نقش دستیاران اجرایی در ارتباط با بالادستی‌ها

نویسنده: Nicole Torres منبع: HBR مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد شما به‌عنوان یک دستیار اجرایی به مدیر ارشدتان کمک می‌کنید تا کارش را بهتر انجام دهد اما به‌عنوان یک کارمند، این تنها یک جنبه از شغل شما است. شما کار‌های زیادی را به انجام می‌رسانید که لزوما برای رئیس‌تان انجام نمی‌شوند. نشریه HBR با ملبا دانکن (Melba Duncan)، مدیر‌گروه دانکن، یک شرکت تخصصی مشاوره و تحقیقاتی برای مدیریت ارشد شرکت‌ها، پیرامون آنچه فرد باید بیاموزد تا یک دستیار اجرایی موفق شود و اینکه چگونه می‌توان از تجربه چنین مشاورانی استفاده کرد، گفت‌وگو کرده‌ است. دانکن کتابی را با عنوان «دستیار اجرایی جدید» به رشته تحریر درآورده است. در اینجا نسخه ویرایش شده‌ای از این گفت‌وگو را می‌خوانید.

فردی که همه زمانش را صرف ایجاد روابط کاری موفق با بالادستی‌ها می‌کند به کسی که زمان اندکی را صرف فکر کردن به آن می‌کند، چه چیزی را باید بیاموزد؟

فرصت ارتباط با مدیران بالادستی برای همه کارمندان در هر سطحی که هستند و تمایل دارند نقش خود را در سازمان گسترش دهند، وجود دارد. فقط باید بدانید چگونه این فرصت را پیش‌بینی و از آن استفاده کنید. دستیاران اجرایی می‌دانند که آنچه مدیر در هر روز باید انجام دهد، چیست و اهداف و ضرب‌الاجل‌ها کدامند. آنها می‌خواهند به ‌نظرات بقیه احترام بگذارند و طبق این روش رفتار کنند. مشاورانی که در انجام کارشان فوق‌العاده‌اند‌، بسیار مشارکتی عمل می‌کنند. آنها شغل‌شان و انگیزه مدیران را درک می‌کنند و این را از ارتباط مداوم با مدیران می‌آموزند.

چه چیزی دستیاران اجرایی را از کارکنان یا اعضای تیم که در تلاش برای ایجاد روابط کاری موفق با بالادستی‌ها هستند، جدا می‌کند؟ آیا درست است که بگوییم دستیاران زندگی دیگران را مدیریت می‌کنند درحالی‌که کارکنان چنین کاری را انجام نمی‌دهند؟

کاملا درست است و در بیشتر موارد انتظار چنین کاری از کارکنانی که مشاور ندارند، نمی‌رود. به‌عنوان یک مشاور، از این امر آگاهید که زندگی دیگری را مدیریت می‌کنید و برای ایجاد تغییر آنجا هستید. نقش شما مقابله با مشکلات، پیش‌بینی نیازهای مدیران و داوری بر مبنای نیازهایشان است. شما مثل یک شریک تجاری هستید و چگونگی عملکردهای تجاری را به‌طور کل می‌فهمید. انتظار دارید آنچه رئیستان به آن می‌اندیشد را بدانید و چرایی آن را دریابید. اگر این گونه عمل کنید یک پنجره به دفتر مدیر باز کرده‌اید. نقش شما به‌عنوان یک دستیار اجرایی یک حامی استراتژیک است، اما نقش یک مدیر استراتژیک را نیز ایفا می‌کنید.

اگر شما به آن سطح از رابطه کاری دست نیافته‌اید، قضیه اندکی متفاوت خواهد بود. البته به این معنی نیست که شما نباید همان ایده‌ها و مفاهیم را اجرا کنید بلکه به این معنی است که شاید تجربه بیشتر کار محور باشد تا رابطه محور.

بقیه ما چگونه می‌توانیم مشارکت‌های مشابه با رئیسمان ایجاد کنیم؟

با تمرکز بر همکاری و مسوولیت‌پذیری آنها برای نتایج، این امر ممکن خواهد بود. آنها باید به‌طور مداوم ضرورت وجود خود و رابطه‌شان را با کار نشان دهند. کارکنان نیاز دارند که بتوانند در واکنش به شرایط مختلف، چه رویدادهای قابل پیش‌بینی باشد و چه غیرقابل پیش‌بینی، دیپلماسی و قضاوت درست را به‌کار بگیرند. باید نقش رئیستان و چگونگی رفع نیازهای سازمان را بدانید، بنابراین هر زمان که قادر باشید، می‌توانید همکاری کنید و استرس‌ها و فشار‌ها را کاهش دهید.

