مفید یا غیر مفید بودن طرح پایش کارمندان
محمدجعفر نظری منابع: Newyork Time Business Week امروزه نظارت بر کارکنان در سازمان‌ها شکل پیشرفته و حساس‌تری یافته است. استفاده کسب‌وکار از فناوری و امکان سوءاستفاده کارکنان از این فناوری‌ها در محیط کار نگرانی‌هایی است که اغلب سازمان‌ها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند. نظارت (Surveillance) شامل تماشا، پایش و وارسی کارکنان است. عمده‌ترین موضوع اخلاقی در این ارتباط تجاوز به حریم خصوصی افراد است.
نگرانی کارکنان درباره میزان پایش فعالیت‌های کاری آنها به‌وسیله کارفرمایان پیوسته در حال افزایش است و حتی در برخی موارد نظارت بر زندگی شخصی افراد را نیز دربر می‌گیرد. نظارت باعث ایجاد تنش روحی در افراد می‌شود. تنش نیز ممکن است بر عملکرد و بهره‌وری کارکنان تاثیر بگذارد. بنابراین نظارت با خود مشکلاتی را همراه دارد. طبق یک مطالعه تازه درباره تغییرات خط‌مشی‌های نظارتی سازمان‌ها طی سال‌های 2001 تا 2005 مشخص شد، سازمان‌ها روزبه‌روز نظارت خود بر کارکنان را بیشتر می‌کنند.
با پیدایش فناوری‌ها اطلاعات و ارتباطات و به‌کارگیری آنها در سازمان‌ها، نظارت بر کارکنان در کسب‌وکار عمدتا با استفاده از این فناوری‌ها صورت می‌گیرد. طبق نتایج یکی از پیمایش‌ها، در همه مقولات زیر شرکت‌ها نظارت خود بر ایمیل‌ها، تلفن‌ها، ویدئوهای کارکنان را طی پنج سال ذکر شده افزایش داده‌اند و این روند همچنان رو به افزایش است. درصد ذکر شده بیانگر تعداد شرکت‌هایی است که هم‌اکنون این کارها را انجام می‌دهند:
• پایش اتصال به سایت‌ها: ۷۶ درصد
• قطع دسترسی به سایت‌های نامناسب ۶۵ درصد
• ذخیره‌سازی و بازیابی ایمیل‌ها: ۵۵ درصد
• پایش زمان مکالمات و شماره‌هایی که کارکنان با آنها سخن گفته‌اند: ۴۳ درصد
• ضبط گفت‌وگوهای تلفنی: ۵۱ درصد
• نظارت بر ویدئوها برای پایش عملکرد کارکنان: ۱۶ درصد
شرکت‌ها به‌صورت روزافزون پایش کارکنان خود را با فناوری‌های پیچیده و جدیدی انجام می‌دهند. مدیرعامل یکی از شرکت‌های کالیفرنیا دروغ یکی از کارکنان خود را با استفاده از نرم‌افزار Xora که موقعیت کارکنان را با استفاده از GPS تلفن همراهشان نشان می‌دهد اثبات کرد. این کارمند به شرکت تلفن زده و اظهار بیماری کرده بود؛ اما با استفاده از این نرم‌افزار مشخص شد وی در مسافرت بوده است.
در یکی دیگر از موارد، یکی از سرپرستان وقتی با کاهش بهره‌وری کار یکی از کارکنان خود مواجه شد با استفاده از نرم‌افزاری به نام SurfControl، فعالیت‌های اینترنتی وی در محل کار را مورد نظارت قرار داد و دریافت که این شخص زمان زیادی را به بازدید از سایت‌های غیر اخلاقی می‌گذراند.
این مدیر چنین بیان داشت: «آنچه کارکنان در خانه انجام می‌دهند به من ربطی ندارد؛ اما هرچه در محل کار انجام دهند به من مربوط است.»
نظارت بر ایمیل‌ها و استفاده کارکنان از اینترنت
استفاده از ایمیل و اینترنت موضوعی است که کارکنان سوءاستفاده‌های بسیاری از آن می‌کنند و مدیران حساسیت زیادی نسبت به آن نشان می‌دهند. شواهدی وجود دارد که کارکنان در محل کار زمان زیادی را به بررسی ایمیل‌های شخصی، خرید اینترنتی، برقراری ارتباط با دوستان در اینترنت و دیدن از سایت‌های تفریحی می‌گذرانند. یکی از علل نظارت شدید کارفرمایان بر کارکنان آن است که امروزه فناوری‌های بسیاری اعمال این نظارت شدید را آسان کرده‌اند. اغلب شرکت‌ها امروزه تماس‌های تلفنی یا بسته‌های پستی را چندان پایش نمی‌کنند؛ زیرا زمانبر و هزینه‌بر است. اما می‌توانند نرم‌افزارهایی تهیه کنند که استفاده کارکنان از اینترنت را با هزینه‌ای معادل ۱۰ دلار به ازای هر کارمند برای آنان ممکن سازد. بنابراین، می‌توان گفت که پایش کارکنان با نرخی معادل دو برابر نرخ دسترسی کارکنان به اینترنت در حال افزایش است. به گفته یکی از صاحب‌نظران «این نمونه‌ای از کشیده شدن اسب خط‌مشی به‌وسیله کالسکه فناوری است».
