استقرار حاضران و مسائل مربوط به چینش میهمانان
سارا محمودی یکی از مهم‌ترین فنون مذاکره، استقرار هدفمند حاضران است. ترتیب صندلی‌ها موضوع شوخی‌های بسیاری است که گاهی لازم است به آن توجه زیادی کنید. گرچه بسیاری از افراد محل نشستن حاضران را به تصادف واگذار می‌کنند، شما ابدا نباید این کار را کنید. چند توصیه برای استقرار بر سر میز: کنار کسی بنشینید که لازم است سریعا و به طور خصوصی با او مشورت کنید. مقابل کسی بنشینید که بیشترین کشمکش را با او دارید. مثلا به عنوان رهبر گروه مذاکره کننده درست مقابل گروه حریف بنشینید. اگر می‌خواهید حالت تهاجمی را کاهش دهید، می‌توانید یکی دو صندلی این طرف‌تر یا آن طرف‌تر بنشینید. گاهی شکل میز مذاکره این فرصت را به شما می‌دهد که در مجاورت طرف مذاکره و نه درست مقابل وی بنشینید. مشخص کنید چه کسی به در و چه کسی به تلفن نزدیک‌تر بنشیند، اگر احتمال می‌دهید بخواهید از تلفن استفاده کنید یا بیرون اتاق افرادی را در انتظار نگاه دارید، این نقاط مکان‌های اقتدار محسوب می‌شوند. کسی که به تلفن نزدیک‌تر است استفاده از آن را کنترل می‌کند. کسی که به در نزدیک تر است دسترسی فیزیکی به اتاق را تحت نظر دارد. به همین ترتیب سایر عناصر اتاق نیز دارای اهمیت اساسی هستند. فضای پرنور هم ممکن است چشم حاضران را اذیت کند.پنجره‌ها و زاویه‌های نور خورشید هم نکات مهمی هستند، مخصوصا اگر باعث ایجاد حرارت یا نور شدید شوند. سعی کنید پنجره‌ها به نحوی باشند که سبب گرمی فضای مذاکره نشود. نور میز مذاکره هم نباید زیاد یا کم باشد. فضای کم نور ممکن است باعث گرفتگی در فضای مذاکرات و احساس تلخی و بدبینی شود. در دفتر رییس از نشستن روی آن صندلی که همیشه برای دستور گرفتن روی آن می‌نشینید اجتناب کنید. اگر رییس جای معینی برای صحبت دارد، سعی کنید هنگام مذاکره در مورد ارتقای شغلی خود به آن محل بروید. مبل‌ها برای ایجاد احساس شرایط برابر فوق‌العاده‌اند. اگر رییس محکم پشت میزش چسبیده دو کار کنید: برای شروع صحبت حتی‌المقدور سرپا بایستید تا با او چشم در چشم شوید. اگر نشستید صندلی را به کنار میز او نزدیک کنید یا حداقل آن را از مکان همیشگی‌اش جابه‌جا کنید؛ یعنی که این جلسه متفاوت از جلسات همیشگی است که طی آنها رییس به شما کاری ارجاع می‌کند. سعی کنید موقعیت خود را به عنوان شخصی هم سطح تثبیت کنید. همچنین سعی کنید در چنین مواقعی رفتار صمیمانه‌تری از خود نشان دهید، البته در صمیمیت نشان دادن افراط نکنید و جایگاه خود را فراموش نکنید. شنیدن را آسان‌تر کنید هنگام تصمیم‌گیری در مورد محل مذاکره، مطمئن شوید هر دو طرف همه صحبت‌ها را می‌شنوند، اگر مزاحمت‌های پی در پی یا سرو صدای بیش از حد در محل مذاکره وجود داشته باشد، هر قدر هم سعی کنید گوش دادن به صحبت‌ها امکان ندارد. بسیاری از اوقات، مردم برای صحبت در مورد مسائل مهم، میهمانی نهار را انتخاب می‌کنند، در فرهنگ ما محل صرف وعده‌های غذایی اساسا محیط‌هایی صمیمانه‌اند، این باعث می‌شود ملاقات بر سر میز نهار، فرصت مناسبی برای توسعه روابط، نزدیک کردن آدم‌ها به یکدیگر و اقدام به شناخت آنها باشند. با این همه، هنگام غذا عموما زمان مناسبی برای مذاکره در مورد هر موضوع با هر میزان اهمیتی نیست. اول اینکه نام بسیاری از رستوران‌های شیک مترادف با سروصدا و هیاهو است، دوم اینکه، رستوران‌ها سرشار از پرسش‌های بی‌حساب در مورد نیازهای شما، کیفیت خدمات، و بدتر از همه سوال‌های یک بند در مورد پر کردن لیوان‌ها است. بنابراین در مورد رستوران‌ها محتاط باشید و تنها در صورتی که فضای جلسه کاری را با حضور در یک مکان غیررسمی و صمیمانه همسو می‌بینید رستوران را انتخاب کنید. پیش‌بینی محیط مذاکره اگر شرکت شما در حال ساخت فضای جدیدی است، در طراحی اتاقی که بیشتر مذاکرات در آن صورت می‌گیرد، دخالت کنید، سخت تلاش کنید تا آن را اندازه درست، نزدیک به دستشویی‌ها و نزدیک به مکان‌های استراحت بسازید. در این روزگار که موضوع پول همه جا خون و خونریزی به راه انداخته همه تمایل دارند فضای مذاکره را کوچک‌تر کنند به دلیل اینکه زیاد از آن استفاده نمی‌کنند یا معتقدند با کوچکترش هم می‌توان ساخت. اینها همه درست است، اما اگر بدانید فروش برای شرکت چقدر مهم است یا مذاکره در مورد معاملات بزرگ برای دفتر حقوقی تا چه حد اهمیت دارد. یا عقد قراردادی برای بانک یا دفتر معاملات املاکتان از چه اهمیتی برخوردار است ارزش این مکان را نادیده نمی‌گیرید. این مکان مرکز صقل کار شما است. شاید مدیران بتوانند با کمتر بسازند، اما مراقب باشید اگر مدیر نیستید، چنین پیشنهادی نکنید. با طراحی خوب می‌توانید با کوچکتر کردن دفاتری که خیلی مورد استفاده نیست یک فضای اضافی برای اتاق مذاکره ایجاد کنید. بررسی فهرست میهمانان انتخاب حاضران جلسه موضوع مذاکرات بسیاری است. این موضوع را دست کم نگیرید، حضور یک شخص نامناسب یا مخالف می‌تواند مذاکرات شما را به کل دچار مشکل کند، برای آنکه فهرست میهمانان را با موفقیت هرچه تمام‌تر تنظیم کنید، از چند مشاور کمک بگیرید. همچنین سعی کنید طرف تجاری خود را به خوبی بشناسید و اشخاصی را از بین آنها دعوت کنید که یقین دارید برای پیشبرد مثبت مذاکرات شما مناسب هستند.