سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools هنگامی که مدیری قصد ایجاد تیم‌هایی موثر برای ایجاد یک محیط کار موفق دارد، باید به این درک برسد که خود نقش مهمی در این امر دارد. اعضای یک تیم، بخشی از سازمان هستند که به موفقیت کلی آن در رسیدن به ماموریت و اهداف تعیین شده آن کمک می‌کنند. یک تیم، مسوول تولید نتایج و دستیابی به اهداف سازمان است. معمولا اعضای یک تیم، نمایندگان واحدهای مختلف از سازمان یا بخشی از آن هستند. هر عضوی از تیم نیز وظیفه‌ای ویژه برای تکمیل پازل تصویر هدف تیم به عهده دارد. در بسیاری از سازمان‌ها، مشاهده می‌شود که تعداد زیادی تیم کاری تشکیل شده است. اما آسیب جدی این تیم‌ها در آن است که فاقد هدفی مشخص و واضح هستند؛ به همین دلیل اغلب این تیم‌ها خروجی ملموس و ارزش آفرینی برای سازمان‌ها ندارند. با اعمال مدیریت مناسب، تیم‌سازی ابزار مفیدی برای مشارکت کارکنان برای ایجاد و تداوم موفقیت کسب‌وکار است. تقویت رویکرد تیمی در سازمان، به افزایش سودآوری از طریق بهبود و توسعه محصولات تولیدی، خدمات و ارتباطات سازمان کمک خواهد کرد. معرفی ابزار در این نوشتار با ابزاری برای تیم سازی موفق تر در یک سازمان آشنا خواهید شد؛ ابزاری که با عنوان «۱۲C» شناخته می‌شود. در معرفی این ابزار در برخی موارد به نکاتی کلیدی اشاره شده و در بعضی دیگر طرح سوالاتی به شما کمک می‌کند به نکات کلیدی دستیابی پیدا کنید: ۱. چارچوب(Context): آیا اعضای تیم می‌دانند که دقیقا به چه دلیلی در آنجا حضور دارند؟ آیا آنها به خوبی اطلاع دارند تیمی که در آن حضور دارند چگونه به تحقق اهداف کسب‌وکار سازمان مرتبط است؟ اعضای تیم باید به خوبی بتوانند به پرسش‌های مذکور پاسخ دهند. ۲. انتظارات شفاف (Clear Expectations): آیا مدیریت سازمان، انتظارات خود را به طور صریح به اعضای تیم منتقل کرده است؟ آیا اعضا، علت تشکیل تیم را می‌دانند و درک درستی از خروجی‌های مورد انتظار تیم خود دارند؟ آیا تیم به خوبی می‌داند که سازمان چه منابعی را در اختیارش قرار خواهد داد؟ ۳. شایستگی(Competence): به یاد داشته باشید برای ساخت یک تیم موفق به افراد شایسته نیاز دارید. آیا افراد درستی برای تیم انتخاب شده اند؟ آیا هر واحد بهترین نماینده خود را به تیم معرفی کرده است؟ آیا اعضای تیم دارای دانش و مهارت لازم برای حل مسائل احتمالی در تیم هستند؟ آیا اعضای تیم به یکدیگر اعتماد دارند؟ ۴. تعهد(Commitment): اعضای تیم باید کاملا به ماموریت‌های تیم متعهد باشند. آیا هریک از اعضا این احساس را دارند که منبع با ارزشی برای تیم هستند؟ آیا حضور خود در تیم را به عنوان فرصتی برای توسعه حرفه‌ای خود در نظر می‌گیرند؟ ۵. کنترل (Control): یک تیم از نظر پیشرفت کار، باید احساس کنترل داشته باشد. اعضای تیم باید نسبت به وظیفه‌ای که به ایشان ارجاع شده است از نظر زمان تحویل و کیفیت خروجی، مورد کنترل قرار گیرند. برای نتیجه‌گیری بهتر تیم، باید هریک از اعضا نسبت به عملکرد خود پاسخگو باشد. ۶. منشور(Charter): تیم کاری باید دارای شناسنامه یا منشور باشد. آیا خروجی‌های مورد انتظار تیم و چگونگی اندازه‌گیری و پایش آن مشخص شده است؟ آیا رهبران ارشد سازمان با امضای منشور تیم، از آن حمایت کرده‌اند؟ ۷. ارتباطات(Communications): یکی از مهم ترین مفاهیمی که در اغلب تیم‌ها دچار بدفهمی می‌شود، موضوع ارتباطات است. اعضای تیم نیاز به شفافیت اولویت در وظایف محوله و همچنین گرفتن بازخوردی صادقانه و همراه با احترام از مسوول تیم دارند. ضمن اینکه اعضای تیم باید نحوه ارتباط با یکدیگر برای رد و بدل کردن به موقع اطلاعات را بدانند. در بسیاری از اوقات نداشتن برنامه ارتباطات مناسب در تیم‌های کاری موجب اختلال و توقف در فعالیت‌ها می‌شود. ۸. همکاری(Collaboration): بدون وجود روحیه همکاری، یک تیم در نهایت با شکست مواجه خواهد شد. اعضای تیم باید با یکدیگر روابط بین فردی مناسب اثربخشی در کار داشته باشد. همه اعضای تیم باید از نقش و مسوولیت‌های یکدیگر اطلاع داشته باشند و بر اساس آن با هم همکاری کنند. افراد تیم باید با بروز رفتاری مناسب، در حل تعارض‌ها و اتخاذ تصمیم‌گیری مناسب همکاری کنند. ۹. فرهنگ(Culture): فرهنگ یک تیم کاری تاثیر مستقیمی بر نحوه مشارکت و همکاری اعضای آن می‌گذارد. اعضای تیم باید به تغییرات احتمالی احترام بگذارند و خود را با آن انطباق دهند. یک تیم ممکن است مسوول پیاده سازی یک تغییر فرهنگی بزرگ در سازمان شود و البته برای موفقیت در این کار باید ابتدا این تغییر را از داخل خود شروع کند. ۱۰. پیامدها(Consequences): تیم باید پیامدهای احتمالی پیش روی خود را بشناسد. آیا در صورت انجام به موقع و باکیفیت وظایف در تیم پاداش یا جبران خدمت مناسبی در نظر گرفته شده است؟ اگر تیم نتایج نامناسبی به دست آورد چه پیامدهایی در انتظارش خواهد بود؟ آیا موفقیت تیم به اطلاع کلیه کارکنان سازمان می‌رسد؟ ۱۱. هماهنگی(Coordination): هماهنگی اعضای تیم چگونه است؟ آیا رهبری متمرکزی برای کمک به تیم وجود دارد؟ آیا اولویت‌ها شناسایی و برای تخصیص منابع از واحدهای سازمانی برنامه‌ریزی شده است؟ آیا هماهنگی عملکردی اثربخشی، بین تیم و واحدهای مختلف سازمانی وجود دارد؟ ۱۲. نوآوری خلاقانه (Creative Innovation): بدون نوآوری خلاقانه، یک تیم قادر نخواهد بود به یک عامل تغییر در سازمان تبدیل شود. تمامی اعضای تیم باید دارای این ویژگی باشند و بتوانند برای حل مسائل، راه‌حل‌های مناسب و منحصر به فردی ارائه دهند. اعضای تیم باید بابت تفکر خلاقانه خود توسط رهبر تیم همواره تشویق شوند، حتی اگر همیشه ایده‌های آنها به نتیجه نرسد. به خاطر داشته باشید به عنوان یک رهبر خواهید توانست با استفاده از این ابزار با دوازده معیار معرفی شده به طور موثری به موفقیت تیم‌های کاری در سازمان خود کمک کنید. اعضای تیم‌ها نیز این حس را خواهند داشت که موفقیت تیم آنها سوخت مثبتی برای رسیدن لکوموتیو سازمان به مقصد موفقیت است! *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)