هدیه روز پنجم

حالا که از پاندمی کرونا خارج‌‌‌ شده‌‌‌ایم، گفت‌‌‌وگوهای مربوط به کار انعطاف‌‌‌پذیر بیشتر روی این موضوع معطوف شده است که آیا کارکنان باید به محل کار برگردند؟ و اگر بله تا چه حد؟ یک‌‌‌سوم از کارکنان آمریکایی که می‌‌‌توانند کارشان را از راه دور انجام دهند، حالا دیگر همیشه دورکار هستند. تحقیقات لینکدین نشان می‌‌‌دهد که در ماه مه سال ۲۰۲۳ تقریبا یک‌‌‌نهم آگهی‌‌‌های شغلی فرصت دورکاری را ارائه کرده بودند؛ ۱۳ درصد از آگهی‌‌‌ها مربوط به کارهای ترکیبی بودند و ۶۶ درصد از افراد جویای کار به دنبال دورکاری یا کار ترکیبی بودند. مدیرعاملی به من گفت که با قرار دادن کلمه: «دورکاری یا کار ترکیبی» در توضیحات شغلی، تعداد متقاضیان آن شغل سه برابر شده است. اما در این میان، سازوکار این نوع کار کردن تازه در حال پدیدار شدن است. کم‌‌‌کم خبر شرکت‌‌‌هایی به گوشمان می‌‌‌رسد که هفته کاری چهارروزه را به‌‌‌صورت یک طرح آزمایشی پیاده‌‌‌سازی کرده‌‌‌اند و نتایج اولیه حاکی از این است که این ساختار در حوزه بهره‌‌‌وری و رفاه مزایایی به همراه دارد. اجازه بدهید نگاهی به داده‌‌‌ها بیندازیم.

طبق تحقیقات پلتفرم شغلی «ایندید»، با اینکه تعداد کل آگهی‌‌‌های استخدامی با هفته کاری چهارروزه همچنان اندک است (۰.۳ درصد از کل آگهی‌‌‌ها)، این تعداد در سال‌‌‌های اخیر سه برابر شده است و معمولا در بخش‌‌‌هایی به چشم می‌‌‌خورد که مستلزم کار حضوری است؛ همچون پزشکی، دندان‌‌‌پزشکی، دام‌‌‌پزشکی، ساخت و تولید. اتحادیه کارگران صنعت خودرو هم هفته کاری چهارروزه را در فهرست درخواست‌‌‌هایشان برای مذاکره قرار داده بودند؛ هرچند این موضوع در توافق‌‌‌نامه نهایی درج نشد. در ماه ژوئن سال ۲۰۲۲، ۶۱ شرکت مستقر در بریتانیا در یک طرح آزمایشی برای بررسی هفته کاری چهارروزه شرکت کردند. در فوریه سال ۲۰۲۳ که اولین نتایج منتشر شد، ۹۲ درصد از شرکت‌‌‌ها گفتند که می‌‌‌خواهند به این آزمایش ادامه دهند و ۲۹ درصد اعلام کردند که برنامه کاری‌‌‌شان را رسما به هفته کاری چهارروزه تغییر داده‌‌‌اند.

درآمد سازمان‌‌‌ها به‌‌‌طور میانگین ۱.۴ درصد افزایش یافت. همچنین شرکت‌‌‌های حاضر در این آزمایش گزارش دادند که احتمال استعفای کارکنانشان ۵۷ درصد کاهش ‌‌‌یافته و تعداد روزهای مرخصی استعلاجی هم ۶۵ درصد کمتر شده است. شرکت ریولین روباتیکس (Rivelin Robotics) یکی از شرکت‌‌‌کننده‌‌‌های حاضر در این طرح بود. این شرکت تصمیم گرفت علاوه بر شنبه و یکشنبه، روزهای جمعه را هم تعطیل کند و ساعات کاری را به ۸ صبح تا ۵:۳۰ عصر افزایش دهد. این تغییر راحت و بدون چالش نبود. ریولین به‌‌‌عنوان استارت‌‌‌آپی کوچک با تنها ۸ نیرو که به‌‌‌سرعت در حال رشد و گسترش است می‌‌‌گوید گاهی اوقات کار منتظر نمی‌‌‌ماند و عرضه یک برنامه بزرگ به قیمت قربانی کردن آخر هفته سه‌‌‌روزه جدید تمام می‌‌‌شود. مدیران ارشد هم باید قبول کنند که در صورت لزوم جمعه‌‌‌ها در دسترس باشند؛ چون اعضای تیم تلفن‌‌‌هایشان را خاموش می‌‌‌کنند.

