سید محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools این سناریو را در نظر بگیرید: شما صاحب یک شرکت حمل و نقل هستید و به تازگی در فرآیند تحویل به یکی از مشتریان خود با مشکل مواجه شده‌اید. بارگیری محموله‌ها در محل کارخانه بدون مشکل خاصی و زمان قابل قبولی انجام می‌شود، اما زمانی که کامیون ارسالی شما به محل تحویل کالا می‌رسد به نظر می‌آید مشکلی وجود دارد.
کامیون‌ها باید حدود شش تا هشت ساعت برای تخلیه محموله متوقف شوند و این در حالی است که هر دقیقه توقف و انتظار کامیون‌ها، هزینه‌های شرکت حمل و نقل شما را بالا می‌برد. شما علت توقف کامیون‌ها را بررسی می‌کنید و به کشف شگفت انگیزی می‌رسید: علت انتظار این است که هیچ‌کس درمحل انبار تحویل کالا زمان دقیق رسیدن کامیون‌ها را نمی‌داند، بنابراین دقیقا در زمان تخلیه بار لیفتراک‌های حمل بار در جایی دیگر مشغول هستند و تا آزاد شدن آنها کامیون‌ها مجبور به توقف و انتظار می‌شوند.
با بررسی بیشتر متوجه می‌شوید شخصی که مسوول
اطلاع رسانی این موضوع بوده است چند ماه پیش شرکت شما را ترک کرده است، در حالی که وظیفه او به شخص دیگری منتقل نشده است. در نهایت با انتقال این وظیفه به فردی دیگر در شرکت و همچنین متقاعد کردن مدیران برای خرید یک دستگاه لیفتراک جدید مساله شما حل می‌شود.
این تنگنا موضوع ساده‌ای بود، اما حل تنگنا‌ها گاهی می‌تواند بسیار سخت باشد، چرا که شناسایی آنها خیلی ساده نیست.
ممکن است با دو نوع تنگنا مواجه باشیم:
تنگنا‌های کوتاه مدت- اینگونه تنگنا‌ها موجب بروز مشکلات موقت می‌شود. یک مثال خوب برای این نوع تنگنا‌ها، زمانی است که یک عضو کلیدی گروه کاری، بیمار می‌شود یا به تعطیلات می‌رود و چون شخص دیگری توانایی و شایستگی وی را ندارد، تمامی افراد باید تا زمان بازگشت وی معطل بمانند.
تنگنا‌های بلندمدت- این نوع تنگنا‌ها همیشه رخ می‌دهند. برای مثال گزارش پایان ماه یک شرکت می‌تواند هر ماه به تاخیر بیفتد به این دلیل که یک نفر باید کل گزارش را از ابتدا تا انتها کنترل نهایی کند و این کار تا زمانی که کل گزارش آماده نشده باشد، ممکن نخواهد بود.
شناسایی و برطرف کردن تنگنا‌ها بسیار مهم است، چرا که ممکن است یک تنگنا موجب پیامدهایی چون درآمد از دست رفته، مشتریان ناراضی، زمان از دست رفته، محصولات با کیفیت یا خدمات پس از فروش ضعیف و استرس بالا در میان کارکنان سازمان شود.
چگونه تنگنا‌ها را شناسایی کنیم؟ شناسایی تنگنا‌ها در یک خط تولید کار آسانی است، به دلیل اینکه برای مثال در یک خط مونتاژ به وضوح تجمع قطعات را در یک ایستگاه که دچار مشکل است می‌ببینید. در فرآیندهای کسب‌وکار، این شناسایی تنگنا‌ها می‌تواند کار سخت‌تری باشد.
