محسن صیرفی*

تاکید مدیران و مسوولان ارشد اقتصادی و بانکی کشور بر لزوم اتوماسیون سیستم‌های بانکی و بیش از آن، اصرار بر طراحی و توسعه بانکداری الکترونیکی و ارائه خدمات بانکی در خانه (از طریق رایانه) و حتی با استفاده از تلفن همراه، این سوال را برجسته‌تر می‌کند که:

آیا برای بهینه‌سازی روش‌های بانکی نیز فکری شده است؟ یا خواهد شد؟

نگارنده مقاله نزدیک به ۱۷ سال است که در پروژه‌های اتوماسیون سیستم‌های بانکی به عنوان تحلیلگر سیستم مشغول به کار است. تجربه نشان می‌دهد که در اکثر قریب به اتفاق موارد، پیاده‌سازی و عملیاتی کردن هر چه سریعتر سیستم‌ها اولویت درجه اول دارد و مدیران و مسوولان تصمیم گیرنده‌، در بخش‌های ستادی بانک‌ها از اداره سازمان و روش‌ها گرفته تا امور مالی، حسابداری، بازرسی، کارگزینی و حتی اداره انفورماتیک بانک‌ها ترجیح می‌دهند که از هر گونه تغییر و تحول در روش‌های جاری اجتناب کنند.

علت چیست ؟ عادت‌های رفتاری ؟ اصل فرض کردن روش‌های اجرایی که هر کدام در زمان خود شاید بهترین روش ممکن بوده‌اند؟ نبود فرصت و توان کافی برای شنیدن و پذیرفتن روش‌های بهینه؟ نگرانی از لزوم پاسخگویی بعدی؟ عدم توانایی در مجاب کردن سایر طرف‌ها؟ یا مجموعه‌ای از تمام این عوامل؟

به عنوان مثال، یکی از مشکلات بسیار جدی و اساسی که در اغلب بانک‌ها وجود دارد، تعداد بسیار زیاد سرفصل‌های حساب در دفتر کل است. در روش‌های دستی و قدیمی، مطمئن‌ترین راه برای دستیابی مدیران به اطلاعات، انعکاس تمام وقایع در دفاتر حسابداری کل بود، شعبه‌ها و سایر مراکز اقتصادی زیر مجموعه بانک موظف بودند، هر اتفاقی را در سرفصل‌های ریالی و یا انتظامی (زیر خط) انعکاس دهند. به این ترتیب مدیریت بانک در سطوح سرپرستی، استان و کل کشور، می‌توانست آنچه را که می‌خواهد، با تلفیق و تلخیص گزارش‌های مالی و از مسیر دفتر کل، سرفصل‌ها و معین‌های گوناگون به دست آورد. به این ترتیب دفتر کل بانک‌ها روز به روز متورم و متورم تر شد. تا جایی که در بعضی از بانک‌ها تعداد این حساب‌ها از ۱۲۰۰۰ نیز فراتر رفته است. در حالی‌که در بانک‌های بزرگ سایر کشورها، که سال‌ها است از رایانه استفاده می‌کنند، تعداد این‌گونه حساب‌ها کمتر از ۳۰۰۰ است. یعنی چیزی کمتر از یک چهارم ! وجود بعضی از این سرفصل‌ها در یک بانک که از سیستم رایانه‌ای استفاده می‌کند به هیچ عنوان قابل توجیه نیست. اما توجیه مدیران و مسوولان مربوطه نیز این‌ است که: اگر بجز این باشد، بانک مرکزی یا اداره دارایی یا .... گزارش‌های مالی ما را نمی پذیرند !

به عنوان مثال در تمام بانک‌های دولتی، حسابی وجود دارد به نام «حساب انتظامی قراردادها». نقش این حساب این‌ است که با عقد هر قرارداد (مثلا تسهیلاتی) بین بانک و مشتری، یک سند ریالی صادر و ثبت می‌شود و با بدهکار شدن این حساب، طرف حساب‌های انتظامی بستانکار می‌شود. در زمان تسویه قرارداد مربوطه نیز عکس سند بالا صادر می‌شود. کاربرد حساب مزبور این است که با یک نگاه به آن معلوم شود که چند قرارداد فعال در شعبه وجود دارد. جالب اینکه با اتوماسیون سیستم تسهیلات در بانک، این سند یک ریالی بایستی کماکان صادر شود ! چرا که حتی اگر مسوول هماهنگی پروژه در بانک نیز لزوم حذف این‌گونه حساب‌ها و عملیات زائد را بپذیرد، برگزاری جلسات و مجاب کردن تمام طرف‌های درگیر! موجب خواهد شد که انجام پروژه برای مدتی غیرقابل پیش‌بینی به تاخیر بیفتد !