چالش‌‌‌های هفته کاری چهارروزه

در دهه ۱۹۶۰ و ۱۹۷۰ میلادی تعدادی از سازمان‌‌‌ها سعی کردند هفته کاری چهارروزه را عملی کنند. متأسفانه بیشتر این اقدامات – که سعی داشتند هفته کاری ۴۰ ‌‌‌ساعته را در چهار روز بگنجانند- به نتایجی که سازمان‌‌‌ها امید داشتند دست نیافتند. پژوهشی در سال ۱۹۷۵ واکنش ۴۷۴ نفر از کارکنان بخش حسابداری یک شرکت بزرگ چندملیتی را نسبت به هفته کاری ۳۸ ساعته و چهارروزه بررسی کرد. گزارش‌‌‌ها حاکی از خستگی مفرط و کاهش سرعت و عملکرد کارکنان در انتهای روز و سختی بیشتر در ارائه خدمات به مشتری و جلسه با همکاران بود و سرپرستان مشاهده کردند که کیفیت و خروجی کار در واحدهایشان به‌‌‌شدت تحت تأثیر منفی هفته‌‌‌کاری چهارروزه قرار گرفت.

اکنون که به گذشته نگاه می‌‌‌کنیم، می‌‌‌بینیم این اقدامات چند عامل بسیار مهم را در نظر نگرفتند: اول، بین ساعات کاری و میزان بهره‌‌‌وری رابطه‌‌‌ای غیرخطی وجود دارد. به این شکل که نرخ بهره‌‌‌وری به ازای هر ساعت کار اضافه کاهش پیدا می‌‌‌کند. همچنین ساعت کاری طولانی‌‌‌تر با افزایش اشتباه و آسیب شغلی همراه است و معیارهای سلامت جسم و روح کارکنان همچون رضایت و مشارکت را کاهش می‌‌‌دهد. اما چه کسی گفته که شما باید ۴۰ ساعت کار را در چهار روز انجام دهید؟ شواهد نشان می‌‌‌دهند وقتی پای حفظ خروجی و درآمد به میان می‌‌‌آید، ساعت کاری کمتر بدون کاهش حقوق نه‌‌‌تنها امکان‌‌‌پذیر است که در چند شاخص، مقرون‌‌‌به‌‌‌صرفه نیز هست. از سال ۲۰۱۵ تاکنون موج تازه‌‌‌ای از آزمایش‌‌‌های هفته کاری چهارروزه بر مبنای داده‌‌‌های بیشتر و اطلاعات دقیق‌‌‌تر موجود در کشورهای متعددی از جمله سوئد، ایرلند، آمریکای شمالی، بریتانیا و استرالیا صورت گرفته است.