مهارت‌های بزرگی که یک دستیار اجرایی را موفق می‌سازند کدام هستند؟ و آیا برای سایر کارکنان نیز لازمند؟

بهترین دستیاران اجرایی از بصیرت، دانش تجاری، مهارت‌های انگیزشی و مدیریت شخصی‌شان برای تبدیل شدن به یک عنصر قوی از زندگی شخصی و حرفه‌ای مدیر استفاده می‌کنند. آنان مهارت‌های تکنیکی‌شان را با ایجاد و مدیریت صرفه‌جویی در زمان تطبیق می‌دهند. باید قابل اطمینان بوده و انضباط شخصی داشته باشند. این افراد همواره تمایل به رشد دارند. این مهارت‌ها در کسانی دیده می‌شود که دوست دارند مشاغل پرچالش در هر سطحی داشته باشند.

وجود یک مشاور با استعداد برای پیشرفت مداوم، یک اصل اساسی محسوب می‌شود. مشاوران تفکر می‌کنند، عمل می‌نمایند و برای کاهش بحران ها، تصمیم‌گیری و ذخیره زمان مدیران، با بقیه همکاری می‌کنند. این رویکرد و مهارت برای همه کارمندان کاربرد دارد. کارکنان باید برای موفقیت گروه با یکدیگر همکاری کنند. اگر واقعا بخواهند با دستیاران اجرایی رقابت کنند، سعی می‌کنند زودتر به سر کار آمده و تا دیروقت بمانند، از کمک‌های دیگران برای منفعت گروهی استفاده کرده و با تغییر اهداف برای یک برنامه عملی آن را تایید و اجرا خواهند کرد. آنها آنچه که می‌خواهند انجام دهند و انتظاراتی که می‌خواهند برآورده کنند را عنوان کرده و از کاستی‌ها جلوگیری می‌کنند و با گفتن حقیقت، جرات بیان عقایدشان را به مدیر خواهند داشت.

اگر فردی تلاش کند کار رئیس را کمی آسان‌تر کند، آیا باید نقش مشاور را بازی کند؟ آیا این کار نتیجه معکوس خواهد داشت یا به یک کارمند که به دنبال ایجاد روابط کاری موفق با بالادستی‌ها است، کمک خواهد کرد؟

به نظرم می‌تواند به کارمندان کمک کند. اما باید قضاوت و بصیرت خوبی داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که ایده‌هایتان را در زمان درستی با رئیس‌تان مطرح می‌کنید. این برنامه‌ریزی به خود کارمندان بستگی دارد، چون از کسی که یک تیم یا پروژه را مدیریت می‌کند نمی‌توانید انتظار داشته باشید، سطح شایستگی هر فرد را بداند. باید آنچه را که به بهترین نحو انجام می‌دهید، چه در خلال نقش شما باشد یا نباشد، به مردم بگویید. اگر استعدادی در نوشتن دارید پس ایمیلی به این مضمون بنویسید «می‌توانم این ایمیل را از جانب شما پاسخ دهم» و عکس‌العمل رئیس‌تان را ببینید. شما با این کار مهارت نوشتن خود را به آن فرد گوشزد کرده‌اید.

در مقاله HBR خود اذعان داشتید که دستیاران اجرایی باید از حوزه امن خود خارج شوند و مدیران باید بخواهند که آنها را به نمایندگی برگزینند. آیا این جلب اطمینان یک چالش محسوب می‌شود؟

بله، مدیران باید تمایل به محول کردن وظایف داشته باشند، اما آنها از دانسته‌های شما، آگاه نیستند. بنابراین در جایگاه مشاور قرار می‌گیرند تا درباره آنچه او قادر به مدیریت آن است، آموزش ‌دهند. نقش شما کاهش یا مدیریت برخی عملکرد‌های مدیر به‌منظور دادن زمان بیشتر به آن فرد است.

مدیرانی وجود دارند که طبیعت‌شان این‌چنین است که کارمندان را آزاد نمی‌گذارند. این مساله چالش بیشتری را پیش روی دستیاران اجرایی قرار می‌دهد. شما باید نکته‌سنج‌تر باشید. شاید بگویید «من آن تماس را مدیریت کردم؛ من پاسخی را که شما قصد داشتید مطرح کنید می‌دانستم چون در مورد آن بحث کرده‌ بودیم.» با این کار به آن فرد آموزش داده‌اید که چگونه می‌توانید تحت فشار واکنش نشان دهید. بعضی مدیران قبل از اینکه به کارمندان خود آزادی بدهند، به جلب اطمینان کامل نیاز دارند. بنابراین باید متقاعدشان کنید که همه چیز رو به راه است.

