چطور درخواست‌‌هایی را که جزو وظایفمان نیست محترمانه رد کنیم؟
مشاور عزیز،
من در حوزه‌‌ای کار می‌کنم که در کنار مسوولیت‌های اصلی، انجام یکسری وظایف اداری کاملا رایج است. اما تجربه به من نشان داده که این وظایف را بیشتر به زنان واگذار می‌کنند تا به مردان. من هشت سال سابقه کار دارم، بالاتر از رده مدیران میانی هستم و مدرک پیشرفته فنی دارم. پارسال یک شغل جدید را شروع کردم که هم از نظر رده و هم از نظر حقوق، ارتقای قابل توجهی بود. حس کردم بالاخره به یک دستاوردی رسیده‌‌ام. چند ماه بعد از شروع کارم، منشی که مسوول امور اداری واحد بود به‌طور غیرمنتظره‌‌ای استعفا داد. مدیرِ مدیرم، تصمیم گرفت وظایف او را بین من و چند مدیر هم‌‌رده‌‌ام تقسیم کند. من که هم تازه‌‌کار بودم و هم عادت دارم آدم‌‌ها را راضی نگه دارم، فورا پیشقدم شدم و با لبخندی بر لب، کار اضافی را قبول کردم. چند ماه طول کشید تا اینکه بالاخره یک جایگزین برای منشی پیدا شد. حالا که خوب فکر می‌کنم، می‌‌بینم سخت‌‌ترین، وقت‌‌گیرترین و پیش پا افتاده‌‌ترین وظایف را به من سپرده بودند و البته، همان‌طور که احتمالا حدس زده‌‌اید، حالا که در آن زمینه‌ها استاد شده‌‌ام، هر وقت منشی نیست، من مجبورم به جایش کار کنم.
وقتی به تجربه‌های سابقم خوب فکر کردم، دیدم که این الگو بارها تکرار شده است. من آنقدر در انجام کارهای رده‌‌پایین استادم که هر وقت این کارها پیش می‌‌آید، دیواری کوتاه‌‌تر از دیوار من پیدا نمی‌کنند. در شغل‌‌های سابقم، حس می‌کردم نمی‌توانم اعتراض کنم چون آنقدر ارشد نبودم، اما حالا که شغلم رده‌بالاست، نمی‌دانم چطور حرف دلم را بزنم و «محترمانه، نه بگویم». به زودی قصد دارم دنبال یک شغل جدید بگردم. نمی‌خواهم دوباره دچار این الگوی رفتاری شوم و دوست دارم حد و مرزهایم را مشخص کنم. به هر حال من به واسطه سابقه و تخصص فنی‌‌ام استخدام می‌‌شوم، نه به عنوان دستیار عالی‌رتبه منشی. چطور می‌توانم درخواست‌‌های مدیران ارشدم برای انجام کمک‌‌های اداری را محترمانه رد کنم؟ یکی از راه‌هایی که پیدا کرده‌‌ام این است که کارها را به کسی که از خودم رده‌‌پایین‌‌تر است بفرستم و طوری به او القا کنم که این برای پیشرفت شغلی‌‌اش خوب است. با این حال، باز هم مجبورم زمان بگذارم، اما حداقل درگیر کل کارها نیستم. من دوست دارم زمان و تلاشم را روی کار خودم متمرکز کنم. می‌دانم تا زمانی که در این حوزه کار می‌کنم، این مشکل کماکان برایم پیش خواهد آمد.
پاسخ: دوست عزیز، این ماجرا، هنوز هم مشکل بسیاری از زنان است. بخش زیادی از آن به دلیل تبعیض جنسیتی است. هنوز هم وقتی کارهایی مثل یادداشت‌‌برداری در جلسات، سفارش ناهار، سازماندهی رویدادهای تیمی و انجام کارهای اداری پیش می‌‌آید، دیواری کوتاه‌‌تر از دیوار زنان پیدا نمی‌کنند و به صورت پیش‌‌فرض، سراغ زنان می‌‌روند. این برای آدم‌‌ها خیلی عادی است که برای انجام این قبیل کارها، از یک زن بدون توجه به شغل اصلی او، درخواست کنند، حتی اگر کارمندان مرد هم‌‌رده با او نیز در دسترس باشند.
اما یک دلیل دیگرش این است که زنان، خودشان پیشقدم می‌شوند، وقتی که نباید پیشقدم شوند؛ چون وجدان کاری داریم، چون جامعه به ما دیکته کرده که مفید و دستگیر باشیم، چون خیلی ناجور است اگر بگوییم «نه، من این کار را انجام نمی‌‌دهم». البته تاکید می‌کنم که این درباره همه زنان صدق نمی‌کند. بسیاری از آنها در این شرایط، اصلا برای این جور کارها داوطلب نمی‌شوند.
