مهارت‌های مدیریتی
مدیریت کارکنان تازه‌وارد
وقتی فرد جدیدی را به کارکنان خود اضافه می‌کنید، از او انتظار فکر کردن نداشته باشید؛ بلکه او را برای کاری که باید انجام دهد استخدام کنید. البته او باید برای خود صاحب فکر باشد. با این کار شما به او یاد می‌دهید که چه طرز فکری دارید. وقتی این کارمند با شیوه‌های شما آشنا شد و آن‌گاه که یاد گرفت چگونه فکر می‌کنید، اولین قدم را برای تبدیل شدن به یک کارمند خوب برداشته و آن شخصی می‌شود و درست همان کاری را می‌کند که شما می‌خواهید. اما وقتی از یک کارمند جدید انتظار داشته باشید معماهای کار شما را حل کند، او را در شرایطی قرار می‌دهید که سعی می‌کند حتی وقتی جواب سوال‌های شما را نمی‌داند پاسخ‌هایی هرچند بی‌اساس بدهد. شما باید دریابید که سازمان شما برای این کارمند، یک دنیای ناشناخته است و او بدون هیچ تجربه‌ای که بتواند بر آن تکیه کند، مرجعی برای تصمیم‌گیری ندارد. در نتیجه حداقل ۵۰ درصد تصمیم‌هایی که می‌گیرد نامطلوب و بد هستند.
بعضی از مدیران به این توصیه من که آنها از همان اول باید به جای کارمندان خود فکر کنند، اعتراض می‌کنند، زیرا آن را باعث تحقیر کارمندان می‌دانند. به طور مسلم هدف من این نیست؛ من کاری به ذهنیت کارمندان ندارم. اگر وقتی کارمندی برای اولین بار به شما ملحق می‌شود به جای او فکر کنید، نه تنها به او خط می‌دهید، بلکه برای این فرد جدید فرصتی ایجاد می‌کنید که خود را یک برنده بداند. با این کار به این شخص کمک می‌کنید که فوری یکی از بازیکنان تیم شود. کارمندان جدیدی که تنها به اتکای فکر و تدبیر خود رها می‌شوند، برای اینکه عضو جدیدی از این سازمان کاری شوند، استرس‌های غیرضروری زیادی را تجربه می‌کنند.
هر کارمند تازه استخدام شده‌ای ترجیحا حداقل سه بار در هفته باید با مدیر یا سرپرست خود نشست داشته باشد و در صورتی که این کارمند دور از مدیر کار می‌کند، باید حداقل تلفنی با مدیر صحبت کند.
ما باید در اولین جلسه با تهیه فهرست فعالیت‌هایی که آن کارمند در روز باید انجام دهد قاعده خوبی برای او ایجاد نماییم. برای اینکه اطمینان حاصل شود کارمندتان به درستی فهمیده است که چگونه کار خود را انجام دهد، درباره فعالیت او پرسش‌هایی داشته باشید. جلسات آتی به دو منظور باید انجام شوند؛ برای ایجاد زمینه‌ها و قواعد کاری بیشتر و برای مرور نتایج روزگذشته.
این جلسه‌ها فرصت لازم را فراهم می‌کند تا رفتار مورد نظر را در کارمند بشناسید و آن را در او تقویت کنید و در حالی که آن کارمند جدید، در حال یادگیری موردی است که شما می‌خواهید، به نقاط قوت و ضعف او پی خواهید برد. این جلسه‌ها روزانه باید طی سه هفته اول استخدام کارمند جدید انجام گیرد.
تذکر: حداقل دو مورد لازم و ضروری هستند؛ اول اینکه وقتی از این شیوه استفاده می‌کنید، درخواهید یافت که کارکنانتان شغل خود را به درستی شناخته‌اند و باید دنباله آن را بگیرید. دوم اینکه در توصیه‌های خود اهل عمل باشید. اگر شما با نشان دادن جهت و گفتن اینکه بر کار او نظارت دارید، زمینه‌های کاری او را بسازید و در ادامه، آن را پیگیری نکنید، این کار سبب از بین رفتن و عدم کامیابی در جهت رسیدن به هدف نهایی شما می‌شود. در نهایت این کار باعث می‌شود کارمند وظیفه خود را کامل انجام ندهد.
بعد از اینکه مطمئن شدیم کارمند ما می‌داند که وظیفه‌اش چیست و چه فعالیت‌هایی را باید انجام دهد تا کار را با موفقیت به پایان ببرد، قدم منطقی بعدی برای رسیدن به سطح عملکرد مطلوب برداریم. صرف‌نظر از انتظارهای ما، سطح عملکرد یک نفر دقیقا منعکس‌کننده مهارت‌های اوست. متاسفانه اکثر ما در کار مدیریت وظیفه آموزشی خود را نادیده می‌گیریم. این غفلت به چهار دلیل عمده روی می‌دهد:
۱. ما خیال می‌کنیم افراد وقتی به ما ملحق می‌شوند، مهارت‌های لازم را دارند، زیرا اغلب در شرکت‌های مختلف پست مشابهی داشته‌اند، یا در بخش دیگری از سازمان ما بوده‌اند و مدارک تحصیلی خوبی دارند. ما نیز فکر می‌کنیم آنها به اندازه کافی با کار خود آشنایی دارند.
۲. هیچ‌کس یک مدیر را آموزش نداده، او به خاطر استعداد و نظم شخصی تا این حد ارتقا یافته است و چون یک انسان خود ساخته است به خود نیز افتخار می‌کند. برای چنین افراد با استعدادی، کنترل افراد تازه‌کاری که با شغل خود درگیر هستند، ناراحت‌کننده می‌باشد، زیرا این مشاغل اکنون طبیعت دوم آنها هستند. صرف‌نظر از عنوان شغل، موردی به‌نام امری ذاتی و فطری برای آنها وجود ندارد.
۳. ما نمی‌دانیم چه موردی برای اصلاح کردن رفتار و شکوفا کردن مهارت‌ها لازم است.
۴. در شرکت‌های بزرگی که قسمت آموزش وجود دارد، مدیران اغلب فکر می‌کنند که وظیفه آموزش کارمندان با این بخش‌ها و سازمان‌های آموزشی است، نه به عهده آنها. این مدیران نمی‌دانند که یک بخش آموزشی عاملی بیشتر از یک سیستم پشتیبانی برای کار مدیریت نیست. مدیران و سرپرستان نمی‌توانند وقت خود را صرف آموزش افرادی کنند که قابلیت تولید ندارند. سازمان‌های آموزشی، افراد تازه استخدام شده را از مرحله عدم صلاحیت به سطحی از قابلیت می‌رسانند که لیاقت گرفتن وقت مدیران را داشته باشند. بعضی از مدیران وقتی به یک فرد تازه استخدام شده که به تازگی آموزش اولیه را تمام کرده است برمی‌خورند، می‌گویند: «ما در این بخش به طور متفاوتی کار می‌کنیم.» آنها این کمک بسیار با ارزش را از بین می‌برند. بخش‌های آموزشی نمی‌توانند برای مدیران خط تولید، یک محصول کامل فراهم کنند، زیرا رسیدن به عملکرد آستانه یا بالاتر و حفظ آن، نیازمند آموزش پایه است که به طور طبیعی در کلاس‌ها انجام می‌شود و همین طور تعلیم توسط مدیر که همان آموزش حوزه کاری است.
منبع: کتاب ۱۳ اشتباه مهلک مدیران و طریقه اجتناب از آنها
ارسال نظر