قوانینی برای برگزاری جلسات موفق
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد جلسه؛ بسیاری این کلمه را مترادف با اتلاف زمان می‌دانند. وقتی دستور یک جلسه را می‌دهید، می‌توانید غرغر افرادی را که دعوت شده‌اند بشنوید. به عنوان یک مدیر، اگر خواستار راه‌ندازی یک جلسه هستید، در اینجا ۵ قانون را توصیه می‌کنیم که تضمین می‌کند زمان، منابع و پول شما در جلسات به هدر نمی‌رود. قبل از تشکیل یک جلسه، آن را برای خودتان توجیه کنید.
ما تحت تاثیر این عقیده هستیم که جلسه‌ها به خودی خود پربار و مفید هستند. اگر عکس این قضیه صادق بود، چه؟ اگر جلسات اغلب بی‌حاصل باشند و فقط تحت شرایط خاص بتوان آنها را توصیه کرد چه می‌شود؟قبل از اینکه دستور یک جلسه را بدهید، آن را برای خودتان توجیه کنید.
ما تحت تاثیر این عقیده هستیم که جلسه‌ها به خودی خود پربار و مفید هستند. اگر عکس این قضیه صادق بود، چه؟ اگر جلسات اغلب بی‌حاصل باشند و فقط تحت شرایط خاص بتوان آنها را توصیه کرد چه می‌شود؟قبل از اینکه دستور یک جلسه را بدهید، آن را برای خودتان توجیه کنید.
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد جلسه؛ بسیاری این کلمه را مترادف با اتلاف زمان می‌دانند. وقتی دستور یک جلسه را می‌دهید، می‌توانید غرغر افرادی را که دعوت شده‌اند بشنوید.به عنوان یک مدیر، اگر خواستار راه‌ندازی یک جلسه هستید، در اینجا 5 قانون را توصیه می‌کنیم که تضمین می‌کند زمان، منابع و پول شما در جلسات به هدر نمی‌رود. قبل از تشکیل یک جلسه، آن را برای خودتان توجیه کنید.
ما تحت تاثیر این عقیده هستیم که جلسه‌ها به خودی خود پربار و مفید هستند. اگر عکس این قضیه صادق بود، چه؟ اگر جلسات اغلب بی‌حاصل باشند و فقط تحت شرایط خاص بتوان آنها را توصیه کرد چه می‌شود؟قبل از اینکه دستور یک جلسه را بدهید، آن را برای خودتان توجیه کنید. از خودتان بپرسیدنتایج مورد انتظار من چیست؟ تلاش می‌کنم چه کاری را انجام دهم؟ چرا نیاز دارم که افراد را در یک اتاق دور هم جمع کنم؟
اگر نتوانید نیاز به یک جلسه را توجیه کنید، پس نباید تشکیل جلسه بدهید. اگر شما موفق به انجام این کار شوید، فرآیند گفتار شما را قادر می‌سازد که تمرکزتان را بر ترتیب دلخواه جلسه بگذارید و شانس دستیابی به اهداف را افزایش دهید.
از افرادی که نقش ایفا می‌کنند دعوت کنید، نه تماشاگران.
ما همواره تمایل داریم افراد بسیاری را برای جلسات دعوت کنیم. فکر می‌کنیم که بهتر است از همه دعوت کنیم و کسی را از قلم نیندازیم. این طرز فکر برای یک جشن سالانه قابل قبول و منطقی است، نه برای جلسات سازمانی. هر چه شرکت‌کنندگان در جلسه بیشتر باشند، مسوولیت‌پذیری هر فرد کمتر خواهد بود. اگر افراد احساس ضرورت نکنند، برای پیگیری موضوعات بحث شده تلاشی نخواهند کرد. با کاهش «تماشاچیان» مدت جلسه را کوتاه‌تر و ساده‌تر برای پیگیری موثر نگه داشته‌اید.
زمان معینی برای اتمام جلسات مقرر نکنید.