دسترسی به فناوری‌های ارزان تنها یکی از دلایلی است که شرکت‌های آمریکایی ایمیل‌های کارکنان را پایش می‌کنند. یکی از دیگر علل آن الزامات قانونی است. قانون ساربینز- آکسلی (SOX) و برخی دیگر از قوانین شرکت‌های عمومی را موظف کرده‌اند که همه پیام‌های ایمیلی خود را بایگانی کنند. ازنظر قانونی، بخش خصوصی نیز به شرط اینکه خط‌مشی لازم را ایجاد کرده و آن را در سازمان خود اجرا کند، اختیار کامل پایش ایمیل‌های کارکنان خود را خواهد داشت. شرکت‌ها از این کار برای کنترل دادوستد اطلاعات در شبکه شرکت و حصول اطمینان از انجام وظایف به‌وسیله کارکنان و مشاهده چگونگی برقراری ارتباط کارکنان با مشتریان استفاده می‌کنند. نمونه‌ دیگری از پایش برنامه‌های کارکنان به‌وسیله سازمان، انواع موضوعات اخلاقی را که می‌توانند در نتیجه پایش رخ دهند نشان می‌دهد:
مردی برای بررسی سلامت خود به پزشک مراجعه می‌کند. پزشک نتایج آزمایش‌های وی را به‌وسیله ایمیل برای وی ارسال و بیان می‌کند که آن مرد دچار یک بیماری مهلک است. در همین حال کارفرمای این مرد که ایمیل‌های کارکنان خود را پایش می‌کند تا اطمینان حاصل کند که تنها برای مقاصد کاری از آنها استفاده می‌شود، ایمیل را می‌خواند و بیماری آن کارمند را به اطلاع همکارانش می‌رساند.
مرد با خبردار شدن از این موضوع طرح شکایت می‌کند و برای سازمان دردسر ایجاد می‌شود. در همین حال، شرکت بیمه مشکل آن کارمند را می‌فهمد و درصدد لغو پوشش بیمه وی برمی‌آید. یعنی مشکلات بزرگی هم برای فرد به وجود می‌آید هم برای سازمان.
به گفته یکی از مدیران، اینترنت باعث پیدایش مخاطرات و موضوعات اخلاقی بسیاری در سازمان‌ها شده است. بنابراین، فناوری بار کاری نظارت بر محیط کار را به دوش سازمان‌ها افزوده است؛ اما شرکت‌ها با وجود شبهه تجاوز به حریم خصوصی، همچنان نظارت بر استفاده کارکنان از ایمیل و اینترنت را افزایش داده‌اند. برخی از این شیوه‌ها عبارت است از:
• ایجاد خط‌مشی‌هایی برای ممنوع کردن استفاده شخصی از اینترنت
• استفاده از نرم‌افزارهای پایش
• محدود کردن دسترسی به برخی سایت‌ها
• محدود کردن ساعات دسترسی افراد به اینترنت
شرکت‌ها افزون بر پایش استفاده کارکنان از اینترنت اقداماتی را نیز انجام داده‌اند. در یکی از پیمایش‌هایی که روی ۲۲۴ شرکت انجام گرفت، ۶۴ درصد آنها بیان کردند که کارکنان را به‌خاطر سوءاستفاده از اینترنت مجازات کرده‌اند و یک‌سوم آنها نیز کارکنانی را به‌خاطر این کار اخراج کرد‌ه‌اند.
پایش فعالیت‌های کارکنان به این موارد محدود نمی‌شود. گزارش‌ها نشان می‌دهد از روش‌هایی همچون نظارت بر موقعیت کارکنان و شیوه استفاده آنها از زمان خود از طریق سیستم‌های GPS، ماهواره و کاشتن تراشه در بدن کارکنان (به صورت آگاهانه) و استخدام بازرسانی برای نظارت بر فعالیت‌های آنها در محل کار نیز استفاده می‌شود. سایر رویکردهای فناورانه تازه‌ای که برای پایش کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد شامل استفاده از تراشه‌های شناسایی رادیویی، تلفن‌های همراه مجهز به GPS، است. همانند همه موضوعات مربوط به فناوری، دو دسته استدلال در طرفداری یا مخالفت با پذیرفتنی بودن این کارها ازنظر اخلاقی مطرح می‌شود.
