یادداشت برداشتن در گفت‌وگوهای کاری
با نوشتن بر اتفاقات مسلط شوید
یادداشت برداشتن کمک بزرگی در کار شنیدن است. حتی آنقدر مهم نیست که دوباره به یادداشت‌هایتان سر بزنید یا نه، صرف نوشتن یادداشت به بهبود روند شنیدن شما کمک می‌کند و شنیدن، مساله بسیار مهمی در یک مذاکره است. بنابراین اگر در خواندن یادداشت‌هایتان تنبل هستید این دلیل خوبی برای ننوشتن آن نیست. نوشتن اطلاعات سبب می‌شود قسمت‌های مختلف مغز شما، همین‌طور چشمان و انگشتانتان درگیر عمل شنیدن شوند. جذب کامل یک مکالمه یا مونولوگ فقط از طریق شنیدن که نوعی فعالیت منفعل است به هیچ وجه ممکن نیست. در شنیدن تنها بخش کوچکی از مغز فعال است درحالی‌که نگاه کردن به نوشته و فعالیت دست سبب فعال شدن مغز به صورت کلی می‌شود.
یادداشت برداشتن کمک بزرگی در کار شنیدن است. حتی آنقدر مهم نیست که دوباره به یادداشت‌هایتان سر بزنید یا نه، صرف نوشتن یادداشت به بهبود روند شنیدن شما کمک می‌کند و شنیدن، مساله بسیار مهمی در یک مذاکره است. بنابراین اگر در خواندن یادداشت‌هایتان تنبل هستید این دلیل خوبی برای ننوشتن آن نیست. نوشتن اطلاعات سبب می‌شود قسمت‌های مختلف مغز شما، همین‌طور چشمان و انگشتانتان درگیر عمل شنیدن شوند. جذب کامل یک مکالمه یا مونولوگ فقط از طریق شنیدن که نوعی فعالیت منفعل است به هیچ وجه ممکن نیست. در شنیدن تنها بخش کوچکی از مغز فعال است درحالی‌که نگاه کردن به نوشته و فعالیت دست سبب فعال شدن مغز به صورت کلی می‌شود.
یادداشت‌برداری در طول تمام مراحل مذاکره مفید است. بهتر است بلافاصله پس از جلسه مذاکره یادداشت‌هایتان را مرور کنید تا مطمئن شوید هرچه باید بنویسید نوشته‌اید. مرور کردن یادداشت تقریبا به اندازه نوشتن آن مفید است، با مرور کردن می‌توانید جلسه مذاکره را در ذهن خود بازسازی کنید، از طرفی اگر عمل مرور بلافاصله پس از مذاکره انجام شود می‌توانید مواردی که هنگام یادداشت‌برداری فراموش کرده‌اید یا از قلم انداخته‌اید به یادداشت‌ها اضافه کنید، پیش از شروع جلسه بعدی نیز بهتر است یک بار دیگر یادداشت‌ها را مرور کنید. در این مرور سعی کنید نکاتی را که مهم‌تر هستند پر رنگ کنید و در جلسه با طرف مذاکره در میان بگذارید، اگر مساله‌ای برای شما هنوز مبهم است در خصوص آن سوال کنید.