اگر قرار است که برای اتوماسیون بانک‌ها از رایانه استفاده شود و اگر قرار است پس از آزمون سیستم‌های طراحی شده در سطوح مختلف کارشناسی و حصول اطمینان از درستی عملکرد سیستم از آن استفاده کنیم، دیگر چه فرقی می‌کند که تعداد قراردادهای فعال را مستقیما از طریق اطلاعات موجود در سیستم به دست آوریم یا با صدور و ثبت اسناد کذایی یک‌ریالی در سرفصل‌های مذکور به همان نتیجه برسیم؟ اگر اینها اتلاف انرژی و سرمایه ملی نیست، پس چیست ؟

موضوع عینا شبیه مصرف انرژی یا سایر سرمایه‌های ملی در کشور است. در زمستان خانه‌هایمان باید به قدری گرم باشد که با زیر پیراهنی در خانه راه برویم و گاهی پنجره‌ها را هم باز کنیم و در تابستان نیز ... بگذریم و برگردیم به موضوع اصلی !

مثال دیگر که البته کمی پیچیده‌تر از مثال قبلی است، مربوط می‌شود به استفاده از روش تعهدی به‌جای روش نقدی در عملیات حسابداری بانک‌ها. روش نقدی همان‌طور که از نامش پیدا است،‌ درآمد «نقد» شده را نشان می‌دهد و بخشی را که تحقق یافته (ساخته شده)، اما هنوز نقد نشده نشان نمی‌دهد. روش تعهدی عبارت‌ است از اینکه، بانک‌ها بتوانند کل درآمد تحقق یافته (نقد شده و نقد نشده) خود، در یک دوره معین مالی را شناسایی و گزارش کنند.

این نیاز، به سادگی و با تهیه گزارش‌های بسیار دقیق سیستمی (با امکان پیگیری تا سطح ریز عملیات هر پرونده) قابل پاسخگویی است. اما .... چه معنی دارد که ما کارهایمان را «به سادگی» انجام دهیم !

باید ده‌ها برنامه گروهی (BATCH) و یا لحظه‌ای (ONLINE) تهیه شود و ده‌ها هزار سند حسابداری اضافی صادر شود، تا حتما این گزارش‌ها نیز از طریق سرفصل حساب‌ها به‌دست آید. جالب آنکه تمام عملیات اضافی مزبور را نیز باید به کمک همان سیستم رایانه‌ای انجام داد !

نکته دیگر آنکه، تازه بودن موضوع و صدور بخشنامه‌های متعدد و متنوع در این رابطه نیز مزید بر علت می‌شود. مدت‌ها وقت صرف برگزاری جلسات کارشناسی و بررسی و تحلیل نیازهای بانک می‌شود، اما به محض آنکه می‌خواهی به جمع‌بندی برسی، بخشنامه جدیدی از راه می‌رسد و تمام رشته‌ها را پنبه می‌کند.

اصرار بر حفظ روش‌های جاری، یعنی: پیچیده‌تر شدن عملیات سیستم، نیاز به سخت‌افزار سریعتر (و البته گرانتر!)، انجام برنامه‌های گروهی ( BATCH ) شبانه طولانی‌تر، کندی هر چه بیشتر انجام عملیات روزانه در زمان حضور مشتری در شعبه، نیاز به تجهیزات و نوارهای مغناطیسی بیشتر برای نگهداری سوابق اطلاعات، و پرداخت هزینه‌های بیشتر (آن هم به‌صورت تصاعدی) برای انجام تغییرات بعدی مورد نیاز و اعمال بخشنامه‌های جدید در سیستم و .....

خوب است مدیران، مسوولان و تصمیم‌گیرندگان اقتصادی و بانکی کشور به این سوال اساسی پاسخ دهند که:

آیا بهینه‌سازی روش‌ها و تلاش در امر کاهش هزینه‌ها جایگاهی در اتوماسیون سیستم بانکی کشور دارد؟ اگر دارد، چه زمانی؟ و چگونه؟

* تحلیلگر ارشد سیستم‌های بانکی