه این بخش در نگاه اول بسیار آسان به نظر می‌رسد بر اساس تجربه، می‌توان گفت در اغلب تصمیم‌گیری‌های نادرست، عدم شناخت مساله و حدود آن سبب انتخاب گزینه نادرست شده است. تعیین حدودی که برای مساله تعریف میشود، در یافتن راه‌حل نتیجه بخش، موثر است. می‌توان گفت اگر مساله درست تعریف نشود پاسخ درستی نیز برای آن نمی‌توان یافت. برای مثال تصمیمگیری در مورد آن است که در چه رشته‌ای تحصیل کنم یا آنکه اصلا به دانشگاه بروم یا نه؟ یک راه حل خوب، زمانی که مساله به درستی تعریف شده باشد به یک راه‌حل عالی، زمانی که مساله به خوبی تشریح نشده است، می‌ارزد.
گام دوم: وقتی مساله را درست شناختیم زمان تعیین اهداف تصمیمگیری است، درحقیقت انتخاب باید ما را به مقصدی روانه کند، بنابراین باید بدانیم این تصمیم در نهایت قرار است ما را به کجا برساند و اصولا تاثیر آن در زندگی ما چیست. برای مثال اگر دنبال یافتن شغل جدیدی هستید آیا می‌خواهید این شغل در دنباله و تکمیل کننده تجربه‌های پیشین شما باشد یا می‌خواهید با چالش‌ها و تجربیات جدید روبه رو شوید. دنبال شغل مدیریتی می‌گردید یا ترجیح می‌دهید بیشتر با جزئیات سر و کار داشته باشید. شناخت هدف‌های شما، به شما کمک می‌کند بدانید برای تصمیمگیری به چه اطلاعاتی نیاز دارید، همچنین امکان تشریح بهتر مساله برای خودتان و دیگران را فراهم می‌سازد.
گام سوم: پله سوم پیدا کردن تمام گزینه‌های موجود است که در انتها شما باید از میان همه آنها تنها یک گزینه را انتخاب کنید. تعدادی از این گزینه‌ها در پیش روی شما قرار دارد و تعدادی پنهان هستند، البته تعدادی نیز حاصل خلاقیت و توانمندی شما در خلق گزینه‌های نوآورانه خواهد بود. به‌طور یقین هرچه تعداد گزینه‌ها افزایش بیابد شما با تصمیمگیری موثرتر و دقیق‌تری مواجه خواهید شد، البته تصمیم شما در نهایت نمی‌تواند از بهترین گزینه‌‌های‌تان، بهتر باشد. پس لازم است به خوبی جست‌وجو کنید. اگر به دنبال تغییر خانه خود هستید می‌توانید گزینه‌های گوناگونی را با جست‌وجو در آگهی‌ها و بنگاه‌های املاک یا پرس و جو از دوستان بیابید. همچنین رفتن به یک شهر دیگر(دور یا نزدیک) هم می‌تواند گزینه ناپیدایی باشد.
گام چهارم: کوشش در بررسی پیامدهای انتخاب گزینه مورد نظر است. در واقع با پذیرفتن یک گزینه به عنوان انتخاب خود، باید پیامدهای مطلوب و نامطلوب آن را نیز بپذیرید. در ابتدا امکان دارد آن گزینه بسیار خوب و حتی اغواکننده به نظر آید، اما با بررسی‌های بیشتر در ابعاد و زوایای آن، جهات نامطلوب نیز روشن شده و بسیار محتمل است که شما را از انتخاب آن گزینه منصرف سازد. ارزیابی دقیق پیامدها حتما شما را در تصمیمگیری هر چه بهتر یاری خواهد کرد.
چندی پیش به دنبال اضافه کردن سهام یکی از صنایع به سبد سهامم بودم پس از بررسی همه گزینه‌های موجود و حذف گزینه‌های با مطلوبیت کمتر در نهایت به دو سهم رسیدم که هر دو وضعیت بنیادی مناسبی داشتند، اولی از نظر تکنیکال در شرایط صعود بود، اما شنیده‌ها و شایعاتی از مشکلات و اختلافات مدیریتی در درون شرکت بود که می‌توانست ریسک‌های جدیدی به سهم وارد کند و دیگری مدت‌ها بود معاملات کم حجم و بدون نوسان قیمتی داشت به‌گونه‌ای که نمی‌شد زمان افزایش قیمت سهم را پیش‌بینی کرد. معمولا
هیچ یک از گزینه‌ها همه اهداف ما را به صورت صد در صد تامین نمی‌کند، اما این مهم است که پیامدهای گزینه‌‌ای که بر می‌گزینید دقیق، کامل و ارزشمند باشد. استفاده از (جدول پیامدها) می‌تواند به شفاف شدن موضوع بسیارکمک کند.