ما همواره می‌خواهیم هر اتفاقی دقیقا مطابق با تقویم ما به پایان برسد. این یک نگاه اشتباه به اختصاص زمان است. شما نباید جلسه را با تقویم‌تان تطبیق دهید بلکه باید از یک تقویم استفاده کنید تا به زمان مورد نیاز برای جلسه دست یابید. طول جلسات باید به اندازه زمان مورد نیاز برای رسیدن به اهداف باشد. وقتی یک جلسه را زمان‌بندی می‌کنید، از خودتان بپرسید مدت زمان لازم برای رسیدن به اهداف مورد نظر چقدر است. جلسه را برای آن مدت برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال، یک جلسه 18 دقیقه‌ای را زمان‌بندی کنید، اگر احساس می‌کنید این چیزی است که به آن نیاز دارید. اگر نیاز است که در زمان کوتاه‌تری به اهدافتان برسید، پس زمان‌بندی کوتاه‌تری داشته باشید. بیشتر زمان‌های بی‌فایده موقعی پیش می‌آیند که افراد احساس کنند بیشتر از حد نیاز زمان به کاری تخصیص داده‌اند. اگر کاری زودتر به نتیجه رسید، زودتر آن را به پایان برسانید و با پیش‌بینی نکات ضروری به همکاران خود نشان دهید که به وقتشان احترام می‌گذارید.
شما جلسه را ترتیب داده اید، پس صاحب آن هستید.
هر کسی که ترتیب جلسه را می‌دهد، باید کنترل و حفظ آن را به صورت متمرکز و عمل گرا به عهده بگیرد. یک جلسه دفعات زیادی تکرار می‌شود و مشخص نیست چه کسی دقیقا مسوول آن است. در این گونه جلسات، یک نفر جلسه را شروع می‌کند و سپس یک نفر دیگر وارد بحث شده و هدایت آن را به‌عهده می‌گیرد. این روش درستی برای اداره جلسه نیست. درست است که همه باید بتوانند در بحث‌ها مشارکت داشته باشند، اما فقط یک نفر باید مسوول کل بحث باشد. «مدیر جلسه» باید مسوولیت هدایت آن را با یک روش کارآ بپذیرد. در پایان، مدیر باید بتواند موارد عملی را تخصیص دهد و ثبت کند.
با اقدامات عملی جلسه را تمام کنید.
جلسات محلی برای گفت‌وگو هستند؛ اما گفت‌وگو تا زمانی‌که با عمل همراه نباشد، بی‌فایده است. در پایان هر جلسه، باید یک مورد عملی که از بحث استخراج شده، وجود داشته باشد. این موارد عملی باید بین گروه منتشر شوند و سپس در شروع جلسه‌بعدی در مورد آن بحث شود. افراد حاضر در جلسه باید بدانند چه کاری را انجام دهند و زمانی برای مرور اعمال آنها وجود خواهد داشت. جلسات می‌توانند قوی‌ترین ابزار در موفقیت حرفه شما باشند. گرچه مثل هر ابزاری، زمانی به‌طور کامل به منافع دست می‌یابید که به درستی از آن استفاده کنید.
منبع: Entrepreneur
ما تحت تاثیر این عقیده هستیم که جلسه‌ها به خودی خود پربار و مفید هستند. اگر عکس این قضیه صادق بود، چه؟ اگر جلسات اغلب بی‌حاصل باشند و فقط تحت شرایط خاص بتوان آنها را توصیه کرد چه می‌شود؟قبل از اینکه دستور یک جلسه را بدهید، آن را برای خودتان توجیه کنید. از خودتان بپرسیدنتایج مورد انتظار من چیست؟ تلاش می‌کنم چه کاری را انجام دهم؟ چرا نیاز دارم که افراد را در یک اتاق دور هم جمع کنم؟
اگر نتوانید نیاز به یک جلسه را توجیه کنید، پس نباید تشکیل جلسه بدهید. اگر شما موفق به انجام این کار شوید، فرآیند گفتار شما را قادر می‌سازد که تمرکزتان را بر ترتیب دلخواه جلسه بگذارید و شانس دستیابی به اهداف را افزایش دهید.