ما هم اخیرا برای اینکه نسبت به جنبه‌‌‌های عملیاتی تغییر هوشمندانه روزهای کاری به درک عمیق‌‌‌تری برسیم با ۹ سازمان جهانی کار کردیم و متوجه شدیم با وجود هزینه‌‌‌، بده‌بستان و کارهای گوناگون برای آماده‌‌‌سازی شرایط هفته کاری چهارروزه، نتایج این کار در حوزه رفاه کارکنان، حفظ نیرو و حتی برآیند مالی همواره مثبت بودند. این اقدام تنها در صورتی مؤثر و کارآمد است که شرکت‌‌‌ها با توجه و دقت بسیار، طوری برنامه کاری را بازطراحی کنند که ساعات کاری را کاهش دهند و در عین ‌‌‌حال نتایج تجاری را حفظ کنند؛ یعنی ساده و کارآمدسازی فرآیندها و عملیات، حذف کاغذبازی‌‌‌های اداری و اولویت‌‌‌بخشی به کارهایی که تأثیر چشم‌‌‌گیری دارند. پژوهش ما نشان می‌‌‌دهد که برای موفقیت در پیاده‌‌‌سازی هفته کاری چهارروزه باید:

کار مهم را واضح و دقیق تعریف کنید. چارچوب‌‌‌هایی همچون OKR (که مخفف Objectives and Key Results، به معنی اهداف و نتایج کلیدی است) می‌‌‌توانند اهداف کلی سازمانی و اهداف خرد تیم‌‌‌ها را تعریف کنند و حواسشان باشد که کار تک‌‌‌تک اعضا به تحقق آن اهداف منجر شود. جلسات را بررسی کنید. اغلب اوقات جلسات یکی از اولین حوزه‌‌‌هایی هستند که باید به‌‌‌عنوان زمان ناکارآمد و بیهوده مورد بررسی قرار بگیرند. به کارکنان مسوولیتی در حد تحصیلات و تعلیماتشان بدهید. بسیاری از کارکنان اسیر کارهای اداری یا وظایف پیش‌‌‌پاافتاده می‌‌‌شوند؛ پس نمی‌‌‌توانند روی کارهایی که در اولویت قرار دارند تمرکز کنند. پیشنهاد می‌‌‌کنیم تمام وظایف پیش‌‌‌پاافتاده و بدون اولویت را متوقف، خودکارسازی یا برون‌‌‌سپاری کنید. از ارتباطات غیرهمزمان نهایت استفاده را ببرید. هنگام پیاده‌‌‌سازی هفته کاری چهارروزه استفاده از ارتباط غیرهمزمان برای حفظ جریان کار و جلوگیری از مسدود شدن آن حیاتی می‌‌‌شود. برای حفظ تمرکز کارکنان باید مثل روز روشن شود که چه کاری باید سریع‌‌‌تر انجام شود و چه کسی باید ترتیب آن را بدهد.

بازآرایی انتظارات کارکنان

یکی از چالش‌‌‌های بزرگ شرکت‌‌‌هایی که قصد دارند رویه کاری را به هفته کاری چهار روز تغییر دهند این است که کارکنان بپذیرند باید همان مقدار خروجی را در مدت کمتری تأمین کنند. تحقیقات ما نشان می‌‌‌دهد که سازمان‌‌‌هایی که موفق به پیاده‌‌‌سازی هفته کاری چهارروزه شده‌‌‌اند، با یک دوره آزمایشی حداقل سه‌‌‌ماهه دقیق و اصولی آغاز کردند تا ببینند آیا می‌‌‌توانند مدت‌‌‌زمان کاری را با موفقیت کاهش دهند و درعین‌‌‌حال بهره‌‌‌وری را حفظ کنند یا خیر. این فرآیند آزمایشی شامل مستندسازی، دوره‌‌‌های ضمن خدمت برای کارکنان در خصوص بازطراحی وظایف شغلی و آموزش و هدایت افزایش بهره‌‌‌وری است (نکته جالب‌‌‌توجه این است که حتی انجام صرفا ساده‌‌‌سازی فرآیندها، حذف کاغذبازی‌‌‌های اداری و اولویت دادن به کارهای مهم می‌‌‌تواند بهره‌‌‌وری شرکت را به شکل قابل‌‌‌توجهی افزایش دهد).