گام پنجم: بده و بستان بین پیامدهاست. به این معنی که گاهی لازم است تا با گذشتن از اهداف کم‌اهمیت هدف‌های مهم‌تری به دست آورد. معمولا به این صورت است که انتخاب گزینه نهایی نمی‌تواند همه جنبه‌های مورد نظر ما را تامین کند لذا اولویت‌بندی در تعیین هدف و اینکه کدام‌یک از جنبه‌های آن از اهمیت بیشتری برخوردار است به گرفتن تصمیم صحیح کمک خواهد کرد. برای مثال من در خرید سهام ممکن است در صنایع دیگر، گزینه‌هایی با وضعیت تکنیکال بهتر پیدا کنم اما من به هدف متعادل کردن سبد سهام خودم این صنعت را انتخاب کرده بودم که خود بخشی از هدف کاهش ریسک سرمایه‌گذاری بود، بنابراین کاهش ریسک هدفی است که برای من اولویت داشت. برای این منظور می‌توانید جدول پیامدها را رتبه‌بندی کنید. دقت کنید گزینه بهتر رتبه ۱ را به‌دست آورده. (جدول ۲)
گام ششم: روشن کردن مسائلی که دارای قطعیت نیستند. مطمئنا شرایط ناپایدار و عدم قطعیت تصمیمگیری را بسیار سخت و پیچیده خواهد کرد اما با در نظر گرفتن احتمال هر تصمیم، شخص می‌تواند مطلوب‌ترین گزینه را انتخاب کند. برای مثال اگر می‌خواهید برای ادامه تحصیل به کشور دیگری بروید آیا توانایی‌ها و داشته‌های علمی‌تان به حدی هست که به شما بورس تحصیلی تعلق بگیرد؟ آیا با توجه به قوانین کشور مقصد امکان کار نیمه‌وقت همراه با تحصیل برای شما فراهم خواهد بود؟ احتمال هر یک از این موارد را چه‌میزان برآورد می‌کنید؟ در صورت وقوع یا عدم وقوع هر یک از این موارد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
گام هفتم: همواره ممکن است تصمیم ما منجر به نتایج دلخواه نشود، بنابراین میزان مقاومت و تحمل فرد در صورت بروز نتایج نامطلوب و غیر‌دلخواه موضوع مهمی است. پس لازم است تصمیمگیری با میزان معقولی از ریسک پذیری همراه باشد. ناگفته پیداست این امر به‌ویژگی‌های جسمی، روحی، مالی و شخصیتی هر فرد مرتبط است و میزان آن با توجه به عدم قطعیت و سود و زیان احتمالی متفاوت است. آخرین گام توجه به تصمیم‌های وابسته است. با تصمیمگیری امروز بر تصمیم‌های بعدی خود تاثیر خواهیم گذاشت همان‌گونه که این اهداف آتی است که در تصمیم امروز موثر است. در واقع تصمیم‌های ما همواره به یکدیگر متصل هستند و مسیر آینده را می‌سازند پس راه حل هوشمندانه جدا کردن موارد کوتاه‌مدت و حل آنها و شناخت ارتباط و تاثیرشان بر موارد بلندمدت است به‌گونه‌ای که تصمیم امروز راه را بر تصمیم‌های درست آتی بگشاید.
payam.masudifar@gmail.com
هراس از تصمیم‌های اشتباه و پیامدهای سنگین آن، ما را با ترس، نگرانی و تردید مواجه می‌کند. با خود می‌اندیشیم اگر اشتباه کنم، اگر از این راه یا کار پشیمان شوم یا زیان ببینم چه؟ بنابراین دچار چرخه «تصمیم - تردید - تصمیم و...» می‌شویم. این سرگردانی ما را دچار درماندگی کرده و انرژی ما را تحلیل می‌برد، زمان از دست می‌رود و ناچار می‌شویم در نهایت بدون تفکر مناسب در زمان ناکافی و به روش نامناسب تصمیم بگیریم یا تصمیمگیری را به دیگران واگذار کرده و از آن بدتر اجازه دهیم گذر زمان برای ما تصمیم بگیرد. ناگفته پیداست این گونه تصمیمگیری سود بخش نبوده و عواقب مناسبی برای ما دربر نخواهد داشت.
در شیوه PROACT، تصمیمگیری به‌صورت منظم و پله پله دنبال میشود. هر چقدر هم که موضوع مورد نظر ما پیچیده باشد باز هم با توجه به گام‌های زیر قابل تحلیل بوده و انتخاب درست آشکار میشود.