زیست‌معیارها
پس از یک دهه گفت‌وگو، زمینه ظهور زیست‌معیارها(biometrics) در حال اوج‌گیری است؛ به‌ویژه کاربردهای این علم در بازرگانی رشد چشمگیری دارد. زیست‌معیارها عبارتند از: معیارهای ارزیابی بدن مانند اسکن چشم، اثر انگشت، یا اثر کف دست برای تعیین و تایید هویت افراد، اما آنچه سرعت استفاده از زیست‌معیارها را افزایش می‌دهد کاربردهای این فناوری در تسهیل کار مصرف‌کنندگان است، البته مقاومت در برابر استفاده حکومت از این ابزار همچنان ادامه دارد.
در چند سال گذشته کاربردهای این فناوری در بازرگانی دچار انفجار شده است. هم‌اکنون در برخی مکان‌ها مشتریان می‌توانند با اسکن اثر انگشت خود یا تکان دادن کف دست خود در مقابل یک اسکنر به حساب‌ها و جعبه‌های صندوق‌های امانت خود دست پیدا کنند یا خرید کنند.
هم‌اکنون در ژاپن از اسکنرهایی استفاده می‌شود که بدون تماس مستقیم کف دست دسترسی افراد را به حساب‌های خود ممکن می‌سازد. یکی از بانک‌های هلند نیز با استفاده از فناوری تغییر صدای افراد امکان دسترسی آنها به عملیات بانکی از طریق تلفن را فراهم کرده است. حتی فناوری‌های خدمات برخطی وجود دارد که به ضرباهنگ و سایر ویژگی‌های تایپ کردن افراد واکنش نشان می‌دهد و آنها را شناسایی می‌کند. کوتاه آنکه زیست‌معیارها شیوه‌های انجام کسب‌وکار را به شدت دگرگون ساخته‌اند و رشد آنها در آینده بیش از اینها خواهد بود. استفاده از زیست‌معیارها نیز همانند بیشتر فناوری‌ها مزایا و ریسک‌هایی دارد، البته هم‌اکنون درباره خطرات قانونی و اخلاقی آن بحث چندانی نمی‌شود؛ اما این موضوع در آینده مورد توجه شرکت‌ها، کارکنان و مشتریان قرار خواهد گرفت. موضوع تجاوز به حریم خصوصی افراد از طریق این فناوری موضوعی است که مدیران باید درباره این فناوری به آن توجه کنند.
نظارت شرکت‌ها با استفاده از فناوری‌ها محدود به این موارد نمی‌شود. پایش نمابرها، استفاده از دوربین در محل کار، آزمون اعتیاد، بررسی سوابق افراد در اینترنت، بررسی حافظه دستگاه‌های چاپ اداری و ضبط مکالمات تلفنی از جمله دیگر روش‌های نظارتی مبتنی بر فناوری است. هر کدام از اینها پیامدهایی از نظر حریم خصوصی دارد که باید آنها را از دیدگاه اخلاقی مورد بررسی قرار داد.
امنیت از طریق ایمیل‌ها و فناوری پس از حملات ۱۱ سپتامبر ۲۰۰۱ به مراحل جدیدی وارد شد. نگرش مردم درباره حریم خصوصی تا حدی تغییر کرد؛ زیرا آنها دریافتند که بررسی‌های امنیتی باید برای مقابله با حملات تروریستی افزایش یابد. روش‌های امنیتی بسیاری در نهادهای عمومی (مانند فرودگاه‌ها، ساختمان‌های دولتی و مراکز بزرگ سرگرمی) آغاز شد و این روش‌ها به سازمان‌ها نیز در حال سرایت است تا از امنیت خود
محافظت کنند.
شواهد بسیاری وجود دارد که پس از حملات ۱۱ سپتامبر ابزارهای هوشمندتری ارائه شده و برای استفاده تجاری در آینده نیز توسعه خواهد یافت؛ اما به هر حال، لزوم رعایت معیارهای اخلاقی در نظارت بر کارکنان باید مورد توجه و بحث قرار گیرد. در این رابطه، تدوین و تصویب قوانین روشن و الزام‌آور برای رعایت اصول معیارهای اخلاقی و پیگیری اجرای آنها بسیار مهم است.