همان‌طور که خودت اشاره کردی، تغییر این رویه خیلی سخت است چون تو تبدیل به آدمی شده‌‌ای که سابقه انجام این‌جور کارها را دارد و همه عادت دارند سراغت بیایند. اما حالا که قرار است شغلت را عوض کنی راحت‌‌تر می‌توانی این رویه را کنار بگذاری چون در محل کار جدید، کسی تو را نمی‌‌شناسد و نمی‌‌دانند سابقه انجام کارهای اداری را داری. اگر در شغل جدیدت، دوباره دچار این الگوی رفتاری نشوی، به مرور زمان برایت آسان خواهد شد که خودت را درگیر این جور کارها نکنی.
حالا سوال اینجاست که چطور؟ اول از همه، هرگز برای انجام کارهای اداری داوطلب نشو. داوطلب نشو که یادداشت برداری، یا در جلسات قهوه سرو کنی یا وقتی منشی نیست، کارهایش را انجام دهی. هرگز داوطلب نشو، حتی اگر از نظرت انجام این کارها ایرادی ندارد، حتی اگر اذیت نمی‌‌شوی، و حتی اگر مورد اورژانسی است. اگر واقعا اورژانسی باشد، یک نفر دیگر می‌تواند پیشقدم شود. و به خاطر داشته باش که گرچه با داوطلب شدن، به آنها نشان می‌‌دهی که روحیه مشارکتی و کار تیمی داری (و داوطلب نشدن، می‌تواند باعث شود وظیفه‌‌نشناس به نظر بیایی) اما اگر به پیرامونت نگاه کنی، خواهی دید که خیلی از آدم‌‌ها حتی بدون انجام این کارها، ارزشمند تلقی می‌شوند.
با این حال، اگر کسی این کارها را به تو محول کرد، در بسیاری از موارد می‌توانی نپذیری. اگر درخواست از طرف یکی از کارکنان هم‌‌رده‌‌ات بود یا کسی که هیچ قدرتی نسبت به تو ندارد، به او بگو که اولویت‌های مهم‌تری داری. مثلا بگو: «این هفته باید کارها را تحویل دهم» یا «فعلا سرم شلوغ فلان کار است.» و اشکالی ندارد اگر او را به فرد دیگری ارجاع دهی (مثلا بگو: من سرم شلوغ است اما شاید جو، سرش خلوت باشد). اگر درخواست از سوی مدیرت است، باید بیشتر دقت کنی. باید ببینی چقدر امکان رد درخواستش وجود دارد اما در اغلب اوقات، ایرادی ندارد که بگویی «الان درگیر فلان کار هستم. اگر مخالفتی ندارید، ببینم جو می‌تواند انجامش دهد یا نه.» یا بگو: «الان درگیر فلان کار هستم و به سختی می‌توانم برای درخواست شما، وقت خالی کنم. اشکال ندارد همان کار خودم را انجام دهم؟»
و اگر دیدی الگوی قبلی تکرار شد و باز هم کارها را به شکلی ناعادلانه تقسیم کردند، به‌ویژه اگر جنسیت در آن نقش دارد، مشاهداتت را بگو و درخواست تغییر رویه کن. مثلا بگو: «متوجه شده‌‌ام که کارهایی مثل X یا Y یا Z به شکلی غیرمنصفانه به زنان محول می‌شوند. امکانش هست این رویه را تغییر دهیم؟»
تو گفتی که انجام «میزانی از وظایف اداری» در حوزه کاری تو عادی است و از همه انتظار می‌‌رود که مشارکت کنند. پس هر بار که با چنین درخواستی مواجه شدی، نمی‌توانی به راحتی نه بگویی. اما می‌توانی میزان کارهای اداری که می‌‌پذیری را زیرنظر بگیری تا با میزان کاری که همکاران مرد انجام می‌دهند، برابر باشد و مطمئن شو که بیشتر از آنها کار اداری انجام ندهی. به‌‌علاوه، حتی‌‌‌الامکان کارهایی را انتخاب کن که به پیشرفت شغلی‌‌ات کمک می‌کنند. پاسخ به تماس‌‌های تلفنی احتمالا کمکی نمی‌کند اما کمک به رئیس در جلسه هیات‌مدیره ممکن است به نفعت باشد.