1- مساله(Problem)
۲- اهداف(Objectives)
3- گزینه ها(Alternatives)
۴- پیامدها(Consequences)
5- مبادله پیامدها(Trade offs)
۶- عدم قطعیت(Uncertainty)
7- ریسک پذیری(Risk Tolerance)
۸- تصمیم‌های وابسته(Linked Decision)
پنج مشخصه ابتدایی، موارد اصلی فرآیند انتخاب را تشکیل می‌دهند و معمولا در همه موارد تصمیمگیری مطرح می‌شوند. سه مشخصه دیگر اغلب در مواردی که با دگرگونی‌های متناوب و متغیر‌های پی‌در‌پی روبهرو هستیم، نمایان شده و ما را به آشکار شدن مساله و رسیدن به نتیجه دلخواه هدایت می‌کنند.
در واقع مساله پیچیده ما، به‌وسیله هشت گام بالا باز و قابل تفکیک میشود و در نهایت از حاصل جمع آنها به نتیجه‌ای هوشمندانه دست می‌یابیم.
البته بدیهی است در هر موضوع یک یا چند مورد دارای اهمیت بیشتری است و بر آن تمرکز میشود. حال بهتر است به تشریح این هشت گام بپردازیم.
گام نخست: تعیین حدود مساله و برداشتی ساده و واضح از آن، با اینکه این بخش در نگاه اول بسیار آسان به نظر می‌رسد بر اساس تجربه، می‌توان گفت در اغلب تصمیم‌گیری‌های نادرست، عدم شناخت مساله و حدود آن سبب انتخاب گزینه نادرست شده است. تعیین حدودی که برای مساله تعریف میشود، در یافتن راه‌حل نتیجه بخش، موثر است. می‌توان گفت اگر مساله درست تعریف نشود پاسخ درستی نیز برای آن نمی‌توان یافت. برای مثال تصمیمگیری در مورد آن است که در چه رشته‌ای تحصیل کنم یا آنکه اصلا به دانشگاه بروم یا نه؟ یک راه حل خوب، زمانی که مساله به درستی تعریف شده باشد به یک راه‌حل عالی، زمانی که مساله به خوبی تشریح نشده است، می‌ارزد.
گام دوم: وقتی مساله را درست شناختیم زمان تعیین اهداف تصمیمگیری است، درحقیقت انتخاب باید ما را به مقصدی روانه کند، بنابراین باید بدانیم این تصمیم در نهایت قرار است ما را به کجا برساند و اصولا تاثیر آن در زندگی ما چیست. برای مثال اگر دنبال یافتن شغل جدیدی هستید آیا می‌خواهید این شغل در دنباله و تکمیل کننده تجربه‌های پیشین شما باشد یا می‌خواهید با چالش‌ها و تجربیات جدید روبه رو شوید. دنبال شغل مدیریتی می‌گردید یا ترجیح می‌دهید بیشتر با جزئیات سر و کار داشته باشید. شناخت هدف‌های شما، به شما کمک می‌کند بدانید برای تصمیمگیری به چه اطلاعاتی نیاز دارید، همچنین امکان تشریح بهتر مساله برای خودتان و دیگران را فراهم می‌سازد.
گام سوم: پله سوم پیدا کردن تمام گزینه‌های موجود است که در انتها شما باید از میان همه آنها تنها یک گزینه را انتخاب کنید. تعدادی از این گزینه‌ها در پیش روی شما قرار دارد و تعدادی پنهان هستند، البته تعدادی نیز حاصل خلاقیت و توانمندی شما در خلق گزینه‌های نوآورانه خواهد بود. به‌طور یقین هرچه تعداد گزینه‌ها افزایش بیابد شما با تصمیمگیری موثرتر و دقیق‌تری مواجه خواهید شد، البته تصمیم شما در نهایت نمی‌تواند از بهترین گزینه‌‌های‌تان، بهتر باشد. پس لازم است به خوبی جست‌وجو کنید. اگر به دنبال تغییر خانه خود هستید می‌توانید گزینه‌های گوناگونی را با جست‌وجو در آگهی‌ها و بنگاه‌های املاک یا پرس و جو از دوستان بیابید. همچنین رفتن به یک شهر دیگر(دور یا نزدیک) هم می‌تواند گزینه ناپیدایی باشد.
گام چهارم: کوشش در بررسی پیامدهای انتخاب گزینه مورد نظر است. در واقع با پذیرفتن یک گزینه به عنوان انتخاب خود، باید پیامدهای مطلوب و نامطلوب آن را نیز بپذیرید. در ابتدا امکان دارد آن گزینه بسیار خوب و حتی اغواکننده به نظر آید، اما با بررسی‌های بیشتر در ابعاد و زوایای آن، جهات نامطلوب نیز روشن شده و بسیار محتمل است که شما را از انتخاب آن گزینه منصرف سازد. ارزیابی دقیق پیامدها حتما شما را در تصمیمگیری هر چه بهتر یاری خواهد کرد.
