کنترل جمع در جلسات مذاکره
در هر مذاکره‌ای فردی وجود دارد که نقش کنترل‌کننده فضای مذاکره و ایجاد تعادل میان طرفین را ایفا می‌کند، بدون وجود این شخص چهار دسته از افراد یعنی سلطه‌طلبان، بی‌هدف‌ها، حاشیه‌پردازنان و مشاجره‌کنندگان می‌توانند هر مذاکره‌ای را به یک آشوب بی نتیجه تبدیل کنند، فرقی نمی‌کند در چه جایگاهی هستید، رئیس هیات امنای یک شرکت بزرگ یا عضوی از شورای والدین یک مدرسه، همیشه ممکن است در شرایطی قرار بگیرید که ناچار شوید فضای یک جلسه و مذاکره را کنترل و تعدیل کنید، در این مواقع فراموش نکنید جلسات مذاکره ممکن است برای همه بسیار انگیزاننده باشد، با این همه اگر نتوانید احساسات خود و دیگران را با خودداری از رفتارهای تحریک کننده کنترل کنید به هیچ نتیجه‌ای نخواهید رسید، در ادامه این مقاله با چهار گروه از افراد آشنا می‌شوید که اگر نتوانید کنترل‌شان کنید ممکن است جلسات مذاکره‌تان را برهم بزنند. هنر و درایت کنترل احساسات جمعی و آرام نگاه داشتن جو مذاکرات یکی از دشوارترین بخش‌های هر مذاکره‌ای است، اما با قدری شکیبایی می‌توانید آن را بیاموزید.
برخورد با سلطه طلبان
سلطه‌طلبان کسانی هستند که نیاز دارند در هر فضایی برتر باشند و بر محیط تسلط داشته باشند، آنها فضای یک مذاکره سالم را برهم می‌زنند زیرا نیاز دارند که بر هر فضایی احساس تسلط داشته باشند، در برخورد با این افراد باید قوی، قاطع و محکم باشید. در صورتی که فرد سلطه طلب را مهار نکنید باید منتظر یک نزاع یا تنش در مذاکره یا بی‌بهره ماندن از نظرات سایرین باشید، برای کنترل اوضاع به این پیشنهادها توجه کنید:
به گوینده یادآوری کنید که همکاری و موضوع صحبت وی جالب است تا غرورش را ارضا کنید.
به او اعلام کنید که به نظرات دیگر شرکت‌کنندگان نیز نیاز دارید.
دائما نظرات دیگر افراد را خواستار شوید تا توازن به فضای مذاکره بازگردد.
مانع از برخوردهای شخصی شوید.
از مکث و وقفه سخن فرد سلطه طلب بهره ببرید و با تکرار مطالب مفید، فضا را به حالت عادی بازگردانید.
برخورد با افراد بی‌هدف
آدم‌های بی‌هدف در اغلب نشست‌ها و مذاکرات حضور دارند، آنها حاشیه می‌روند و حضار را خسته می‌کنند، این افراد معمولا فقط طالب توجه هستند و هدف دیگری جز سخن گفتن ندارند، به آنها اجازه ندهید وقتی را که هر ثانیه آن در مذاکرات حیاتی است هدر بدهند، لازم است کنترل اوضاع را به‌دست بگیرید، فراموش نکنید که اگر از این افراد چشم پوشی کنید یا سعی کنید به آنها اجازه دهید نیازهایشان به توجه را در حین مذاکره برآورده کنند، به سایر افراد حاضر در جمع بی‌احترامی کرده و حقوق آنها ا ضایع کرده‌اید. در برخورد با این افراد:
بر اصل موضوع مذاکره و دریافت خود از آن دائما تاکید کنید.
فوریت دسترسی به افراد و محدودیت‌های زمانی را متذکر شوید.
از یکی از حضار سوالی بپرسید تا سخن‌وری فرد بی‌هدف متوقف شود.
پیش از شروع جلسه از افراد درخواست کنید هرگز از موضوع جلسه خارج نشوند.
برخورد با حاشیه پردازها
درحالی‌که شما درگیر پیش بردن جلسه طبق صورت‌جلسه هستید، همیشه افرادی وجود دارند که مشغول صحبت‌های حاشیه‌ای هستند، این کار آنها مشکلات فراوانی ایجاد می‌کند، یکی از این مشکلات این است که در جریان بحث و جدل‌های بیهوده آنها شما توجه سایر افراد را نیز از دست می‌دهید، فراموش نکنید که بحث‌های حاشیه‌ای اغلب مسری هستند و فورا میان تمام افراد پخش می‌شوند، به عنوان کنترل کننده جلسات و مذاکرات هرگز درگیر آنها نشوید و سعی کنید بحث‌های دیگران را نیز در نطفه خفه کنید و کنترل جلسه را به‌دست بگیرید. در مواقع بروز حاشیه از توصیه‌های زیر کمک بگیرید:
سکوت کنید و مستقیما به جمع نگاه کنید.
از حاشیه پردازان بخواهید بحث خود را صدای بلند مطرح کنند و ضمنا توضیح دهند ارتباط آن با صورت‌جلسه چیست.
به فرد حاشیه‌پرداز بگویید مایلید نظر او را راجع به موضوعی مشخص بدانید.
برخورد با مشاجره طلب‌ها
برخی از افراد نیاز دارند در مورد هر موضوعی که مطرح می‌شود، بحث و ترجیحا مخالفت کنند، برای این افراد فرقی نمی‌کند موضوع چیست، آیا آنها در آن بحث صاحب‌نظر یا دارای اهمیت یا طرف مشورت هستند یا خیر، این افراد همواره به‌دنبال فردی هستند تا او را در جریان مذاکره به‌عنوان خصم خودشان در نظر بگیرند و در ادامه کار با او مخالفت کنند، آنها در هر موضوعی دست بالا می‌برند و مخالفتی می‌کنند، مراقب این افراد باشید و از این راهکارها استفاده کنید:
فرد را خطاب قرار دهید و از او علت مخالفت و راه‌حل جایگزینش را بپرسید، برای جلوگیری از اتلاف وقت، از او بخواهید با اختصار توضیح دهد.
اگر مشاجره‌کنندگان چند فرد هستند، از آنها بخواهید سکوت کنند و سپس با کلمات خودتان مواضع آنها را در مقابل هم تشریح کنید.
صورت‌جلسه مورد توافق را دائما تکرار کنید.
برای برقراری فضای مثبت نقاطی را که هیچ فردی در جمع با آنها مخالف نیست دائما تکرار کنید و افراد را متوجه این نکات کنید.
به افراد حاضر در جلسه اهداف و منافع مشترکشان را یادآوری کنید.
از درگیر شدن به عنوان یکی از طرفین مشاجره احتراز کنید، حتی اگر با یکی از طرفین هم عقیده هستید به‌عنوان کنترل‌کننده جلسه سعی کنید تعادل ایجاد کنید.