از افرادی که نقش ایفا می‌کنند دعوت کنید، نه تماشاگران.
ما همواره تمایل داریم افراد بسیاری را برای جلسات دعوت کنیم. فکر می‌کنیم که بهتر است از همه دعوت کنیم و کسی را از قلم نیندازیم. این طرز فکر برای یک جشن سالانه قابل قبول و منطقی است، نه برای جلسات سازمانی. هر چه شرکت‌کنندگان در جلسه بیشتر باشند، مسوولیت‌پذیری هر فرد کمتر خواهد بود. اگر افراد احساس ضرورت نکنند، برای پیگیری موضوعات بحث شده تلاشی نخواهند کرد. با کاهش «تماشاچیان» مدت جلسه را کوتاه‌تر و ساده‌تر برای پیگیری موثر نگه داشته‌اید.
زمان معینی برای اتمام جلسات مقرر نکنید.
ما همواره می‌خواهیم هر اتفاقی دقیقا مطابق با تقویم ما به پایان برسد. این یک نگاه اشتباه به اختصاص زمان است. شما نباید جلسه را با تقویم‌تان تطبیق دهید بلکه باید از یک تقویم استفاده کنید تا به زمان مورد نیاز برای جلسه دست یابید. طول جلسات باید به اندازه زمان مورد نیاز برای رسیدن به اهداف باشد. وقتی یک جلسه را زمان‌بندی می‌کنید، از خودتان بپرسید مدت زمان لازم برای رسیدن به اهداف مورد نظر چقدر است. جلسه را برای آن مدت برنامه‌ریزی کنید. به عنوان مثال، یک جلسه 18 دقیقه‌ای را زمان‌بندی کنید، اگر احساس می‌کنید این چیزی است که به آن نیاز دارید. اگر نیاز است که در زمان کوتاه‌تری به اهدافتان برسید، پس زمان‌بندی کوتاه‌تری داشته باشید. بیشتر زمان‌های بی‌فایده موقعی پیش می‌آیند که افراد احساس کنند بیشتر از حد نیاز زمان به کاری تخصیص داده‌اند. اگر کاری زودتر به نتیجه رسید، زودتر آن را به پایان برسانید و با پیش‌بینی نکات ضروری به همکاران خود نشان دهید که به وقتشان احترام می‌گذارید.
شما جلسه را ترتیب داده اید، پس صاحب آن هستید.
هر کسی که ترتیب جلسه را می‌دهد، باید کنترل و حفظ آن را به صورت متمرکز و عمل گرا به عهده بگیرد. یک جلسه دفعات زیادی تکرار می‌شود و مشخص نیست چه کسی دقیقا مسوول آن است. در این گونه جلسات، یک نفر جلسه را شروع می‌کند و سپس یک نفر دیگر وارد بحث شده و هدایت آن را به‌عهده می‌گیرد. این روش درستی برای اداره جلسه نیست. درست است که همه باید بتوانند در بحث‌ها مشارکت داشته باشند، اما فقط یک نفر باید مسوول کل بحث باشد. «مدیر جلسه» باید مسوولیت هدایت آن را با یک روش کارآ بپذیرد. در پایان، مدیر باید بتواند موارد عملی را تخصیص دهد و ثبت کند.
با اقدامات عملی جلسه را تمام کنید.
جلسات محلی برای گفت‌وگو هستند؛ اما گفت‌وگو تا زمانی‌که با عمل همراه نباشد، بی‌فایده است. در پایان هر جلسه، باید یک مورد عملی که از بحث استخراج شده، وجود داشته باشد. این موارد عملی باید بین گروه منتشر شوند و سپس در شروع جلسه‌بعدی در مورد آن بحث شود. افراد حاضر در جلسه باید بدانند چه کاری را انجام دهند و زمانی برای مرور اعمال آنها وجود خواهد داشت. جلسات می‌توانند قوی‌ترین ابزار در موفقیت حرفه شما باشند. گرچه مثل هر ابزاری، زمانی به‌طور کامل به منافع دست می‌یابید که به درستی از آن استفاده کنید.
منبع: Entrepreneur
ارسال نظر