هر وقت خیالتان از بابت یادداشت‌هایتان راحت شد، درصدد ارائه یک شرح وضعیت به طرف دیگر باشید. یادداشت موثق و دقیق، روش فوق‌العاده‌ای است تا هم خودتان مطمئن شوید که همه چیز را فهمیده‌اید و هم این مساله را به طرفتان در مذاکره ثابت کنید، مطمئن باشید که چنین امری بر هیچ‌کس بی‌اثر نیست. طرف مذاکره درخواهد یافت که شما فردی دقیق هستید و به این مذاکره اهمیت می‌دهید. نوشتن چیزهایی که شنیده‌اید تجربه مفیدی برای طرفین است اما با این همه ممکن است طرف دیگر نسبت به یادداشت‌های شما واکنش خوبی نشان ندهد، به‌عنوان مثال طرف مذاکره ممکن است فکر کند مطالب نوشته شده صحیح نیستند و در نتیجه عصبانی شود و نوشته‌های شما را رد کند. ممکن است فکر کند شما حرف‌های او را تحریف کرده‌اید، بخش‌های مهم را نادیده گرفته‌اید یا گفت‌وگوها را به نفع خودتان تغییر داده‌اید، نگران نباشید، در این صورت شما باز هم برنده‌اید. اگر عکس‌العمل او نشان دهنده عدم توافق شما در مورد مسائل باشد، در این صورت یادداشت‌ها نقش مهمی در روشن شدن این موضوع ایفا کرده‌اند. در چنین مواقعی از ایجاد درگیری پرهیز کنید، در خصوص یادداشت‌هایتان متعصب نباشید، شاید فرد مذکور منظور خود را به نحو مناسبی انتقال نداده است یا شاید مساله‌ای برای خود وی نیز هنوز مبهم است. بلافاصله پس از آنکه طرف مذاکره نظرات خود را اظهار کرد از او تشکر کنید. بگویید این یادداشت‌ها را برای اطمینان از اینکه خوب گوش داده‌اید، نوشته‌اید و مایلید اگر صحبت‌ها را درست نفهمیده‌اید آنها را اصلاح کنید. این احتمال همیشه وجود دارد که شما درست گوش نکرده باشید و به احتمال بسیار زیاد با قدری گفت‌وگو طرف مقابل ابهامات را رفع خواهد کرد. حتی این احتمال وجود دارد که طرفین مذاکره با دیدن یادداشت‌های شما موضع سیاه- سفید خود را تغییر دهند یا آن را اصلاح کنند. با متانت اجازه دهید این تغییرات صورت گیرد و دائما به او یادآوری نکنید که حرفش را عوض کرده است، از انعطاف دیگری استقبال کنید و اجازه دهید مذاکره به خوبی پیش رود. وقتی طرف مقابل مذاکره تعبیر جدیدی از مذاکره را مطرح کرد، یادداشت‌هایتان را تغییر دهید اما در خصوص یادداشت‌های قبلی بحث نکنید. جنگیدن در مورد اینکه چه کسی چه گفته است، مذاکره را پیش نمی‌برد و سودی ندارد. به خاطر داشته باشید می‌نویسید تا درست بفهمید و در مذاکره موفق شوید، نه اینکه با لجبازی دفتر ثبت دقیقی از گفت‌وگوها ایجاد کنید.
نوشتن حتی می‌تواند در مذاکرات خانگی به کارتان بیاید و اکثر اوقات نوشتن صحبت‌ها و توافقات در جلسات خانوادگی به اندازه جلسات کاری مهم است. نوشتن قوانین رفتاری خانه برای بچه‌های کوچک، وظایف و کارهای خانه برای بچه‌های بزرگ و حتی موارد توافق با همسرتان می‌تواند عادتی سازنده باشد. حافظه کودکان و نوجوانان اغلب به اندازه یک فرد بالغ دقیق نیست، آنها با سرعت بیشتری توسط عواملی که سبب حواس پرتی است وظایف یا قوانین را فراموش می‌کنند، این نکات را بنویسید و در محل‌های پررفت و آمد خانه بچسبانید. اگر توافق مهمی با همسرتان صورت داده‌اید نیز نوشتن آن مهم است، به این ترتیب دو طرف می‌فهمند دقیقا به چه شکلی توافق کرده‌اند و بعدا بر سر آنکه منظور همدیگر را خوب نفهمیده‌اید یا حرف‌های یکدیگر را تغییر داده‌اید دعوا نخواهید کرد. به این ترتیب همه می‌دانند که دیگران از آنها چه انتظاری دارند و زندگی نیز آسان‌تر و پایدارتر خواهد شد.
یادداشت‌برداری در طول تمام مراحل مذاکره مفید است. بهتر است بلافاصله پس از جلسه مذاکره یادداشت‌هایتان را مرور کنید تا مطمئن شوید هرچه باید بنویسید نوشته‌اید. مرور کردن یادداشت تقریبا به اندازه نوشتن آن مفید است، با مرور کردن می‌توانید جلسه مذاکره را در ذهن خود بازسازی کنید، از طرفی اگر عمل مرور بلافاصله پس از مذاکره انجام شود می‌توانید مواردی که هنگام یادداشت‌برداری فراموش کرده‌اید یا از قلم انداخته‌اید به یادداشت‌ها اضافه کنید، پیش از شروع جلسه بعدی نیز بهتر است یک بار دیگر یادداشت‌ها را مرور کنید. در این مرور سعی کنید نکاتی را که مهم‌تر هستند پر رنگ کنید و در جلسه با طرف مذاکره در میان بگذارید، اگر مساله‌ای برای شما هنوز مبهم است در خصوص آن سوال کنید.
