سریما نازاریان

پاسخ به مورد کاوی هفته گذشته

مایک یکی از مدیران فروش قبلی شرکت گالواترنز که به تازگی از سازمان اخراج شده، شکایتی علیه این سازمان طرح کرده و طی آن سازمان را به حساب سازی در گزارش فروش متهم کرده است. مایک این تخلف را به گرگ یکی از مدیران بخش فروش نسبت داده است. مدیر بالادست مایک یعنی تری هم پس از آگاهی از ماجرا ترجیح داده مایک را مجبور به استعفا کند و به کسی چیزی نگوید. جزئیات شکایت چیپ مدیر عامل سازمان را متوجه این موضوع می‌کند که از برخی ارتباطات افراد در بخش فروش با مشتریان آگاهی لازم را ندارد. سوال پایانی موردکاوی این بود: گالواترنز چگونه باید سیستم آگاهی یافتن از مشکلات مدیریتی را تقویت کند و نقش هیات مدیره در این میان چیست؟ در زیر پاسخ کارشناسان به این سوال را می‌خوانیم:

(جمله هیات‌مدیره باید چگونگی رسیدگی به مسائل مدیریتی را ارزیابی کند؛ ولی خودش نباید مستقیما درگیر ماجرا شود.)

این موردکاوی یک خطر بزرگ را به تصویر می‌کشد. از آنجایی که امروزه هیات‌های مدیره زیر فشار و قوانین بسیاری قرار دارند، احتمال اینکه حدود بین مسوولیت‌های خودشان و مدیران را با یکدیگر اشتباه کنند، زیاد است. هیات مدیره زمانی که فکر می‌کند حل یک مساله را به جای اینکه به مدیریت بسپارد خودش باید انجام دهد، از این مرز عبور می‌کند؛ کاری که باعث شک کردن افراد به اعتماد هیات مدیره به مدیریت ارشد سازمان می‌شود.

چیپ مدیر عامل گالواترنز و سید که مشاور سازمان است، به وضوح مشتاق اجرای بهترین فعالیت‌های تجاری و نوآوری در سازمان هستند و مشخص است که مسوولیت موقعیت فعلی را کاملا قبول کرده‌اند. هیچ مدرکی دال بر یک مشکل فراگیر که ممکن است برخی ارزش‌های اساسی یا نکاتی از فرهنگ سازمان را زیر سوال ببرد، دیده نمی‌شود. مدل مخفی کانال فروش بیشتر، که به صورت پنهانی در سازمان طراحی شده بود، هرگز به مرحله اجرا نرسید. طراح آن گرگ و رییس او، تری که مسوولان اصلی این ماجرا بودند، دیگر در سازمان کار نمی‌کنند. اگرچه هری و تری رفتار مناسبی در مورد موضوع از خود نشان ندادند، اعمال آنها به نظر بیشتر، خطاهای مدیریتی بوده است تا الگوهایی از رفتار نادرست.

هیات مدیره نباید در مسائل مدیریتی که مدیر عامل به وضوح مسوولیت رسیدگی به آن را به عهده گرفته است، دخالت کند. هیات مدیره به جای آن باید عملکرد مدیر عامل و مشاور را در مورد مدیریت مسائل مربوط به شکایت رسیده از سازمان و رسیدگی به پرونده مایک، ارزیابی کند.

مدیریت باید دو اولویت عمده داشته باشد. اول اینکه مدیرعامل باید اطمینان بیابد که مدیر عملیاتی سازمان دیگر هرگز شکایت‌هایی که به دستش می‌رسد را نادیده نمی‌گیرد. چیپ باید به هری بگوید: «دفعه بعدی که کسی از چیزی شکایت کرد و موضوعی غیرقانونی را به اطلاع رساند، باید روند ذکر شده در سیاست سازمان را فارغ از مشغله سنگین کاری‌ات، به دقت دنبال کنی. تو باید بهترین الگو برای سازمان را مشخص کنی و به بقیه نشان دهی که اجرا کردن این الگو به نظرت جزو مهم‌ترین مسوولیت‌های کاری است.» دوم اینکه، مدیریت ارشد سازمان باید تصمیم بگیرند که شکایت مایک را چگونه به بهترین نحو ممکن مدیریت کنند. فارغ از اینکه آیا تری در تنبیه مایک برای روند نزولی عملکردش حق داشته است یا خیر، به نظر می‌رسد که باید به مایک نوعی پاداش تعلق بگیرد؛ چرا که کل ماجرا زیاد خوب اداره نشده است. ولی دوباره باید دقت داشت که این هم یک مساله مدیریتی است. هیات مدیره باید چگونگی مدیریت موضوع را تحت نظر داشته باشد ولی نباید مستقیما خودش را درگیر ماجرا کند.

نگرانی‌های اعضای هیات مدیره در مورد مدیر عملیاتی سازمان کاملا قابل درک هستند. امروزه یک سازمان نمی‌تواند مدیر ارشدی داشته باشد که کاملا به موضوعات اخلاقی متعهد نیست؛ حتی در صورتی که این مدیر میزان قابل توجهی ارزش افزوده برای سهامداران ایجاد می‌کند. عواقب رفتار‌های نامناسب می‌توانند فاجعه آمیز باشند. در هر حال آرک با تصمیم گیری برای برگزاری یک جلسه یک روزه، بدون مشورت با مدیر عامل به نوعی مرز میان مسوولیت‌های هیات مدیره و مدیریت را رد کرده است. یک جلسه یک روزه، یک موضوع غیر عادی است، مخصوصا زمانی که مدیران خارجی عضو هیات مدیره تنها شرکت‌کنندگان جلسه باشند. چنین کارهایی اطمینان کارکنان و سهامداران را در مورد این موضوع که آیا هیات مدیره، به مدیر عامل اطمینان دارد یا خیر، به خطر می‌اندازد.

به جای برگزاری چنین جلسه‌ای، هیات مدیره باید به صورت محرمانه به چیپ بگویند: «ما می‌خواهیم مطمئن شویم که هری در آینده در مورد چنین مسائلی، دقیقا طبق مقررات رفتار خواهد کرد و ما مایلیم بدانیم که اگر او چنین رفتاری نکند، تو چه عکس‌العملی نشان خواهی داد.» علاوه بر این هیات مدیره باید به مدیر عامل به وضوح نشان دهند که از تصمیمات مدیر عامل برای افزایش بهره‌وری اعضا براساس سیاست سازمان، حمایت خواهند کرد. فارغ از اینکه تصمیمات او روی سود سازمان چه تاثیری خواهند گذاشت. چرا که این کار تنها راه اطمینان دادن به کارکنان، سهامداران و خود مدیر عامل در مورد حمایت و پشتیبانی همه جانبه از مدیرعامل و اعتماد داشتن به تصمیمات او است.

اگرچه برخی ممکن است هیات مدیره را برای در دست گرفتن یک نقش فعال در مدیریت چنین خطراتی محکوم کنند، عملکرد کلی چیپ، هری و تری به وضوح شکست مدیریت محسوب می‌شدند. در ادامه هیات مدیره باید این موضوع را با مدیریت در میان بگذارد که انتظار دارد آنها یک برنامه اخلاقی فعال و به روز را در صدر برنامه‌های خودشان قرار دهند و اینکه عملکرد آنها در این موارد بر پاداش و دستمزد آنها تاثیر خواهد گذاشت.

منبع: HBR