چرا از بازخورد در محیط‌کار هراس داریم؟

Jack Zenger

مترجم: الهام شیخان

شما کدام را ترجیح می‌دهید: رئیس به کنار شما بیاید و در مورد همکاری‌تان در پروژه با شما مشورت کند؛ یا رئیس شما را به دفتر خود فراخواند و در مورد اینکه میزان عملکرد شما در پروژه باید بیشتر شود، صحبت کند؟ پاسخ به این سوال ساده نیست. به اعتماد و اتکا به نفس افراد و چگونگی بیان بازخورد و رابطه میان رئیس و کارمند بستگی دارد. به‌طور کلی، آنچه به صلاح است اغلب برای افراد خوشایند نیست و مفهومی را که افراد قصد دارند به طرف مقابل انتقال دهند، دقیقا در رفتار آن لحظه آنها منعکس نمی‌شود. واقعیت این است که بیشتر افراد از بازخورد هراس دارند. دلیل آن چیست؟

اساسا ترس زمانی رخ می‌دهد که خطری را احساس می‌کنیم. مغز ما با مخابره پیام‌هایی ما را از خطر دور می‌کند. غرایز ذاتی ما در هنگام خطر فعال می‌شوند و در آن لحظه عکس‌العمل‌های ما مبارزه، فرار یا ماندن در آن موقعیت است. این واکنش‌های ذاتی در بسیاری از شرایط مفید است، اما زمانی که در مقابل بازخورد مدیریتی هستیم، بخصوص در لحظات بحرانی و بازخوردهای اصلاحی، این واکنش‌ها مفید نخواهند بود. این ترس اغلب ناشی از تجربه بازخوردهای انتقادی و اصلاحی از طرف رئیس یا همکاران است. مدیران باید توجه داشته باشند که بازخوردهای منفی اعتماد به نفس را خدشه‌دار کرده و در شخص اضطراب ایجاد می‌کنند و پس از آن بازخورد به منزله یک تجربه تلخ خواهد بود و شخص از آن فراری می‌شود.

ترس از بازخورد گرفتن، یک ترس غیر منطقی و نامعقول نیست. تجربیات منفی در این خصوص فرض را بر این می‌گذارد که انتقاد و پیشنهاد و نظرات اصلاحی همیشه یک تجربه تلخ است. گاهی بازخورد‌ها و نظرات، بد انتقال پیدا می‌کنند و این حس را به افراد انتقال می‌دهند. مواردی وجود دارند که واقعا می‌خواهیم از آنها آگاه شویم و شنیدن آنها به نفع افراد است، ولی در این میان تعدادی نظرات و اتفاقات منفی و ناراحت کننده نیز وجود دارد. ورزش بسیار مفید است اما کسانی که همیشه ورزش می‌کنند گهگاهی دچار درد و آسیب می‌شوند. ما ریسک می‌کنیم و می‌دانیم که ورزش کمی ‌درد به همراه خواهد داشت. اما سخت تمرین می‌کنیم و این ما را قویتر می‌سازد. حتی دوست داشتن و عشق هم خالی از درد و رنج نیست و کسی که ورزش یا عشق ورزیدن را انتخاب می‌کند می‌داند که مزایای آنها بسیار بیشتر از درد و رنج و خطرات آنها است. تجربه نشان داده که بازخوردها نه تنها برای خود آن فرد، بلکه برای تمامی افراد سازمان مفید خواهد بود. مطالعات انجام شده نشان می‌دهد که مدیرانی که عملکرد ضعیفی در تجزیه و تحلیل و ارائه بازخوردها دارند، در مدیریت و هدایت کارمندان خود نیز ضعیف هستند. اما مدیرانی که بازخوردها را به‌طور موثر ارائه می‌دهند، به توانمند ساختن و کشف مهارت و استعداد کارمندان خود کمک می‌کنند. مدیرانی که از ارائه بازخورد می‌ترسند، این ترس را حتی در هنگام انتقال بازخورد به دیگران نیز انتقال می‌دهند.

از بازخورد یک تجربه مثبت بسازید

بیشتر افراد می‌توانند حس ترس از بازخورد را با نگرش پذیرش آن جایگزین کنند. گام‌های زیر می‌تواند در این مسیر کمک‌کننده باشد:این عادت را در خود ایجاد کنید و بطور منظم از دیگران بخواهید که به شما بازخورد ارائه کنند. این کار را با یک گام ساده شروع کنید. مثلا از کارمندان بپرسید که از دیدگاه آنها کدام جلسه را خوب برگزار کرده‌اید. هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، پذیرش آن آسانتر خواهد بود و ترس شما از بین رفته و متوجه می‌شوید که این کار نه تنها دردناک نیست بلکه مفید هم خواهد بود.

اگر باز هم از شنیدن بازخوردها احساس رنجش می‌کنید، از خود بپرسید کدام بدتر است؟ افرادی به کارهای شما دقت دارند و بازخورد اصلاحی می‌دهند یا افرادی که نسبت به کارهای شما بی‌توجهند؟ شاید برایتان مهم نیست و دیدگاه دیگران در مورد عملکردتان را ناکارآمد و توهین آمیز و بی ارزش می‌دانید. اگر هم نقاط ضعف کارتان را ندانید نمی‌توانید آنها را اصلاح کنید.واکنش‌های شدید احساسی در هنگام دریافت بازخورد نشان ندهید. احساسات خود را کنترل کنید و آنها را در مسیری قرار دهید که عنصری کمک‌کننده و مفید در پذیرش و به‌کارگیری بازخورد باشند. اگر بازخوردی دریافت کردید، نفس عمیقی بکشید، حالت تدافعی به خود نگیرید، از آن شخص تشکر کنید و لبخند بزنید. رفتار ظاهری شما باعث تغییر احساس درونی‌تان می‌شود. در مورد بازخورد، سوال کنید تا اطلاعات کامل‌تری به‌دست آورید. به دنبال نمونه و الگو باشید. برای بهبود عملکردتان از آنها ایده بگیرید.

تحقیقات نشان می‌دهد موثرترین مدیران افرادی هستند که بیشترین بازخوردها را دریافت و ارائه می‌کنند. این‌گونه مدیران با دریافت بازخورد مستمر، به سرعت عملکرد خود را تغییر می‌دهند و می‌توانند از اشتباهاتشان عبرت بگیرند. ارائه بازخوردهای زیاد به دیگران فرصت رشد و توسعه مهارت‌های جدید را خواهد داد و میحطی ایجاد می‌کند که در آن رضایت شغلی و تعامل بالایی وجود دارد.اگر اخیرا بازخوردی منفی در محیط کار دریافت کرده اید، این تجربه را همانند یک هدیه بپذیرید. این بازخورد خوب باشد یا ضعیف، با ارزش باشد یا نباشد، بگذارید که نخستین گام در تبدیل شما به یک مدیر یا کارمند قوی باشد. همانطور که فرانکلین روزولت می‌گوید: «تنها چیزی که باید از آن ترسید، خود ترس است.» در مورد این موضوع هم بیشترین و شاید تنها چیزی که باید از آن ترسید دریافت بازخورد نیست، بلکه عدم دریافت بازخورد در محیط کاری است. انجام این کار برای خودتان، حرفه تان و در نهایت سازمانتان مفید خواهد بود.