هر وقت خیالتان از بابت یادداشت‌هایتان راحت شد، درصدد ارائه یک شرح وضعیت به طرف دیگر باشید. یادداشت موثق و دقیق، روش فوق‌العاده‌ای است تا هم خودتان مطمئن شوید که همه چیز را فهمیده‌اید و هم این مساله را به طرفتان در مذاکره ثابت کنید، مطمئن باشید که چنین امری بر هیچ‌کس بی‌اثر نیست. طرف مذاکره درخواهد یافت که شما فردی دقیق هستید و به این مذاکره اهمیت می‌دهید. نوشتن چیزهایی که شنیده‌اید تجربه مفیدی برای طرفین است اما با این همه ممکن است طرف دیگر نسبت به یادداشت‌های شما واکنش خوبی نشان ندهد، به‌عنوان مثال طرف مذاکره ممکن است فکر کند مطالب نوشته شده صحیح نیستند و در نتیجه عصبانی شود و نوشته‌های شما را رد کند. ممکن است فکر کند شما حرف‌های او را تحریف کرده‌اید، بخش‌های مهم را نادیده گرفته‌اید یا گفت‌وگوها را به نفع خودتان تغییر داده‌اید، نگران نباشید، در این صورت شما باز هم برنده‌اید. اگر عکس‌العمل او نشان دهنده عدم توافق شما در مورد مسائل باشد، در این صورت یادداشت‌ها نقش مهمی در روشن شدن این موضوع ایفا کرده‌اند. در چنین مواقعی از ایجاد درگیری پرهیز کنید، در خصوص یادداشت‌هایتان متعصب نباشید، شاید فرد مذکور منظور خود را به نحو مناسبی انتقال نداده است یا شاید مساله‌ای برای خود وی نیز هنوز مبهم است. بلافاصله پس از آنکه طرف مذاکره نظرات خود را اظهار کرد از او تشکر کنید. بگویید این یادداشت‌ها را برای اطمینان از اینکه خوب گوش داده‌اید، نوشته‌اید و مایلید اگر صحبت‌ها را درست نفهمیده‌اید آنها را اصلاح کنید. این احتمال همیشه وجود دارد که شما درست گوش نکرده باشید و به احتمال بسیار زیاد با قدری گفت‌وگو طرف مقابل ابهامات را رفع خواهد کرد. حتی این احتمال وجود دارد که طرفین مذاکره با دیدن یادداشت‌های شما موضع سیاه- سفید خود را تغییر دهند یا آن را اصلاح کنند. با متانت اجازه دهید این تغییرات صورت گیرد و دائما به او یادآوری نکنید که حرفش را عوض کرده است، از انعطاف دیگری استقبال کنید و اجازه دهید مذاکره به خوبی پیش رود. وقتی طرف مقابل مذاکره تعبیر جدیدی از مذاکره را مطرح کرد، یادداشت‌هایتان را تغییر دهید اما در خصوص یادداشت‌های قبلی بحث نکنید. جنگیدن در مورد اینکه چه کسی چه گفته است، مذاکره را پیش نمی‌برد و سودی ندارد. به خاطر داشته باشید می‌نویسید تا درست بفهمید و در مذاکره موفق شوید، نه اینکه با لجبازی دفتر ثبت دقیقی از گفت‌وگوها ایجاد کنید.
نوشتن حتی می‌تواند در مذاکرات خانگی به کارتان بیاید و اکثر اوقات نوشتن صحبت‌ها و توافقات در جلسات خانوادگی به اندازه جلسات کاری مهم است. نوشتن قوانین رفتاری خانه برای بچه‌های کوچک، وظایف و کارهای خانه برای بچه‌های بزرگ و حتی موارد توافق با همسرتان می‌تواند عادتی سازنده باشد. حافظه کودکان و نوجوانان اغلب به اندازه یک فرد بالغ دقیق نیست، آنها با سرعت بیشتری توسط عواملی که سبب حواس پرتی است وظایف یا قوانین را فراموش می‌کنند، این نکات را بنویسید و در محل‌های پررفت و آمد خانه بچسبانید. اگر توافق مهمی با همسرتان صورت داده‌اید نیز نوشتن آن مهم است، به این ترتیب دو طرف می‌فهمند دقیقا به چه شکلی توافق کرده‌اند و بعدا بر سر آنکه منظور همدیگر را خوب نفهمیده‌اید یا حرف‌های یکدیگر را تغییر داده‌اید دعوا نخواهید کرد. به این ترتیب همه می‌دانند که دیگران از آنها چه انتظاری دارند و زندگی نیز آسان‌تر و پایدارتر خواهد شد.
ارسال نظر