چندی پیش به دنبال اضافه کردن سهام یکی از صنایع به سبد سهامم بودم پس از بررسی همه گزینه‌های موجود و حذف گزینه‌های با مطلوبیت کمتر در نهایت به دو سهم رسیدم که هر دو وضعیت بنیادی مناسبی داشتند، اولی از نظر تکنیکال در شرایط صعود بود، اما شنیده‌ها و شایعاتی از مشکلات و اختلافات مدیریتی در درون شرکت بود که می‌توانست ریسک‌های جدیدی به سهم وارد کند و دیگری مدت‌ها بود معاملات کم حجم و بدون نوسان قیمتی داشت به‌گونه‌ای که نمی‌شد زمان افزایش قیمت سهم را پیش‌بینی کرد. معمولا
هیچ یک از گزینه‌ها همه اهداف ما را به صورت صد در صد تامین نمی‌کند، اما این مهم است که پیامدهای گزینه‌‌ای که بر می‌گزینید دقیق، کامل و ارزشمند باشد. استفاده از (جدول پیامدها) می‌تواند به شفاف شدن موضوع بسیارکمک کند.
گام پنجم: بده و بستان بین پیامدهاست. به این معنی که گاهی لازم است تا با گذشتن از اهداف کم‌اهمیت هدف‌های مهم‌تری به دست آورد. معمولا به این صورت است که انتخاب گزینه نهایی نمی‌تواند همه جنبه‌های مورد نظر ما را تامین کند لذا اولویت‌بندی در تعیین هدف و اینکه کدام‌یک از جنبه‌های آن از اهمیت بیشتری برخوردار است به گرفتن تصمیم صحیح کمک خواهد کرد. برای مثال من در خرید سهام ممکن است در صنایع دیگر، گزینه‌هایی با وضعیت تکنیکال بهتر پیدا کنم اما من به هدف متعادل کردن سبد سهام خودم این صنعت را انتخاب کرده بودم که خود بخشی از هدف کاهش ریسک سرمایه‌گذاری بود، بنابراین کاهش ریسک هدفی است که برای من اولویت داشت. برای این منظور می‌توانید جدول پیامدها را رتبه‌بندی کنید. دقت کنید گزینه بهتر رتبه ۱ را به‌دست آورده. (جدول ۲)
گام ششم: روشن کردن مسائلی که دارای قطعیت نیستند. مطمئنا شرایط ناپایدار و عدم قطعیت تصمیمگیری را بسیار سخت و پیچیده خواهد کرد اما با در نظر گرفتن احتمال هر تصمیم، شخص می‌تواند مطلوب‌ترین گزینه را انتخاب کند. برای مثال اگر می‌خواهید برای ادامه تحصیل به کشور دیگری بروید آیا توانایی‌ها و داشته‌های علمی‌تان به حدی هست که به شما بورس تحصیلی تعلق بگیرد؟ آیا با توجه به قوانین کشور مقصد امکان کار نیمه‌وقت همراه با تحصیل برای شما فراهم خواهد بود؟ احتمال هر یک از این موارد را چه‌میزان برآورد می‌کنید؟ در صورت وقوع یا عدم وقوع هر یک از این موارد چه اتفاقی خواهد افتاد؟
گام هفتم: همواره ممکن است تصمیم ما منجر به نتایج دلخواه نشود، بنابراین میزان مقاومت و تحمل فرد در صورت بروز نتایج نامطلوب و غیر‌دلخواه موضوع مهمی است. پس لازم است تصمیمگیری با میزان معقولی از ریسک پذیری همراه باشد. ناگفته پیداست این امر به‌ویژگی‌های جسمی، روحی، مالی و شخصیتی هر فرد مرتبط است و میزان آن با توجه به عدم قطعیت و سود و زیان احتمالی متفاوت است. آخرین گام توجه به تصمیم‌های وابسته است. با تصمیمگیری امروز بر تصمیم‌های بعدی خود تاثیر خواهیم گذاشت همان‌گونه که این اهداف آتی است که در تصمیم امروز موثر است. در واقع تصمیم‌های ما همواره به یکدیگر متصل هستند و مسیر آینده را می‌سازند پس راه حل هوشمندانه جدا کردن موارد کوتاه‌مدت و حل آنها و شناخت ارتباط و تاثیرشان بر موارد بلندمدت است به‌گونه‌ای که تصمیم امروز راه را بر تصمیم‌های درست آتی بگشاید.
payam.masudifar@gmail.com
ارسال نظر