مدیریت زمان واقعی یا زمان ساعتی؟

مترجم: الهام شیخان

شاید شما در کلاس‌های مدیریت زمان شرکت کرده‌اید یا در مورد آن کتاب‌هایی خوانده باشید، حالا باید بتوانید با استفاده از نرم‌افزارها و جدول‌ها به‌صورت الکترونیکی یا کاغذی برنامه‌های روزانه خود را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید. شاید بپرسید که چرا با این همه نرم‌افزار و گجت هنوز هم نمی‌توانم همه کارهایی را که نیاز هست انجام بدهم؟پاسخ ساده است. هر چیزی که شما در مورد مدیریت زمان یاد گرفته‌اید فقط وقت شما را تلف می‌کند و کارآیی ندارد. قبل از اینکه کار مدیریت زمان را شروع کنید باید بدانید که زمان چیست. در فرهنگ لغت زمان به معنی «موقعیت یا دوره‌ای که در آن اتفاقی روی می‌دهد» است. به زبان ساد‌ه‌تر زمان طول مدت انجام یک کار است.

دو نوع زمان وجود دارد: زمان ساعتی و زمان واقعی.

در زمان ساعتی، در یک دقیقه ۶۰ ثانیه، در یک ساعت ۶۰ دقیقه، در روز ۲۴ ساعت و در سال ۳۶۵ روز وجود دارد.این زمان همیشه به‌طور مساوی می‌گذرد. وقتی کسی ۵۰ سال را پشت‌سر می‌گذارد، دقیقا ۵۰ سال سن دارند، نه بیشتر و نه کمتر.اما در زمان واقعی، همه زمان‌ها نسبی هستند. بسته به کاری که انجام می‌دهید، زمان تند یا کند می‌گذرد. ممکن است دو ساعت در ماشین باشید و احساس کنید که ۱۲ ساعت گذشته است یا از زمان تولد فرزند ۱۲ ساله‌‌مان به نظر ۲ سال گذشته است.جهانی را که شما در آن زندگی می‌کنید کدام زمان توصیف می‌کند، زمان واقعی یا زمان ساعتی؟دلیل اینکه سیستم‌ها و گجت‌های مدیریت زمان کارآیی ندارند، این است که این سیستم‌ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده‌اند. زمان ساعتی غیرمادی است. شما نمی‌توانید در زمان ساعتی زندگی کنید یا حتی به آن دسترسی داشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می‌کنید، جهانی که در آن، وقتی که لحظات خوشی دارید زمان به سرعت می‌گذرد و وقتی که لحظات پراسترسی دارید زمان کشیده می‌شود. زمان واقعی، یک رویداد ذهنی است و ما خودمان آن را ایجاد می‌کنیم. ما می‌توانیم هر چیزی را که ایجاد می‌کنیم مدیریت کنیم. اکنون وقت آن رسیده که هرگونه محدودیت و کارشکنی و جملاتی مثل «الان زمان کافی ندارم» یا «امروز زمان مناسبی نیست» را کنار بگذارید و کسب‌وکاری را که در نظر دارید شروع کنید یا مدیریت کار فعلی خود را اصلاح کنید.تنها سه راه برای گذراندن وقت وجود دارد: فکر کردن، صحبت کردن و کار کردن.

صرف‌نظر از نوع کسب‌وکار، کار شما از این سه آیتم تشکیل خواهد شد.یک کارآفرین ممکن است در کارش وقفه داشته باشد. اما باید زمانی را برای این وقفه‌ها و کارهای جانبی در نظر بگیرد و زمان کافی برای فکر کردن، صحبت کردن و کار کردن تعیین کند که در نهایت منجر به موفقیت بشود. تمرین‌های زیر را برای مسلط شدن به زمان انجام دهید:یک جدول زمانبندی به مدت یک هفته همراه خود داشته باشید و تمام افکار و مکالمات و فعالیت‌های روزانه خود را در آن ثبت کنید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا بدانید در هر زمان از روزتان چقدر کار انجام می‌دهید و لحظات ارزشمندتان را چگونه می‌گذرانید. با این کار شما متوجه می‌شوید که چقدر از زمانی را که صرف کردید، نتیجه‌بخش بوده و چقدر در افکار مکالمات و کارهای بی‌فایده هدر رفته است.

باید برای هر فعالیت یا گفت‌وگویی که برای موفقیت شما مهم است، زمانی را اختصاص دهید. لیست کارهای روزانه هرچقدر طولانی‌تر شود، ناکارآمدتر می‌شود. دفترچه‌های قرارملاقات انتخاب خوبی است. می‌توانید از آنها برای تنظیم قرار ملاقات‌ها و همچنین اولویت‌بندی افکار، صحبت‌ها و فعالیت‌های دیگر استفاده کنید. آغاز و پایان هر یک را مشخص کنید و در حفظ نظم و ترتیب این برنامه را کوشا باشید.

طوری برنامه‌ریزی کنید که حداقل ۵۰ درصد از وقت خود را برای فکر، فعالیت‌ها و صحبت‌های نتیجه‌بخش صرف کنید.در برنامه، زمانی برای استراحت هم بگنجانید. زمانی که از کار فاصله بگیرید. این همان مفهوم ساعات اداری را تداعی می‌کند.هر روز ۳۰ دقیقه اول شروع زمان کاری را به برنامه‌ریزی کارهای همان روز اختصاص دهید. تا وقتی که برنامه‌ روزانه خود را تکمیل نکرده‌اید، کار روزانه را شروع نکنید. مهمترین زمان در طول روز همان زمان برنامه‌ریزی کارها است.

پنج دقیقه قبل از برقراری هر تماس و انجام هر کاری، در مورد نتیجه‌ای که می‌خواهید از آن به‌دست بیاورید، فکر کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا قبل از شروع، بدانید چقدر موفقیت‌آمیز خواهد بود و در زمان هم صرفه‌جویی خواهید کرد. پنج دقیقه بعد از هر تماس و کار بررسی کنید که آیا نتیجه دلخواه را به‌دست آورده‌اید؟ اگر جوابتان منفی است، باید بررسی کنید که چه چیزی باعث عدم موفقیت شده است و چگونه آن را در تماس یا کار بعدی جبران کنید. از دیگران بخواهید در مدت زمان انجام کار مزاحم شما نشوند. می‌توانید علامت «مزاحم نشوید» نصب کنید.

تمرین کنید که تلفن و ایمیل را فقط چون زنگ می‌زنند و ظاهر می‌شوند پاسخ ندهید. زنگ پیامک خود را نیز قطع کنید چون باعث ایجاد تاخیر در انجام کارتان می‌شوند. در عوض، زمانی را برای پاسخ به ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی در برنامه خود اختصاص دهید.فیس‌بوک و دیگر رسانه‌های اجتماعی را که موجب حواس پرتی می‌شوند نیز کنار بگذارید مگر اینکه از آنها برای کسب‌وکارتان استفاده ‌کنید.به یاد داشته باشید که انجام دادن همه این کارها غیرممکن است. همچنین به یاد داشته باشید که بسیار خوب است اگر ۲۰ درصد از افکار، مکالمات و فعالیت‌های شما، ۸۰ درصد نتایج مورد انتظارتان را حاصل کند.