آیا مرز‌ها برای دیگر کارکنان و روسای‌شان متفاوت است؟ آیا از یک مشاور انتظار دارید که تلفنش را ساعت ۱۰ شب پاسخ دهد، در مورد کارمند دیگر چطور؟

آگاهی به مسائل در هر زمانی، بخشی از کار یک مشاور یا شریک تجاری است. حتی درساعت سه صبح. من معتقدم که در جهان امروز در دسترس نبودن، پذیرفتنی نیست وکارکنانی که واقعا می‌خواهند موفق باشند، انعطاف‌پذیر و در دسترس هستند.

من توازن کار-زندگی را درک می‌کنم و آن را ادغام کار-زندگی می‌نامم. شما باید نیازهایتان را بشناسید سپس در مورد آن گفت‌وگو کنید. برای مثال، اگر شما نیاز دارید که صبح‌های یکشنبه را آزاد باشید، پس باید مدیر را آگاه کنید که شما در صبح‌های یکشنبه در دسترس نخواهید بود یا به کسی نیاز دارید که جای شما را در آن ساعات پر کند. مراقبت از خودتان یک امر ضروری است.

به نظر شما زنان نسبت به مردان رابطه کاری بهتری با بالادستی‌ها دارند؟

به نظرم این مساله به‌طور کل درست نیست. این یک مساله شخصی است. فکر می‌کنم به انگیزه فرد برای انجام کار و کمک به دیگران بستگی دارد.

شما همچنین در مقاله خود نوشته‌اید که درک ماهیت یک مدیر قبل از پذیرش یک موقعیت شغلی بسیار مهم است. همچنین این نکته اهمیت دارد که هنگام مصاحبه به‌طور واضح بگویید که انتظار دارید چگونه با شما رفتار شود. آیا این امر به‌طور خاص برای دستیاران اجرایی به‌دلیل روابطی که دارند درست است ؟

به نظرم این مساله گسترده‌تر است. برای هر فردی مهم است که بداند به چه کسی گزارش می‌دهد و شیوه مدیریت فرد و فرهنگ سازمانی چیست. مشاور و کارفرما، حق دارند که در مصاحبه‌ها درباره آن بپرسند: برای مثال «زمانی‌که شما از فردی ناامید می‌شوید، چگونه او را از این مساله آگاه می‌کنید؟ روش شما چیست؟»

مشاوران شخصی به‌دلیل اجرای اوامر مدیران، شناخته شده هستند؛ اما باید بعضی دستور‌ها را به تعویق بیندازند. چگونه به درخواست‌های رئیستان «نه» می‌گویید؟

بسیار مهم است که بدانید وقتی راه حل یا ایده بهتری دارید، چگونه به درخواست‌هایی که نمی‌توانید انجام دهید نه بگویید. به درخواست مدیر گوش فرا دهید و نشان دهید آنچه را که برای وی مهم است، درک کرده‌اید. نشان دهید که به نظرات رئیستان احترام می‌گذارید سپس به‌طور واضح توضیح دهید که چرا نمی‌توانید درخواست او را برآورده کنید. شاید این درخواست درباره مدیریت بالاتر است یا اینکه حریم شخصی‌تان را زیر پا می‌گذارد. با احترام «نه» گفتن مزیت رقابتی شما محسوب می‌شود؛ زیرا هوش اجتماعی، بینش و احترام به دیگران را نشان می‌دهد. اما وقتی یک تصمیم را می‌گیرید، بر سر آن محکم بایستید.

شما گفتید که داشتن یک دستیار اجرایی می‌تواند به شدت بهره‌وری یک مدیر و سازمان را بهبود ببخشد. اگر کارمندان بیشتری شروع به ایجاد روابط کاری موفق با بالادستی‌ها کنند، آیا نتایج مثبت مشابهی را ایجاد می‌کند؟

به نظرم بله. مشاوران و افراد بسیاری در شرکت‌ها وجود دارند که نمی‌دانند چقدر برای آن شرکت مهم هستند. با گسترده شدن نقشتان، ارزش بیشتری به خودتان، به مدیر و به شرکت اضافه می‌کنید. حال تصمیم با شماست که درخواست مسوولیت بیشتر کنید.