چه کنیم وقتی حجم کار زیاد است و زمان کم؟
هفته آینده، همکارم می‌خواهد به تعطیلات برود و همین الان، دستوری از طرف شرکت دریافت کردیم که طبق آن، از هفته آینده اجازه داریم فقط ۸ ساعت در روز کار کنیم. حتی اگر بقیه یک گوشه کار را بگیرند، باز هم کار من سخت است. اجازه ندارم تا دیروقت کار کنم و همین استرسم را بیشتر می‌کند. اگر آزادی عمل داشتم استرسم کمتر بود. معمولا کارها را تا ساعت ۶ غروب تمام می‌کنم که البته می‌شود روزی ۱۰ ساعت ولی خب اینکه درخواست زیادی نیست. البته من بابت اضافه‌کاری حقوق می‌گیرم که همین باعث می‌شود این روزهای کسل‌کننده برایم خوشایند شوند اما مطمئنم که برای شرکت خوشایند نیست (که حقوق اضافه به ما بدهد). می‌دانم که مدیرم برای کمک به من و کم کردن حجم کارها، هر کاری از دستش برمی‌آید انجام می‌دهد اما اصلا واقع‌بینانه نیست که فکر کنند می‌توانم این همه کار را در یک مدت زمان محدود انجام دهم. کار کردن برای مدت طولانی، معمولا من را اذیت نمی‌کند و تلاش کرده‌ام به خودم فشار نیاورم. اما اینکه مجبور باشم در طول روز، به‌طور مداوم اولویت‌بندی‌هایم را تغییر دهم و کارهای مهم، ناتمام بماند به شدت مضطربم می‌کند. چطور این موضوع را با مدیرم مطرح کنم وقتی تنها راه‌حلی که به ذهنم می‌رسد، این است که به من زمان بیشتری بدهد؟ (که طبق دستورالعمل جدید شرکت، امکان ندارد).
پاسخ: دوست عزیز، احتمالا جریان از این قرار است که شرکت شما نمی‌خواهد بابت اضافه‌کاری به شما پول دهد و شاید اصلا پول ندارند. به‌طور کلی، این رویکرد نامعقولی نیست. آنها بودجه مشخصی را برای حقوق‌ها در نظر گرفته‌اند و اگر آن پول را خرج اضافه‌کاری‌ها کنند، به مرور، فاجعه به بار می‌آید و نمی‌توانند به تعهدات مالی خود در سایر حوزه‌ها عمل کنند. این یک حقیقت در دنیای کسب‌وکار است و وقتی می‌خواهی این موضوع را با مدیریت مطرح کنی، نباید طوری حرف بزنی که انگار این را درک نمی‌کنی. اما یک حقیقت دیگر هم وجود دارد. شما به‌عنوان کارفرما، نباید حجم کار کارمندها را ناگهان افزایش دهی و انتظار داشته باشی که در همان مدت زمان قبلی، انجامش دهند. به‌علاوه، نباید انتظار داشته باشی یک تیم که تعداد اعضایش نصف شده، کارها را مثل قبل پیش ببرد. و اگر حجم کار، زیاد یا تعداد کارمندها کم شود (که شما هر دو مورد را دارید)، باید ساعات کار را افزایش دهی (البته با حقوق) یا حجم کارهایشان را کم کنی. چاره دیگری نیست.
حالا چه کار باید بکنی؟ به نظرم باید برای مدیریت به‌طور شفاف توضیح دهی که در بازه زمانی مورد نظر او، چه کارهایی را می‌توانی انجام دهی و به کدام کارها نمی‌رسی. تمام کارهایی که باید انجام دهی و میانگین زمانی که طول می‌کشد را برایش شرح بده. سپس صراحتا نحوه اولویت‌بندی کارها را برایش توضیح بده و بگو کدام کارها را مجبوری از قلم بیندازی. مثلا بگو: «اگر می‌خواهید ۴۰ ساعت در هفته کار کنم، می‌توانم کارهای A و B و C را انجام دهم اما D را نه. یا اگر به نظرتان، D مهم‌تر است، مجبورم از انجام A صرف نظر کنم تا وقتم آزاد شود. یا می‌توانم A را به فرد دیگری بسپارم و اگر کمک خواست، راهنمایی‌اش کنم.» اگر مدیریت مخالفت کرد، بگو: «یک راه دیگر هم این است که ساعات کارم را اضافه کنید که به همه این کارها برسم. از پسش برمی‌آیم، اما اضافه‌کار محسوب می‌شود. اگر این گزینه هم منتفی است، حقیقتا نمی‌شود همه این کارها را انجام داد؛ به خصوص که دست تنها هستیم. برای همین گفتم با شما صحبت کنم که کارها را درست اولویت‌بندی کنم.»
باید هوشیار باشی. معمولا مدیرها اولش با این درخواست‌ها موافقت می‌کنند اما بعد از مدت کوتاهی، دوباره کارهایت را بیشتر می‌کنند. اگر این اتفاق افتاد، باید سر موضعت بایستی. مثلا بگو: «اگر قرار باشد X را انجام دهم، کارهای A و B به هفته دیگر موکول می‌شوند. اشکالی ندارد؟ یا فعلا X را انجام ندهم؟» اما نباید اصرار به اضافه‌کاری کنی، وقتی قاطعانه به تو «نه» گفته‌اند. این باعث می‌شود مدیریت اذیت شود و همه فکر کنند که محدودیت‌های مالی شرکت را درک نمی‌کنی. اگر خودت را جای کارفرمایت بگذاری، احتمالا بهتر درکشان خواهی کرد. فرض کن فردی را استخدام کرده‌ای که آشپزخانه‌ات را تغییر دکور دهد. و از اول، سر قیمت با او توافق کرده‌ای. اگر او دائما از تو پول بیشتری بخواهد احتمالا روی اعصابت می‌رود. درست مثل موقعیت فعلی تو در مورد کار. تو فقط باید شفاف باشی که چه کارهایی را می‌توانی در بازه تعیین شده، انجام دهی و به کدام کارها نمی‌رسی و اجازه دهی کارفرما تصمیم بگیرد که زمانت را صرف انجام کدامشان کنی.
اما گفتی اگر نتوانی کارها را انجام دهی استرس می‌گیری. یادت باشد که وقتی حجم کارها بیشتر از زمان مورد نیازت است، وظیفه تو این نیست که همه کارها را به انجام برسانی. مسوولیت تو این است که همواره با مدیریت در ارتباط باشی تا بداند کدام کارها پیش می‌روند و در کدام کارها وقفه ایجاد شده است، سپس طبق برنامه‌ای پیش بروی که هر دوی شما بر سر آن توافق دارید. به‌نظر می‌آید که تو آدم وظیفه‌شناسی هستی و دوست داری اختیار کارت، دست خودت باشد و این شرایط ممکن است باعث شود شغلت، دیگر مثل قبل، برایت رضایت‌بخش نباشد. وقتی مجبور باشی همه چیز را با رئیست دائما چک کنی، لذت کار کمتر می‌شود. ولی باید این را قبول کنی که شرکت شما پرداخت‌ها را محدود کرده. حالا به هر دلیلی، که شاید خوب باشد، شاید هم نه. اما لازم نیست تو بیشتر از آنها، نگران انجام همه کارها باشی.