در عمل چگونه اتفاق می‌‌‌افتد؟

ما به‌‌‌عنوان بخشی از پژوهش‌مان با شرکت مشاوره‌‌‌ای در استرالیا به نام اینونتیوم (Inventium) صحبت کردیم که سال ۲۰۲۰ طرح آزمایشی هفته کاری چهارروزه را آغاز کردند. مدیر سازمان دوره‌‌‌هایی را در خصوص آموزش بهره‌‌‌وری و کارآمدی ترتیب دادند تا به کارکنانشان کمک کنند زمانشان را بهتر مدیریت کنند و بهره بیشتری از آن ببرند. بستن تقویم، خاموش کردن گوشی تلفن برای بازه‌‌‌های زمانی مشخص و برنامه‌‌‌ریزی کار عمیق در زمانی که فرد بیشترین بهره‌‌‌وری کل روزش را دارد، بعضی از تاکتیک‌‌‌های به کار رفته در این دوره بودند. در اینونتیوم کارکنان تشویق می‌‌‌شوند که مالک وقت خود باشند و به نحوی از آن استفاده کنند که بیشترین فایده و نتیجه را برایشان داشته باشد. به نظر می‌‌‌رسد این روش موفقیت‌‌‌آمیز بوده، چون گزارش شرکت حاکی از ۲۶ درصد افزایش بهره‌‌‌وری، ۲۱‌درصد افزایش سطح انرژی و ۱۸ درصد کاهش استرس کارکنان است.

شرکت اسم این طرح را «هدیه روز پنجم» گذاشته که نشان می‌‌‌دهد این تعطیلی مطلق و پیش‌‌‌فرضی همیشگی نیست، بلکه با انجام مؤثر کار و حفظ نتیجه به دست می‌‌‌آید. به‌‌‌علاوه اینکه ممکن است ماه‌‌‌های شلوغ‌‌‌تری وجود داشته باشند و لازم باشد کارکنان روز پنجم هم در محل کار حاضر شوند که تاکنون با میل و رضایت از سوی تمام کارکنان پذیرفته ‌‌‌شده است. برای تضمین موفقیت این راهکار سازمان‌‌‌ها نیاز به پشتیبانی واحد مدیریت و کارکنان دارند. شما می‌‌‌توانید برای شروع در خصوص موانع احتمالی و ایده‌‌‌ها از کارکنان نظرخواهی کنید. همچنین مساله بسیار حائز اهمیت این است که این طرح را به‌‌‌عنوان آزمایشی با انتظارات روشن و مشخص عرضه کنید و با مشتریان و سهامداران بسیار صادق و شفاف باشید.

هفته کاری چهارروزه می‌‌‌تواند باعث بروز مشکلاتی در ارتباطات، اعتماد بین اعضا، ناکارآمدی‌‌‌ها و موانعی برای بهبود بهره‌‌‌روی شود و اگرچه خود فرصت رفع این چالش‌‌‌ها را فراهم می‌‌‌کند، اما همان‌‌‌طور که جو اوکانر مدیر و یکی از موسسان مرکز کاهش ساعت کاری اکسلنس (Excellence ) و یکی از پژوهشگران ما هشدار می‌‌‌دهد: هفته کاری چهارروزه راه‌‌‌حل ساده و پیش‌‌‌پاافتاده‌‌‌ای برای بهبود کار و خروجی نیست؛ بلکه فرآیند سختی است که نیاز به زحمت و تلاش دارد. در بازار کار رقابتی امروز که جذب و حفظ استعدادهای برتر به یک چالش همیشگی تبدیل شده، اتخاذ هفته کاری چهارروزه می‌‌‌تواند مزیت جذابی برای افراد جویای کار و مزیت رقابتی قابل‌‌‌ توجهی برای واحد استخدام باشد. برای دیگران هم این روش فرصت خوبی برای تمرکز بر چیزهایی است که واقعا اهمیت دارند.