خردهاسترسهای ظرفیتخوار؛ روش‌های ارتباطی ناکارآمد
این اسلاید سه ستون داشت. در ستون اول روش‌های تعامل فعلی تیم را فهرست و مواردی همچون ایمیل، اپلیکیشن ارتباط داخلی شرکت و مانند آن را لحاظ کرده بود. برای ستون دوم نظر اعضای تیمش را درباره فعالیت‌‌‌های مربوط به هر روش ارتباطی که می‌‌‌خواستند ادامه پیدا کند، جویا شد. مثلا در ستون مقابل ایمیل سه نکته را فهرست‌‌‌وار نوشت: «اعلام درخواست و زمان در کادر موضوع ایمیل»، «ارائه فهرست‌‌‌وار مطالب تا حد ممکن و اجتناب از پاراگراف‌‌‌های طولانی» و «در مواجهه با اختلاف نظر، گفت‌‌‌وگو از طریق تماس یا حضوری پیگیری شود». برای ستون سوم هم از آنها خواست فکر کنند ببینند در حال حاضر چه رفتارهایی وجود دارد که در قالب یک تیم می‌‌‌خواستند متوقف شود. اینجا هم با سطر ایمیل شروع کرد و نوشت: «عدم‌ارسال ایمیل بعد از 10 شب برای اجتناب از ایجاد توقع پاسخ فوری (در صورت لزوم با تاخیر زمانی ارسال شود)»، «حذف ارسال به همه به‌‌‌عنوان گزینه پیش‌‌‌فرض ارسال ایمیل» و مواردی از این دست. اعضای تیم بلافاصله دست‌‌‌به‌‌‌کار شدند و سایر روش‌های ارتباطی همچون تماس ویدئویی، تماس تلفنی و جلسات حضوری را در ستون اول افزودند و سپس بایدها و نبایدهای هرکدام را اضافه کردند (جدول). این جلسه کمتر از یک ساعت طول کشید. اما در همین زمان کوتاه همه به شوق آمده بودند، چون محض تنوع هم که شده می‌توانستند کنترل محدودی روی مسائل داشته باشند و به بعضی از رفتارهای احمقانه‌‌‌ای که با آنها خو گرفته بودند، می‌‌‌خندیدند؛ رفتارهایی همچون عادت «پاسخ به همه» که اعضا را مجبور می‌‌‌کرد هر لحظه در حال ارسال پیام‌‌‌های «چه عالی» و «ممنونم» باشند.
او به ما گفت: «ما موفق شدیم کمی از زمان افراد را به آنها برگردانیم.» در واقع این حرکت ساده حداقل 8درصد از زمان او را - که در بعضی هفته‌‌‌ها به چهار یا پنج ساعت می‌‌‌رسید- آزاد کرده بود. اما مهم‌تر از آن وقت اعضای تیمش را آزاد کرده بود. او می‌‌‌گفت: «فکر می‌‌‌کردم فقط من هستم که به کارهایم نمی‌‌‌رسم و دائم در حال تقلا هستم. تا اینکه شخصی که از نظر من فرد بسیار توانمندی با عملکرد عالی و اعتمادبه‌‌‌نفس بسیار بالایی بود، خصوصی به من گفت روزانه یکی دو ساعت را به خاطر این ارتباطات اشتباه از دست می‌‌‌داده و مجبور بوده آخر شب‌‌‌ها هم کار کند تا بتواند پاسخگو باشد. همین حرکت ساده جان تازه‌‌‌ای به زندگی‌‌‌اش داده بود.» اغلب ما بدون اینکه لحظه‌‌‌ای مکث کنیم تا ببینیم روش کارآمدتری هم برای برقراری ارتباط وجود دارد یا نه، به روش‌های جاری تیم و سازمانمان خو می‌‌‌کنیم، درصورتی‌‌‌که به‌‌‌سادگی می‌توانیم گامی در جهت اصلاح الگوهای اشتباه برداریم:
تعهدات تعاملی را کاهش دهید. چهار ماه گذشته را در تقویمتان مرور کنید و به دنبال درخواست‌‌‌ها، تصمیمات و تعامل‌‌‌های اطلاعاتی روتینی بگردید که تبدیل به بخشی از کار شما شده‌‌‌اند. اما می‌توانید آنها را به کسانی محول کنید که ارتباطات کمتری دارند تا کمی از بار روی دوشتان را بردارید و این افراد را هم وارد شبکه ارتباطی کنید. برنامه دو ماه آینده‌‌‌تان را نگاه کنید و جلسات مستمری را پیدا کنید که قابلیت کوتاه‌‌‌تر شدن، با فاصله زمانی بیشتری برگزار شدن یا کلا حذف شدن را دارند. حواستان باشد که فقط دنبال موارد بزرگی که اغلب عامل اضافه‌‌‌بار کاری هستند نگردید. موارد کوچک را پیدا کنید که روی‌‌‌هم‌‌‌رفته زمان زیادی را در بر می‌‌‌گیرند.
به الگوهای ارتباطی خود توجه کنید. اگر سازمان شما از تکنولوژی‌‌‌های ارتباطی استفاده می‌کند که قادر به ارائه تحلیل ارتباطات است، تحلیل‌‌‌هایتان را مرور کنید تا مطمئن شوید که همکارانتان را در ایمیل و پیام و جلسات غرق نکرده‌‌‌اید. همزمان با آن دسته از همکارانتان که کار مشابهی انجام می‌دهند مشورت کنید تا اصول و عادات ارتباطی‌‌‌شان را درک کنید.
میل به دخالت را در خود کنترل کنید. مراقب باشید در مواردی که لزومی ندارد خود را وسط بیندازید، میل به دخالت کردنتان را مهار کنید. ما اغلب به واسطه دخالت در موقعیتی خود را به دردسر می‌‌‌اندازیم که اصلا ربطی به ما ندارد و لازم نیست دخالتی در آن داشته باشیم، چون این کار به ما یک‌‌‌جور احساس رضایت می‌دهد. دوست داریم همه ما را متخصص بدانند یا با کمک به دیگران اقناع می‌‌‌شویم. حتی ممکن است از سر ترس دخالت کنیم – ترس از اینکه برچسب نیروی بی‌‌‌کفایت به ما زده شود یا از فرصت‌‌‌ها جا بمانیم. همکاران کارآمدتر آگاهی بیشتری به این میل دارند و بهتر آن را کنترل می‌کنند تا با پریدن در تعاملات غیرضروری حجم باری کاری‌‌‌شان را بیش از اندازه بالا نبرند.
منبع: کتاب The Microstress Effect