برای شناسایی تنگنا از شخص خودتان شروع کنید. آیا زمان یا موقعیت مشخصی در طول روز وجود دارد که موجب بروز استرس در شما شود؟ وجود چنین وضعیتی می‌تواند نشانه مهمی از یک تنگنا در زندگی شما باشد. برخی نشانه‌های وجود تنگنای فردی می‌تواند از این قرار باشد:
- انتظار طولانی مدت: برای مثال کار شما با تاخیر آغاز می‌شود به دلیل اینکه منتظر یک محصول، گزارش یا اطلاعات بیشتر هستید.
- کارهای انباشته شده: وجود کارهای نیمه کاره و انباشته شده روی هم نشانه دیگری از وجود تنگنا فردی است.
- بالا بودن سطح نگرانی و استرس.
دو ابزار کمکی مفید برای شناسایی تنگنا وجود دارد:
۱. نمودار جریان(Flow Chart)؛ استفاده از نمودار جریان به شما کمک می‌کند تا درک کنید تنگنا‌ها در کجای فرآیند اتفاق می‌افتند. نمودار جریان، با شکستن سیستم تا جزئی‌ترین سطح به‌صورت ترسیم نموداری، موجب سهولت در بررسی می‌شود.
برای مثال در سناریوی حمل‌ونقل ابتدای مقاله، ممکن است نمودار جریان به صورت زیر باشد:
گام۱- محصولات در کارخانه تولید می‌شوند.
گام۲-محصولات روی کامیون بارگیری می‌شوند.
گام۳- به انبار در مورد زمان ورود کامیون اطلاع‌رسانی می‌شود.
گام۴- انبار برای سرویس دهی لیفتراک در زمان رسیدن کامیون برنامه ریزی می‌کند.
گام۵- کامیون به انبار می‌رسد و تخلیه بار آغاز می‌شود.
در این مورد، دلیل تاخیر، گام‌های سوم و چهارم بوده است که منجر به توقف طولانی بین مراحل دوم و پنجم شده است. ایجاد نمودار جریان قبل از بررسی، موجب می‌شود به سرعت متوجه شوید تنگنا در کجای فرآیند رخ داده است.
۲. تکنیک پنج دلیل( ۵why)؛ این روش نیز به شما در شناسایی تنگنا کمک می‌کند.برای شروع، ابتدا مساله به وجود آمده را بطور کامل تشریح کنید. سپس با طرح مجموعه‌ای از سوالات که با«چرا» پرسیده می‌شوند، به ریشه بروز تنگنا برسید. برای مثال دوباره سناریوی حمل و نقل را در نظر بگیرید. به آغاز فرآیند بازگردید و فرض کنید هیچ نظری در مورد علت تاخیر کامیون‌ها ندارید.
کامیون‌ها مجبور هستند ساعت‌ها در انبار منتظر بمانند.
چرا؟ برای اینکه لیفتراک برای تخلیه بار کامیون‌ها آماده و در اختیار نیست.
چرا لیفتراک‌ها آماده نیستند؟ زیرا تنها یک لیفتراک وجود دارد که در زمان رسیدن کامیون در حال سرویس‌دهی به محل دیگری در انبار است.
انبار از زمان رسیدن کامیون‌ها بی‌اطلاع است.
چرا انبار از زمان رسیدن کامیون بی‌اطلاع است؟ چون هیچ کس به انبار اطلاع نمی‌دهد.
چرا هیچکس به انبار ورود کامیون را اطلاع نمی‌دهد؟ چون شخصی که قبلا وظیفه او اطلاع رسانی به انبار بوده است، چند ماه پیش شرکت را ترک کرده است و کسی جایگزین او نشده است. و به همان راه حلی خواهید رسید که قبلا به آن اشاره شد.
گاهی تعلل در رفع انسداد تنگنا‌های ایجاد شده در زندگی و کسب‌وکار موجب ایجاد هزینه‌های زیادی می‌شود که جبران آن خیلی آسان نیست، بنابراین بهتر است برای رسیدن به یک زندگی متوازن، استفاده از ابزار معرفی شده برطرف کردن تنگنا‌ها را در جعبه ابزار کاربردی روزانه خود قرار دهید!
*عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)